Van informatie naar kennis: Zes dingen die je vooral niet moet bij het overdragen van kennis bij een IT verandering.

Bij IT veranderingen zien we steeds meer organisaties die hun medewerkers willen en ook gaan trainen. Adoptie d.m.v. trainingen, instructiemateriaal en ambassadeurs of key-users is inmiddels steeds vaker onderdeel van een project. Helemaal top vinden wij!

Echter, de plank net een beetje misslaan is hierbij best wel makkelijk. Je moet op best veel letten en sommige super goed bedoelde keuzes kunnen vaak net niet optimaal uitpakken. Om adoptie en kennisoverdracht zo succesvol mogelijk te maken, en een aantal simpele valkuilen te voorkomen, hebben we een aantal no-go’s opgesteld rondom het trainen van medewerkers bij bijvoorbeeld een Office 365 implementatie. Let wel, de zes punten zijn misschien wel wat zwart/wit gesteld, en in sommige situaties moet vanuit haalbaarheid of organisatorisch oogpunt toch gekozen worden voor een of meerdere ‘no-go’s’. Dat snappen we!

 

1. Instructiemateriaal beschikbaar stellen

Dit klinkt misschien raar, maar wat je niet wilt bij het trainen van je medewerkers is het ‘beschikbaar stellen’ van instructiemateriaal. Je wilt namelijk niet dat mensen zelf op zoek moeten of dat ze hun instructievideo’s of handleidingen zelf moeten ‘halen’. Want dan gebeurt het minder vaak dan je zou willen.

Wanneer medewerkers even tussen hun werk en de lunch door moeten leren werken met een nieuwe tool, dan zorgt de ‘waan van de dag’ er vaak voor dat het niet gebeurt. Ook als ze wel graag willen en overtuigd zijn van de toegevoegde waarde. Mensen zoeken vervolgens het instructiemateriaal niet op. Daarnaast, als de nieuwe tool wordt uitgeprobeerd zonder handleiding en een medewerker snapt iets niet, dan werken ze vaak gewoon op de oude manier verder als deze nog beschikbaar is. En dan is daarna nog een tweede poging wagen vaak erg onaantrekkelijk… Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan is dan het motto. De beste manier om dit probleem te tackelen is op een proactieve manier hulp en handleidingen aan te bieden. Dus niet ‘beschikbaar stellen’, maar ‘gaan brengen’. Deze kennis-bezorgdienst kan op een aantal manieren worden vormgegeven:

  • Materiaal geprint uitdelen. Dit gaat vaak tegen de filosofie van de digitale werkplek in, maar duwt de medewerkers uiteindelijk wel de goede richting op. Dit materiaal kan op verschillende manieren worden vormgeven, van posters bij het kopieerapparaat tot aan muismatten of geplastificeerde kaarten in de lunchruimte.
  • Zorgen voor een collega (in de vorm van een key-user) die actief gaat rondvragen of iedereen al werkt op de nieuwe manier en of ze hulp nodig hebben. Als er dan vragen zijn waarop medewerkers zelf het antwoord niet zoeken, maar wel stellen aan een van hun collega’s bereik je dus je doel. Een vraag stellen aan een collega met verstand van zaken zorgt ook meteen voor het juiste antwoord, waardoor men minder snel afhaakt.
  • Een mailing met elke keer een nieuwe video.
  • Blijven aanstippen bij overleggen.

 

2. Key-users verplichten key-user te zijn

Dit klinkt misschien als een open deur, maar wanneer iemand zichzelf kán aanmelden als key-user en zich ook echt aanmeld, dan is deze persoon vaak een betere/meer gecommitteerde key-user dan als hij/zij was aangewezen. Intrinsieke motivatie om een nieuwe tool zoals Office 365 in de organisatie te laten slagen zorgt toch wel echt voor ‘the extra mile’. Deze persoon maakt makkelijker tijd, voelt zich meer eigenaar van het ‘probleem’ en voelt zich verantwoordelijker voor het bereiken van de doelen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar dat maakt dit de regel.

3. Trainingen vrijblijvend maken

Waar key-users zichzelf moeten aanmelden, werkt training juist het beste als deze verplicht is. Wanneer training niet verplicht is, melden alleen die mensen zich aan die het óf sowieso al interessant vinden, óf er al mee werken, óf de ‘early adopters’. De medewerkers die vaak juist de training nodig hebben negeren dit vaak liever en gaan liever op de oude weg door. Degene die hun eigen niveau overschatten en de sceptici, die melden zich vaak niet aan voor een training over een tool die ze niet willen gebruiken. Erg jammer, want zo is er een gelegenheid minder om deze mensen te laten zien en vooral ervaren hoe handig de tool is en hoeveel ze eraan kunnen hebben.

4. Trainingen niet toespitsen op doelgroepen

Dit is niet per se een harde no-go, maar training werkt wel beter als collega’s van dezelfde afdeling of vanuit dezelfde rol in één training zitten. Zo hoef je de training maar praktisch te maken voor één doelgroep in plaats van vier of vijf.

Want wat training zo succesvol maakt, is wanneer medewerkers inzien hoe ze de tool in de praktijk kunnen gebruiken. Als je voor de hele groep in één keer kunt laten zien hoe zij OneNote nou het makkelijkste kunnen inzetten, of hoe Teams voor hun het beste ingericht kan worden, dan hoef je maar 1 situatie te schetsen en herkent iedereen zich hierin. Wanneer je én aan een groep directeuren én aan een groep administratief medewerkers tegelijk moet uitleggen hoe OneNote voor hen nou het beste werkt is de helft van de training niet relevant voor beide groepen.

5. Training niet toespitsen op niveau

Simpel feit: niet iedereen leert even snel, en niet iedereen heeft hetzelfde startpunt. Om de training zo nuttig en navolgbaar te houden voor iedereen is het een goed idee om te differentiëren op niveau.

Om medewerkers in te delen op die niveaus is mijn advies om een objectieve enquête aan die aan het einde van de test met een indeling komt. Mensen hebben er namelijk een handje van zichzelf te overschatten of te onderschatten. En de manager weet niet altijd dat Wim ’s avonds in z’n vrije tijd in het buurthuis computerles geeft, of dat Milan eigenlijk nog niet eerder heeft gehoord van Office 365..

6. Een one-off ‘training’ zien als training

Dit klinkt misschien gek, maar een training die je 1x geeft is eigenlijk geen training te noemen. Ja, je legt uit hoe dingen werken; en ja, je laat de deelnemers oefenen en proberen, maar.. “Mensen onthouden maar 10% van wat ze horen. Van wat ze lezen 20%, van wat ze doen 50% en van wat ze zelf ontdekken 100%”.

Met andere woorden, wanneer ik in een training uitleg hoe Office 365 werkt, onthouden de deelnemers maar 10%. Laat ik ze oefenen onthouden ze misschien de helft. Maar waar het pas echt interessant wordt is daarna… Daarna gaan ze ontdekken, proberen en ervaren hoe Office 365 in hun voordeel kan werken. Met andere woorden, als ik één keer een ‘training’ geef, is dat veel meer een inspiratiesessie. Ik hoop altijd dat mensen onthouden dát Office 365 heel handig kan zijn, dat ze het moeten gaan proberen en misschien ook een aantal praktische situaties in hun hoofd hebben waarin ze Office 365 kunnen gebruiken. Ik verwacht ab-so-luut niet dat ze elk knopje weten terug te vinden en dat ze meteen na de training op de nieuwe manier kunnen werken.

Om de kennis die men heeft opgedaan in de training te verankeren in de ‘waan van de dag’ erna heb je een aantal dingen nodig:

  • Meer training! Dan veranderd de inspiratiesessie namelijk in training. Bij herhaling, toepassing en proberen zal langzaam meer blijven hangen.
  • Instructiemateriaal verspreiden! Als deelnemers wel de context hebben onthouden, maar niet de knopjes, dan helpt instructiemateriaal waar ze deze knoppen eenvoudig op terug kunnen vinden.
  • Key-users! Informatie wordt pas kennis door bijvoorbeeld de inzet van vrijwillig aangemelde collega’s die hun collega’s er weer op wijzen waarom Office 365 handig is, en in welke praktische situatie, en dan ooook nog kan uitleggen hoe het werkt (eventueel ondersteund door instructiemateriaal).

 

Aandachtspunten

Naast deze zes no-go’s zijn er nog een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opzetten van training, namelijk:

  • Maak de training niet te lang. Beter een paar keer een korte sessie dan een keer lange sessie. Dan weet je namelijk zeker dat mensen hun aandacht en concentratie verliezen.
  • Niet te veel stof en onderwerpen in één sessie, zeker niet als dit nieuwe stof is.
  • Niet te veel tijd tussen de verschillende sessies. Als je een maand na de eerste sessie de tweede sessie hebt, dan is de kans aanzienlijk dat de trainer de hele eerste sessie moet herhalen, aangezien iedereen alles is vergeten.
  • Zorg er voor dat de technische randvoorwaarden op orde zijn! Lijkt een kleine moeite, maar dit is écht cruciaal. Werken alle computers/laptops? Kan iedereen inloggen? Heeft iedereen toegang tot alle programma’s? Heeft iedereen de juiste licentie?

Het is voor de kennisoverdracht dus best wel een beetje belangrijk dat de training goed is ingericht en voorbereid en dat de andere manieren om kennis over te dragen goed zijn georganiseerd. Maar hoe goed je de training ook inricht en hoe goed het instructiemateriaal ook is… daarna begint het pas. Informatie moet kennis worden, en kennis uiteindelijk bepaald gedrag. Die transitie moet gestimuleerd worden, want deze gaat niet vanzelf!

Binnen de adoptiestrategie van Rapid Circle wordt veel aandacht besteed aan de verandering van gedrag die samengaat met de implementatie van een nieuwe IT oplossing. Wil je hier een keer over sparren? Neem dan contact op met Nicole Smits of Hanneke Pastoor.

 

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

AVG – wet- & regelgeving: Wat te doen?

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

25 mei 2018 komt steeds dichterbij. Dat is de datum waarop organisaties door klanten en medewerkers juridisch kunnen worden aangesproken op de naleving van de AVG, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit is een Europese privacy verordening waarvoor organisaties 2 jaar de tijd hebben gekregen om zich voor te bereiden. De AVG is namelijk in mei 2016 in werking getreden.

De AVG is gericht op de privacybescherming van natuurlijke personen (jij en ik) en geldt voor alle organisaties, in het bedrijfsleven en alle overheidsinstanties.

Naast de AVG zijn geldt voor alle organisaties de meldplicht datalekken (sinds januari 2016). Voor zorgorganisaties geldt al jaren de NEN7510 norm. Deze norm wordt gezien als een vrij strenge norm voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Het wordt ook gebruikt door de Inspectie in de GezondheidsZorg (IGZ) om de informatiebeveiliging van zorgorganisaties te toetsen.

Waarom is er op dit moment zoveel te doen rondom de AVG? Met de komst van de AVG krijgt de “gewone” burger voor het eerst een juridisch instrument in handen om de bescherming van zijn of haar persoonlijke gegevens af te dwingen. Daarbij komt dat bij veel organisaties pas nu het besef van de impact van de AVG op de bedrijfsvoering goed doordringt. Zij voelen de druk groter worden om op een professionele wijze om te gaan met gegevens van klanten en medewerkers. Mede ook omdat het spannend wordt of consumenten en medewerkers ook daadwerkelijk organisaties juridisch zullen gaan aanspreken op naleving van de AVG.

Een andere bijzonderheid is dat de AVG naast privacybescherming nog een aantal aanvullende rechten verschaft aan natuurlijke personen, die echt nieuw zijn. Hieronder zijn deze rechten opgesomd, ten aanzien van de eigen persoonsgegevens:

  • Recht op toegang;
  • Recht op controle en verbetering;
  • Recht op een kopie;
  • Recht om vergeten te worden (wissen);
  • Recht op duidelijke instemming voor gebruik;
  • Recht op transparantie over het gebruik;
  • Recht op eenvoudige doorgifte naar andere partijen;
  • Recht op kennisgeving bij ongeoorloofd gebruik of lekken.

Wat te doen?

Door de Autoriteit Persoonsgegevens is een 10 stappenplan beschreven waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op de AVG. Dit stappenplan is opgenomen in dit blog. Daarnaast bestaat voor de NEN7510 norm een checklist, die als controlemiddel kan dienen, om vast te stellen of uw organisatie adequate technische maatregelen heeft genomen om persoonsgegevens van klanten en medewerkers te beveiligen. Deze checklist hebben we vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

 

10 Stappenplan

Stap 1: Bewustwording - Aanpassen huidige processen, diensten en goederen.

Stap 2: Rechten van betrokkenen - recht op inzage, recht op correctie en verwijdering, recht op dataportabiliteit.

Stap 3: Overzicht verwerkingen - Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Documentatieplicht.

Stap 4: Privacy Impact Assessment (PIA) - Verplicht PIA uit te voeren bij waarschijnlijk hoog privacyrisico.

Stap 5: Privacy by design & privacy by default - Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Privacy by default houdt in dat standaard, alléén persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn.

Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (Privacy Officer) aan te stellen.

Stap 7: Meldplicht datalekken - Je moet alle datalekken documenteren.

Stap 8: Bewerkersovereenkomsten - Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw leveranciers nog steeds toereikend zijn.

Stap 9: Leidende toezichthouder Heeft jouw organisatie vestigingen of vinden gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten plaats?  Dan hoef je onder de AVG maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen.

Stap 10: Toestemming Voor sommige vormen van gegevensverwerking heeft je organisatie toestemming nodig van de betrokkenen. Aangetoond dient te kunnen aantonen worden dat toestemming van betrokkene is verkregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Het volledige 10 stappenplan is gepubliceerd op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens en is hier te vinden.

 

NEN7510 Checklist

Om je concrete handvatten te bieden voor het bereiken van een adequate beveiliging van persoonsgegevens hebben we de NEN7510 checklist vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

  • Gebruik van een gescheiden omgeving voor ontwikkeling en testdoeleinden;
  • Gedegen bescherming tegen virussen en malware;
  • Bescherming van mobiele apparaten tegen onbevoegd gebruik;
  • Bescherming van elektronische berichtuitwisseling:
    • Encryptie en aanvullende (toegangs)beveiliging van e-mailberichten;
    • Aanvullende (toegangs)beveiliging van documentuitwisseling;
    • Encryptie van communicatie tussen informatiesystemen.
  • Audit-log van activiteiten van gebruikers, uitzonderingen en beveiligingsgebeurtenissen;
  • Procedure voor het registreren en afmelden van gebruikers (accountbeleid);
  • Wachtwoordbeleid (afdwingen sterke wachtwoorden en periodiek wijzigen van wachtwoorden);
  • Autorisatie tot alleen die informatie(systemen) waarvoor de medewerkers specifiek bevoegd zijn;
  • Gebruik van een unieke identificatiecode voor persoonlijk gebruik;
  • Multi Factor Authenticatie voor informatiesystemen, die cliëntgegevens verwerken;
  • Beveiligingsmaatregelen ter bescherming van draagbare computers en communicatie-apparatuur.

 

Hoe weet ik hoe mijn organisatie ervoor staat?

Om antwoord te gegeven op deze vraag biedt Rapid Circle in samenwerking met Microsoft het AVG Assessment gratis aan. Op basis van een uitgebreide checklist helpen wij je de gereedheid van de medewerkers, processen en technologie met betrekking tot de AVG te evalueren. Vervolgens doen we op basis van de uitkomsten aanbevelingen naar geschikte oplossingen om jouw organisatie klaar te stomen voor de AVG.

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Beveiligen en beperken van toegang tot Office 365 met aangepaste AD FS claimrules

3.1.png

Samen met onze klanten zijn we hard aan het werk geweest om toegang tot Office 365 workloads te beveiligen, zoals Exchange Online. In dit specifieke artikel willen we graag onze kennis delen over hoe toegang beperkt kan worden tot Exchange Online, specifieke netwerken en specifieke protocollen.

Eén van onze klanten gebruikte MobileIron voor het beveiligen van mobiele devices en wilde graag deze MDM oplossing integreren met Office 365.

Het lastige aan het beveiligen van toegang tot Exchange Online met MobileIron is dat MobileIron Sentry servers specifieke IP adressen vereisen naar Exchange. Zoals je je wel kunt voorstellen, de altijd veranderende Office 365 Cloud (met al zijn IP adressen) maakt het erg moeilijk om aan deze eis te voldoen. We moesten dus een andere technologie gebruiken, los van MobileIron, voor het beperken van de toegang tot Office 365.

We hebben er voor gekozen om aangepaste claimrules in AD FS te implementeren. De omgeving waar we deze oplossing voor hebben gebouwd was een AD FS 2016 farm. In deze nieuwe versie in AD FS zijn er verschillende veranderingen in hoe aangepaste claimrules worden gemaakt. AD FS 2016 gebruikte standaard Acces Control Policies en met deze policies was het niet mogelijk om zulke aangepaste claimrules te maken. Dus, voordat we gaan beginnen, gaan we eerst uitleggen hoe we in de oude situatie claimrules maakten.

  1. Log in op één van de AD FS servers
  2. Start PowerShell en voer deze commando’s uit
    1. $ADFSRpt = Get-AdfsRelyingPartyTrust -Name “Microsoft Office 365 Identity Platform”
    2. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -AccessControlPolicyName $null
    3. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules $null
    4. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules ‘@RuleName = “TEMP RULE” exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D) => issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”,Value = “true”);’
  3. Open de AD FS Management Console
  4. Navigeer naar “Relying Party Trusts” en selecteert de Office 365 relying party trust.
  5. Klik op “Edit Access Control Policy” in het rechter menu, om het oude menu te vinden om “Issuance Authorization Rules” te configureren
  6. Verwijder NIET de “TEMP RULE’ en sluit het venster niet.
3.2.png

Vanaf hier komt het coole gedeelte, wat eigenlijk gaat om het beperken van specifiek verkeer en protocollen in toegang tot specifieke netwerken, bijvoorbeeld SMTP of EWS verkeer.

Beperken van ActiveSync Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we ActiveSync verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.ActiveSync”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van IMAP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we IMAP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Imap”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van SMTP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we SMTP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van POP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we POP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Pop”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van EWS Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat de publieke IP adres range van het on-premises netwerk vanuit waar we EWS verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd. Voor deze claimrule vereisen we ook dat de hybrid Exchange servers EWS verkeer naar Office 365 sturen voor het afleveren van naast elkaar bestaande functionaliteit naar alle gebruikers. Dit voorbeeld staat verkeer toe van de range 82.125.45.1 – 82.125.45.14.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.([1-9]|1[0-4])\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Nu zou de huidige rule configuratie er als volgt uit moeten zien:

3.3.png

De laatste regel die toegevoegd moet worden is een standaard regel “Sta toegang toe voor alle gebruikers”. Wees er zeker van dat deze regel zich onderaan de lijst bevindt van de lijst met de “Toestaan” actie.

Nu zijn alle gewenste Exchange protocollen tot overal beperkt, behalve de MobileIron Sentry server of de on-premises netwerk range voor wat EWS verkeer om free/busy en ander hybride verkeer naar Exchange on-premises te ondersteunen. Echter, de nieuwe Outlook voor iOS en Android app gebruikt deze traditionele Exchange protocollen niet. Deze nieuwe handige app gebruikt de Graph API voor het ophalen van e-mail en andere resources.

Om toegang te beperken voor onbekende clients naar Exchange Online, met het gebruik van de Outlook voor iOS of Android app, kiezen we er voor om gebruik te maken van Conditional Access voor Azure Active Directory. En het beperken van toegang naar andere netwerken, dan het publieke IP adres van de Sentry server. Om gebruik te maken van deze feature is een Azure Active Directory Premium P1 licentie wel vereist!

Een laatste leuk feitje om deze blogpost mee te eindigen is het feit dat de documentatie geboden door Microsoft op TechNet niet klopt. De technet documentatie voor het beperken van toegang tot Office 365 services, gebaseerd op de locatie van de client noemt een verkeerde HTTP Header voor Imap verkeer. Na veel zoeken en fouten opsporen met Microsoft viel ons oog op een klein detail in de ADFS trace logs die ervoor zorgen dat de oorspronkelijke claimrule voor Imap faalt. We kwamen er achter dat HTTP Headers voor Imap verkeer de waarde Microsoft.Exchange.Imap gebruikt en niet Microsoft.Exchange.PopImap, zoals beschreven in het artikel. Hieronder kan de event worden gevonden, geregistreerd in de AD FS Trace Logs van een Imap client:

Volgende verzoek voor context headers presenteren:

X-MS-Client-Application: Microsoft.Exchange.Imap
X-MS-Client-User-Agent: –
client-request-id: 6338b8c2-c283-4c93-2c00-0080000000c6
X-MS-Endpoint-Absolute-Path: /adfs/services/trust/2005/usernamemixed
X-MS-Forwarded-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx, xxx.xxx.xxx.xxx
X-MS-Proxy: WAP
X-MS-ADFS-Proxy-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx

Groot applaus voor mijn goede vriend en teamlid Kevin Raap voor het samenwerken aan de claimrules en het vinden van de fout in de Microsoft Technet documentatie.

Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op blog www.thomasverwer.com. Klik hier om op de hoogte te blijven van zijn recente blogposts.

Rapid Circle wint wéér op wereldwijde Microsoft awarduitreiking

Voor het vierde jaar op rij is Rapid Circle weer in de prijzen gevallen tijdens de Microsoft ‘Global Partner of the Year’ awards. Ditmaal in de categorie ‘Content and Collaboration’.


De Microsoft Awards zijn in het leven geroepen om Microsoft-partners te erkennen die het verschil maken bij de klant op basis van Microsoft-technologie. Rapid Circle is gekozen uit maar liefst 2800 nominaties uit 115 verschillende landen. Rapid Circle werd erkend voor de unieke aanpak voor adoptie van Office 365 en digitale werkplek op basis van onze tool Pulse, dat gewenst gedrag en de effectiviteit van adoptie en training meetbaar maakt. Rapid Circle is als ‘Finalist’ weer een van de 4 partners wereldwijd voor Content & Collaboration.

De essentie van onze adoptie-aanpak is dat we ons niet richten op het gebruik van een tool an-sich, maar op het aantonen dat specifiek gedrag, ondersteund door het Microsoft platform, doelen van de organisatie ondersteunt. We meten dus gewenst gedrag. Bijvoorbeeld wanneer we de mensen trainen dat ze tijdens vergaderingen OneNote kunnen gebruiken om aantekeningen te maken, dan meten we hoeveel mensen tijdens een meeting (staat in Outlook) OneNote gebruiken. Er zijn zeer veel meetpunten, van vergadergedrag tot verslaafdheid aan de inbox tot mate van afdelingoverstijgende samenwerking. Klik hier voor meer informatie over de tool die dit mogelijk maakt: ‘Organisational Pulse’.

Rapid Circle in expertpanel tijdens IT/Dev Connections in San Francisco

In een goed gevulde conferentiezaal zaten op dinsdag 25 oktober een aantal experts en MVP, die hun sporen verdiend hebben in Enterprise Collaboration, achter de tafel om vragen te beantwoorden tijdens de IT/Dev Connections conferentie in San Francisco, CA.

Onder die experts was ook Thomas Verwer, Cloud Infrastructure Lead van Rapid Circle. Daarnaast gaven ook experts als Jaap Wesselius, Andy Malone en Theresa Miller acte de présence.

Tijdens de sessie werden de experts gevraagd naar de uitdagingen op het gebied van Enterprise Collaboration voor het komende jaar.

Compliancy, security, (cloud)identity en adoptie van de nieuwe services als Teams en Groups stonden hoog op de lijst.
De experts benadrukten dat veel van de koudwatervrees en angst om de stap naar de Cloud te maken ongegrond zijn. Voor ieder risico bestaat een mitigatie maatregel en voor extreme scenario’s waarin er extra functionaliteiten nodig zijn bestaan er zeer volwassen third party tools die de totaaloplossing heel volwassen maken. De Microsoft Cloud biedt een enorm sterke propositie voor bedrijven die samenwerking naar een hoger niveau willen tillen.

Zo hebben bedrijven die de stap naar Office 365 reeds gemaakt hebben een voorsprong in de voorbereiding op de GDPR die in 2018 geïntroduceerd wordt, om een van de uitdagingen te noemen.

 Thomas Verwer aan het woord tijdens de Ask de experts sessie

Thomas Verwer aan het woord tijdens de Ask de experts sessie

Andy Malone onderstreept de enorme kracht die uitgaat van de continue doorontwikkeling van alle samenwerkingstools binnen het platform. Daarnaast ook het belang van doordachte Governance die gepaard gaan met de introductie van die technieken. Zo is het belangrijk om goed na te denken over wie er Groups mag aanmaken binnen een organisatie.

Klik hier voor meer informatie over IT/Dev conferentie en de sprekers.

Update voor MS Teams: De beheerder aan de macht

To read this blog in English, click here.

Het is geen geheim dat wij fan zijn van Microsoft Teams en ik mag mij scharen onder de groep van aanjagers binnen Rapid Circle. Als gebruiker van Microsoft Teams kan ik heel gemakkelijk met mijn collega’s chatten, het gesprek blijven volgen via mijn mobiel en de toon van het gesprek verlichten door het gebruik van emoji’s, gifjes en stickers. Alleen maar redenen om blij van te worden dus.

Controle kwijtraken

Daarentegen, als je de beheerder bent binnen jouw organisatie dan heb je waarschijnlijk niet staan popelen om al je collega’s los te laten op Microsoft Teams. Het feit dat het vanaf het begin voor iedereen aan stond heeft mogelijk voor een slechte eerste kennismaking gezorgd. En daarna werd het niet veel beter. Het feit dat iedereen binnen de organisatie Teams kan aanmaken (en dit in het begin ook nog eens allemaal private Teams waren), dat er met het aanmaken van een Team ook een site collectie in het leven werd geroepen en dat er allerlei email adressen werden geclaimd omdat er groepen gekoppeld zijn aan elk team zijn niet de zaken waar een beheerder blij van wordt. Het is hun opdracht om structuur en controle in te brengen in het Office 365 landschap en met een product dat zoveel “anarchie” mogelijk maakt ben je dan zeker niet in je nopjes.

In de laatste maanden hebben we al wat verbeteringen zien komen, zoals de mogelijkheid om ook publieke Teams aan te maken wat het aantal dubbele Teams sterk kan terugdringen omdat men nu kan zien wat er al is. Maar voor een beheerder zijn dit soort stapjes geen reden genoeg om warme gevoelens voor Teams te ontwikkelen.

Die reden is er sinds dit weekend wel. Met de laatste publicatie vanuit Microsoft rondom Teams is de drie eenheid nu compleet om als beheerder de scepter te zwaaien zoals een beheerder dat hoort te doen. Want het is prima dat al jouw collega’s door het dolle heen zijn met Teams, maar er moet wel iemand zijn die in de gaten houdt of iedereen het gebruikt zoals binnen de organisatie is afgesproken.

Deel I – Het Admin Center

Binnen het Admin Center is er een set aan instellingen speciaal voor Teams waarmee een beheerder de spelregels voor het gebruik van Teams op grote lijnen kan bepalen. Bijvoorbeeld de instelling dat als collega’s geen Teams gebruiken dat de chatberichten hen dan bereiken via Skype voor Bedrijven of aangeven of je T-Bot beschikbaar wilt maken binnen Teams om collega’s te helpen met vragen over het product.

Veel handige opties dus voor een beheerder. Triviale zaken zoals het aan of uitzetten van de fun stickers (zet deze altijd aan, ze zijn geweldig!) maar ook essentiële zaken zoals het wel of niet toestaan van andere cloud opslag locaties buiten Office 365. Is het beleid van de organisatie dat er geen data op Dropbox of Google Drive mag staan, dan is dit de plek om dat uit te zetten voor iedereen die teams gebruikt. Ook kan je via het Admin Center bepalen welke apps van derde partijen wel of niet gebruikt kunnen worden. Is het niet de bedoeling dat men met Trello aan de slag gaat? Zet het dan uit.

4.1.png

Deel II – De Instellingen per Team

Wat onlangs is toegevoegd aan Teams is een instellingen menu per Team. Deze vind je door naar jouw Team te gaan en via de drie puntjes het menu te openen.

4.2.jpg

Hier gaat er een wereld van beslissingsbevoegdheid open voor de eigenaar van een Team. Dit lager liggende niveau van instellingen is heerlijk voor beheerders omdat ze nu veel makkelijker de spelregels kunnen bepalen op hoog niveau. De eigenaren van Teams waarvoor de spelregels aangescherpt zouden moeten worden kunnen dit namelijk zelf doen en alleen voor hun eigen Team. Dit betekent bijvoorbeeld dat iedereen gewoon lekker stickers en gifjes kan blijven gebruiken als een chagrijnige projectmanager vindt dat zulke ‘onzin’ geen plek zou moeten krijgen binnen een professionele organisatie (en geloof mij, die plek moet het wel krijgen, de chagrijn heeft het mis).

Het betekent in feite dat de uitzonderingen geen beperkende factor hoeven te zijn voor de massa. En zoals gezegd, de macht om de regels aan te passen voor een Team liggen bij de eigenaren van dat Team dus de beheerder hoeft niet aan de slag om alle Team specifieke instellingen te doen. Dat kan die chagrijnige projectmanager lekker zelf.

4.3.jpg

Als eigenaar beslis je dus zelf of de fun opties aan of uit staan (nogmaals, laat dit aan staan, lol hebben is goed voor een Team) of hoe je met mentions om wilt gaan binnen je Team. En het feit dat de eigenaar van een team dit zelf kan doen betekent niet alleen dat de last gedeeld wordt door vele schouders, maar ook dat de beslissingsbevoegdheid ligt bij die persoon die de beste beslissing kan maken voor dat team: de eigenaar.

4.4.jpg

Deel III – De PowerShell module

Dit weekend heeft Microsoft de langverwachte PowerShell module voor Microsoft Teams gepubliceerd[1]. Met de cmdlets die in deze eerste versie zitten krijgen de Beheerders genoeg wapens erbij om al die beslissingsbevoegde eigenaren onder controle te houden.

Opmerking: Als je niet getraind bent in het gebruik van PowerShell, geen paniek, dat ben ik ook niet. Het zal geen probleem voor je zijn om de kracht van de module te begrijpen. Mocht je interesse hebben om je PowerShell skills op te gaan bouwen dan kan ik de Microsoft Virtual Academy zeker aanraden als eerste stap[2].

Om de kracht van de module uit te leggen pak ik graag de fun instellingen er weer bij. Hoewel elke eigenaar zelf kan bepalen wat ze hiermee aan willen, is het van een organisatie oogpunt niet handig als elk Team hier anders mee omgaat. Voor collega’s die in meerdere Teams zitten waar ze telkens met andere instellingen te maken krijgen zal het al snel lijken of dat er zaken ‘kapot’ zijn omdat het niet werkt zoals ze verwachten. Maar met de PowerShell cmdlets heb je dat zo opgelost. Eerst gebruik je het Get-Team cmdlet om een lijst van alle bestaande Teams op te halen. Dan gebruik je Get-TeamFunSettings om voor elk Team te achterhalen wat de huidige instellingen zijn. En voor elk geval waarin je ziet dat de fun settings uit staan, zet je het met Set-TeamFunSettings weer aan.

De schoonheid van PowerShell is dat bovenstaande logica in een script te vatten is waardoor je heel simpel deze acties kunt herhalen wanneer jij wilt. Als je dus die eigenwijze projectmanager inderdaad tegenkomt en hij past telkens weer de settings aan terwijl er op organisatieniveau is afgesproken dat deze functionaliteit overal aangeboden dient te worden, dan draai je het script gewoon elke keer dat je een kopje koffie gaat halen. En uiteraard is een bezoekje aan zijn bureau dan ook geen overbodige luxe zodat je hem kunt vragen om zich gewoon te houden aan het organisatiebeleid en dat het belangrijk is om ook lol te hebben tijdens het werk. Een kleine hint omtrent het feit dat jij als beheerder ook met groot gemak zijn rol als eigenaar kan aanpassen, kan naar eigen inzicht toegevoegd worden op dit moment.

4.5.jpg

Samenvatting

Door middel van de combinatie van 1) de instellingen in het Admin Center om de grote lijnen uit te zetten, 2) een instellingen menu per Team waar de eigenaar de uitzonderingsgevallen mee kan opvangen en 3) een set aan PowerShell cmdlets die jou als beheerder de macht geeft om toe te zien op navolging van organisatiebeleid, maakt het dat de beheerders ook wat betreft Teams de touwtjes goed in handen hebben. Dus dan kunnen we als beheerders nu ook allemaal net zo enthousiast worden over Microsoft Teams als dat al onze collega’s al zijn.

[1] https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/11/07/microsoft-teams-powershell-support/

[2] https://mva.microsoft.com/en-us/training-courses/getting-started-with-powershell-3-0-jump-start-8276?l=r54IrOWy_2304984382

Het belang van een digitale cultuur

In de nabije toekomst zal elk succesvol bedrijf een digitale onderneming worden. Maar niet elk bedrijf dat de poging doet zal succesvol zijn.

Volgens de Harvard Business Review is een ruime meerderheid van de CEO’s van vandaag van mening dat digitale disruptie hen op korte termijn zal treffen en bijna de helft verwacht dat hun bedrijfsmodel in 2020 niet langer relevant zal zijn. Toch hebben de meeste bedrijven geen concreet plan voor digitale transformatie. Zij hebben hun huidige digitale volwassenheid niet in kaart gebracht en hebben niet een scherp beeld van hoe hun digitale toekomst eruit ziet — laat staan die van hun industrie of hun concurrenten.

In de loop der jaren heb ik gezien dat veel bedrijven niet zo snel stappen kunnen maken in hun digitale transformatie als ze hadden gewild of verwacht. Hoewel er veel redenen zijn, vallen een aantal op:

Ten eerste hebben ze een focus op het moderniseren van hun bedrijfsapplicaties, datacenters of netwerkinfrastructuur en dan stoppen ze. Dit is natuurlijk een belangrijk aandachtspunt. Maar dat is niet alles. Organisaties zullen ook moeten heroverwegen hoe ze werken en nadenken over een digitale cultuur en bijbehorende digitale vaardigheden.

Ten tweede hebben ze alle gegevens van de hele organisatie niet geaggregeerd in een enkele, samenhangende datastrategie met duidelijke doelstellingen. Dit laat hen beslissingen nemen op basis van gefragmenteerde gegevens en suboptimale bedrijfsprocessen.

Het derde missende element is het blijven hangen in traditionele manieren van project implementaties met veel plannen en lange doorlooptijden in plaats van de adoptie van een agile methode, met veel digitale experimenten en zo snel ervaring op te doen met nieuwe mogelijkheden.

Om deze valkuilen te voorkomen, zijn er een aantal belangrijke dingen die je in het vizier moet hebben als je een echte digitale transformatie wilt starten.

1. Investeer in een digitale cultuur en vaardigheden

Een digitale cultuur gedijt niet in een ouderwetse IT landschap dat is ingedeeld in silos. Met technologie als een enabler implementeren succesvolle organisaties een moderne werkplek die security combineert met het gemak van het werken in een netwerk. Beschikbaarheid over- en het delen van gegevens staan centraal. Ook over bedrijfsprocessen een grenzen heen.

2. Definieer een holistische strategie voor uw gegevens

In een digitale wereld is alles met alles verbonden en gegevens worden in veel bronnen gehouden. De uitdaging is om al die gegevens samen te brengen, te analyseren en te gebruiken voor het maken van betere beslissingen en betere resultaten. Dit betekent in veel gevallen dat u uw data moet verbinden en verrijken. Met externe bronnen, maar ook met inzichten uit kunstmatige intelligentie en deep learning.

3. Tot slot: investeer in continue innovatie

De realiteit van vandaag is dat de wereld om ons heen zo snel verandert dat we continue met disrupties en onzekerheid te maken hebben. Dit geeft kansen maar houdt ook in dat continue kansen en bedreigingen moeten worden afgewogen; op het vlak van employee empowerment, customer engagement, optimalisatie van operaties en product transformatie. Vaak weten we niet op voorhand wat werkt. Met een gewenste business outcome in gedachten stimuleren we organisaties om veel en continue te experimenteren in innovatieve projecten. Snel leren wat werkt (en zo nodig snel falen) draagt zorg voor een digitaal momentum.

Organisaties moeten nu beginnnen met experimenteren. leder experiment is een stap in de richting van een voordurende digitale transformatie.

Je Office 365 bestanden on demand

Je weet pas wat je mist als je het niet meer hebt. Een veelgebruikte uitspraak, en ook in deze blog van toepassing. We hebben het over de OneDrive synchronisatie functionaliteit in Windows 8 waarmee je bestanden en mappen uit Office 365 in verkenner kon laten zien zonder dat er lokaal een kopie werd opgeslagen. Toen Microsoft besloot de functionaliteit van OneDrive niet te laten terugkeren in Windows 10 leverde dat veel kritiek op. Met de komst van de laatste grote update van Windows 10 is deze functionaliteit weer terug… en verbeterd! 

 

Windows 10 update 

De laatste grote update van Windows 10 is sinds oktober in Nederland beschikbaar, we hebben het over Fall Creators Update waarmee het Windows 10 naar versie 1709 brengt. Eén van de grote veranderingen in Windows heeft dus plaats gevonden in de OneDrive sync client, het programma waarmee je jouw bestanden uit Office 365 lokaal vanuit Windows Verkenner kunt benaderen en synchroniseren. 

ps1.JPG

 

Wat is er nieuw in de OneDrive sync? 

De functionaliteit waar we het over hebben wordt Files On-Demand genoemd, oftewel bestanden benaderen wanneer jij dat wilt. 

Concreet betekent het dat alle bestanden uit je OneDrive in Windows Verkenner kunnen worden getoond, ongeacht of deze lokaal of online staan opgeslagen. De OneDrive inhoud tonen of synchroniseren met de cloud hoeft nu vrijwel geen schijfruimte meer in te nemen: ideaal voor apparaten met een kleine lokale opslag of beheerde werkomgevingen waarin de persoonlijke bestandsopslag minimaal is! Bovendien is het nu mogelijk om bestanden te laten zien maar niet lokaal op te slaan, vanuit een informatiebeveiligingsperspectief is dit soms wenselijk.  

Wat je ziet 

De status van het bestand wordt op 3 verschillende manieren in Windows getoond: 

ps2.JPG

Het bestand is online beschikbaar en neemt geen ruimte in. Uitermate handig bij bestanden die je wel in het overzicht wilt kunnen zien, maar niet noodzakelijk als lokale kopie wilt hebben. 

ps3.JPG

Een bestand stond op alleen online beschikbaar en je hebt het geopend vanaf het apparaat waar je op werkt, waardoor het bestand lokaal beschikbaar is gemaakt. Het bestand neemt nu wel ruimte in maar je kunt dit altijd weer terugdraaien.  

ps4.JPG

Je hebt voor het bestand “Always keep on this device” gemarkeerd. Het bestand staat altijd lokaal en is snel te openen. Dit is handig wanneer je wilt doorwerken aan het bestand als je geen internet verbinding hebt. 

En dit is hoe je het in één overzicht in Windows Verkenner ziet: 

ps5.JPG

 

Hoe je de bestandsstatus verandert 

Door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken kun je kiezen voor “Always keep on this device” of “Free up space”. Bij “Always keep on this device” wordt het bestand lokaal opgeslagen en is zo altijd beschikbaar, ook als er geen internetverbinding is. Bij “Free up space” kun je de lokale kopie van het bestand weer weghalen en verschijnt er weer een wolkje naast het bestand. Dit werkt ook voor complete mappen. Geen internet betekent geen bestand openen. Maar daar krijg je wel een boel vrije schijfruimte voor terug. 

ps56.JPG

 

Kortom 

We zijn erg blij dat de nieuwe functionaliteit van OneDrive nu eindelijk beschikbaar is. Wil je weten wat het je organisatie kan opleveren, bijvoorbeeld in combinatie met een beheerde werkomgeving als Citrix, neem dan contact met ons op! 

Gesproken woorden real time omzetten in tekst & direct vertalen in 12 talen

Niet groots aangekondigd op Ignite, maar wel een hele belangrijke ontwikkeling: tijdens alle Ignitesessies die werden gegeven, werd de gesproken woorden direct omgezet in tekst en vertaald in 12 talen. Deze real time transcriptie werkte verbazingwekkend goed. De vertraging tussen spraak en tekst was behoorlijk klein. Ook bij sprekers die snel spraken, of ietwat onduidelijk Engels spraken, bleef de transcriptie doorlopen. Ik heb weinig fouten gezien in de transcriptie die gemaakt werd. Af en toe sloeg de tekst een stukje over, als de gesproken woorden niet duidelijk waren, 0m het vervolgens snel weer op te pakken. Ook hoorde ik van deelnemers die de sessies in een andere taal volgden dat de vertalingen vaak erg goed waren. Microsoft gebruikt AI om deze technologie steeds beter te maken, hoe meer informatie het systeem heeft, hoe beter het wordt. Dus de komende jaren zal het nog vele malen beter worden, als deze technologie vaker wordt ingezet. Dat Microsoft aandurft om dit op zo’n groot event toe te passen is bewonderenswaardig.

Teams meetings

Deze functionaliteit gaan we terugzien in Teams meetings (nu nog Skype for Business). Via deze transcriptie technologie is het namelijk mogelijk om Skype gesprekken om te zetten in tekst. Dankzij de vertaalmodule wordt het uiteindelijk mogelijk om een conference call te houden waarbij iedereen in zijn eigen taal spreekt. Microsoft zorgt (zo) realtime (mogelijk) voor de vertaling. De uitgewerkte tekst wordt opgeslagen samen met de video en is na afloop doorzoekbaar. Als de zoekopdracht (bijvoorbeeld een woord wat gezegd is) voorkomt in de video, dan sprint de video direct naar dat moment. Heel handig bij vergaderingen en interviews.

Efficiëntere Supportdesk en callcenter

Op dit moment is de focus van Teams meetings vooral intern gericht, dus heeft de transcriptie vooral toegevoegde waarde voor meetings. Maar stel je voor dat Teams meetings wordt ingezet door de supportafdeling van een grote organisatie, bijvoorbeeld door de telefoniecentrale op Teams/Skype aan te sluiten. Het wordt dan heel gemakkelijk om specifieke delen van een gesprek terug te halen, bijvoorbeeld bij een geschil. Of bij een sales team bij het afsluiten van een contract. Nog interessanter wordt het als alle gesproken tekst geanalyseerd wordt, zodat de manager niet alleen een overzicht krijgt van alle aangemaakte supporttickets, maar ook van alle onderwerpen die besproken worden en welke antwoorden gegeven worden. Hierop kan de organisatie en de supportdesk beter worden ingericht, en nieuwe medewerkers beter worden opgeleid. Door AI in te zetten kan de supportdesk zelfs nog efficiënter worden ingericht, als het gekoppeld wordt aan ‘Bots’. Zij kunnen grote delen van het werk overnemen, door antwoorden te geven op basis van alle beschikbare historische data. Een interessante eerste stap hierin kan zijn dat door analyse en AI, de supportmedewerker in zijn scherm het antwoord ziet, terwijl de persoon die de vraag aan de telefoon nog niet is uitgesproken. De supportmedewerker hoeft niet meer in het systeem te zoeken naar het antwoord, het antwoord verschijnt direct op het scherm. Of de pagina waarin de medewerker de gegevens moet invullen verschijnt automatisch op het scherm.

Delen zonder grenzen in Office 356

Sinds oktober 2017 biedt Office 365 de mogelijkheid om documenten te delen via een one-time passcode. Op deze manier kunnen er veilig documenten worden gedeeld vanuit Office 365 binnen- en buiten het Microsoft domein.   

Om van de one-time passcode functie gebruik te kunnen maken is Office 365 Message Encryption noodzakelijk. Deze functie is inbegrepen in Office 365 E3 licenties en is tevens separaat verkrijgbaar binnen Microsoft Azure Rights Management.

Met deze nieuwe functie wordt een wens van een groot aantal gebruikers- en organisaties vervult. Eindelijk kan er worden samengewerkt over de grenzen van de eigen organisatie op een simpele manier.

Externe gebruikers hebben geen gast- of Microsoft account meer nodig waardoor de barrière voor samenwerking verder wordt weggenomen. En toch blijft het delen op deze manier veilig aangezien via de passcode wordt geverifieerd of je wel bent wie je zegt dat je bent. Een stuk veiliger tegenover het andere laagdrempelige alternatief waarbij deze verificatie niet plaats vindt, namelijk het extern delen met behulp van een anonieme link naar het bestand.

 

Stap voor stap

Hieronder staat beschreven hoe het hele proces in zijn werk gaat.

Selecteer het document dat gedeeld moet worden en kies voor delen.

hello.png

 

Kies daarna voor delen met specifieke personen en vink “Bewerken toestaan” aan als je wilt dat de gemachtigden het document mogen bewerken of alleen mogen bekijken. Geef daarna het e-mailadres op waarmee het document gedeeld moet worden. Dit kan dus een ook een externe account zijn zoals hieronder in het screenshot.

c1.png
c.png

Het externe account ontvangt vervolgens een e-mail van Office 365 met de melding dat er een document is gedeeld.

c2.png

Bij het openen van de mail wordt aangeven dat er een beveiligde koppeling is ontvangen, door te kiezen voor "Code Verzenden" krijgt de ontvanger de beveiligingscode per mail waarmee het document geopend en bewerkt kan worden. Houdt er rekening mee dat de toegestuurde code slechts 15 minuten blijft werken.

 

c3.png
c5.png

Na het invoeren van de code, zal het document eerst in de leesmodus in de browser worden geopend. Afhankelijk van de toegekende rechten  kan ook worden gekozen voor bewerken in Word Online, Bewerkingen zijn vervolgens zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand.

 

c7.png

 

Zijn er meerdere bestanden gedeeld zoals hierboven? Dan hoef je niet steeds per bestand de passcode meer in te voeren. Deze verificatie is eenmalig gedurende de browsersessie en wordt dus langer onthouden.

 

Simpel en effectief

De toegang tot bestanden met een account buiten het domein van Office 365 is dus erg versimpeld en naar onze mening een stuk effectiever, zonder concessies te doen op de beveiliging. Het is bovendien ook nog eens makkelijker uit te leggen aan de partijen die je uitnodigt om samen te werken in je Office 365 tenant. Win-win.

Heb je nog vragen of wil je meer informatie? We helpen je graag! Neem vrijblijvend contact met ons op.

 

Waarom Bing for Business heel belangrijk gaat worden

Op Ignite zijn weer veel aankondigingen gedaan. Een, in mijn ogen, erg belangrijke aankondiging is de Bing for Business. Een zoekmachine die publieke en organisatieresultaten combineert. In eerste instantie wordt je er wellicht niet helemaal warm van. Vooral omdat we hier in Nederland weinig Bing gebruiken (9% marktaandeel, ten opzichte van USA met 33%). Toch voorzie ik een toekomst voor Bing for Business. En niet alleen ik werd enthousiast. Na afloop sprak ik met een Cloud Architect van een grote Nederlandse organisatie. Hij wil heel graag onderzoeken wat dit voor hen kan betekenen, en of dit het intranet kan vervangen.

Wat is Bing for Business

Tegenwoordig zijn consumenten gewend om vooral via zoekopdrachten informatie op te halen. Denk maar aan het gebruik van Google, op Bol.com of op Marktplaats.nl. Veel consumenten gebruiken niet het menu om ergens naartoe te navigeren, maar voeren direct een zoekopdracht in, en passen die eventueel aan met filters. Binnen een organisatie is dit vaak nog lastig, omdat informatie vaak in verschillende systemen staat. Bing for Business is nu een belangrijke tweede stap naar dit een betere zoekervaring binnen enterprises.

De eerste stap was natuurlijk Delve, die gebruik maakt van Microsoft Graph. Via Delve krijgt de gebruiker gepersonaliseerde documenten te zien uit Office 365, die voor hem/haar relevant zijn. Deze documenten kunnen in de mail, SharePoint of in OneDrive staan. Voor Bing for Business wordt de zoekopdracht uitgebreid, waardoor ook informatie uit andere bronnen beschikbaar komen. Bijvoorbeeld uit de publieke zoekmachine van Bing, de Maps van Bing en LinkedIn. Daarnaast worden er ook links getoond naar andere Line of Business applicaties, zoals SAP of Exact. Door AI zullen de zoekresultaten steeds beter worden. Alle zoekresultaten zijn beveiligd, en persoonlijk, je ziet alleen informatie die je echt mag zien. Dat kan op basis van rechten, profiel, en later zelfs op basis van het land vanwaar je inlogt of waar je volgens je profiel werkt.

Wanneer je op de naam van een collega zoekt, worden de resultaten overzichtelijk weergegeven. Waarbij de informatie uit verschillende bronnen komt. Zo zie je de agenda van je collega, de in de organisatie (organogram), contactinformatie en publieke informatie van internet. Daarnaast kan je doorklikken naar andere informatie, zoals bijvoorbeeld documenten die jullie delen en groepen waarvan je lid bent.

7.1.png

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

Als je een specifieke vraag invoert, bijvoorbeeld een vraag over vrije dagen. Dan wordt het antwoord direct weergegeven, ook als dat ergens onderin een document staat weergegeven, en niet het hele document zelf.

(Bron: https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business)

In dit voorbeeld is een zoekterm ingevoerd, maar dat had ook een vragende zin kunnen zijn, zoals: ”Hoe boek ik vrije dagen?”. Ook dan geeft het systeem de juiste informatie terug.

7.2.png

Integratie met andere systemen: Microsoft Graph API

Bing for Business wordt pas echt sterk als er ook andere bronnen op worden aangesloten, zoals SAP, Exact en andere informatiesystemen. Het productteam heeft aangegeven dat ze hiermee bezig zijn en de Graph aan het uitbreiden zijn voor externe applicaties. Het voordeel is dat Microsoft één keer een goede connectie maakt met een applicatie, en daarna alle organisaties van deze koppeling gebruik kunnen maken. Het productteam kon niet aangeven wanneer de eerste externe koppelingen gemaakt zijn. Het technische opzetten van de koppeling is niet hun grootste zorg, meer hoe ze de opgehaalde gegevens gebruiksvriendelijk gaan aanbieden.

Vervanging van het intranet

De zoekervaring die Bing for Business biedt, kan waarschijnlijk veel huidige intranetten vervangen. Intranetten worden vaak gebruikt om medewerkers informatie gestructureerd aan te bieden. Via Bing for Business kunnen gebruikers zelf snel informatie zoeken, uit verschillende bronnen. Omdat veel gebruikers al gewend zijn om te werken via een zoek-interface, is er minder adoptie nodig. De meeste gebruikers zullen dit snel oppakken.

Bing heeft een slecht imago

Een zorg die op Ignite leefde onder veel Nederlanders was het negatieve imago dat de zoekmachine Bing heeft in Nederland. In Amerika is Bing veel populairder. Toch is mijn verwachting dat dit geen grote negatieve invloed zal hebben op de Nederlandse markt. Ten eerste, is een gebruiker altijd ‘om te leiden’ naar een startpagina met een bedrijfs-url zoals https://vinden.contoso.nl, waar elke gebruiker zijn dag mee begint. Als de zoekmachine genoeg relevantie heeft, zullen gebruikers dat zeer waarschijnlijk graag gebruiken. Ten tweede denk ik dat Bing for Business steeds meer geïntegreerd zal worden binnen heel Office 365 en Windows, zodat je soms niet eens weet dat je van Bing for Business gebruik maakt. Het gaat meer om de technologie erachter. Als laatste heeft het productteam aangegeven dat er waarschijnlijk ook webparts komen die je op een SharePoint-pagina kan toevoegen. Waardoor Bing for Business een onderdeel kan uitmaken van je intranet, zodat daaromheen nog Nieuws en andere relevantie informatie kan worden geplaatst.

Mobiel

Tijdens Ignite werd ook de mobiele ervaring laten zien. Deze zag er erg goed uit, waarbij de gebruiker alle informatie uit de zoekmachine overzichtelijk getoond krijgt. Helaas kon ik daar nog geen screenshots van vinden.

Inschrijven voor preview

Er is nog veel meer te vertellen over Bing for Business. Om deze blog leesbaar te houden, verwijs ik je graag door naar de website van Bing for Business. Ook is het mogelijk om je organisatie in te schrijven voor een preview:

https://blogs.bing.com/search/2017-09/finding-what-you-need-at-work-just-got-easier-with-bing-for-business

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 3

Succesvol werken aan verandering met Interventies

In deel 1 van deze serie over succes met Office 365 hebben we ons Succes Model toegelicht en aangegeven uit welke 3 steeds terugkerende stappen dit model bestaat, namelijk het bepalen van je doelen en definiëren van je KPI’s, gewenst gedrag bepalen aan de hand van persona’s en meten van de gap tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. En tot slot: het plegen van interventies zodat je dichter bij de beoogde doelen komt.

 

 Succes model

Succes model

De mogelijke interventies waar we het hier over hebben zijn al beschreven in deel 1 van het blog over lange termijn succes. Waar we het in dit derde deel over gaan hebben is het uitrollen van nieuwe functionaliteit als interventie, we hebben 2 varianten waar we rekening mee moeten houden, namelijk;

 

  1.  De uitrol van functionaliteit waar de business expliciet om gevraagd heeft, bijvoorbeeld een specifieke BI oplossing, of een app die een bedrijfsproces ondersteund;
  2. De constante stroom van innovaties van Microsoft. 

 

Interventies ten aanzien van de eerste variant zijn helder, dit zijn de traditionele adoptie middelen, zoals communicatie rondom de toegevoegde waarde van de oplossing, of een training/instructiefilm om de juiste skillset bij de medewerkers te realiseren. Na het meten van het gedrag kan er besloten worden om hier nog nader op in te grijpen met additionele adoptiemiddelen; gedragsveranderingen gebeuren namelijk meestal  niet ‘overnight’.

 

De constante stroom van innovaties door Microsoft vragen om een wat andere aanpak. We hebben het hier namelijk over algemene features waarvan eerst de ‘Whats in in for me’ moet worden onderzocht.

 

Wij adviseren om een innovatie (of pilot)groep te initiëren die deze taak op zich kan nemen. Dit kan een speciaal voor dit doel samengestelde groep (bijvoorbeeld een aantal individuele key users uit willekeurige onderdelen van de organisatie) zijn, die binnen de bestaande context van de doorlopende werkzaamheden en beschikbare devices de nieuwe innovaties test. Het kan ook een samengestelde groep zijn die een stap verder gaat en de innovaties test met bijvoorbeeld nieuwe devices en die ook expliciet nieuwe scenario’s of nieuwe manieren van werken onderdeel maken van die pilot. Voordeel van deze aanpak is dat de conclusies innovaties en vooruitstrevend kunnen zijn, nadeel is dat de praktische toepasbaarheid op korte termijn in de organisatie wellicht wat achter blijft.

 

Een andere optie is om een bestaand organisatieonderdeel de rol van Pilot groep te geven, dit organisatieonderdeel (afdeling/unit/team) fungeert dan als ‘testlab’. Voordeel is dat ze wat beter op elkaar zijn ingespeeld, er gebruikers met verschillende skillsets en ‘ techsavyness’  in de pilotgroep zitten. Wanneer er uit deze pilotgroep nuttige toepassing uit de stroom van innovaties van Microsoft voortkomt, zal de praktische toepasbaarheid, en dus de ‘what’s in in for me’, dichter bij de rest van de medewerkers van de organisatie staan.

 

Welke variant van een innovatiegroep ook wordt gekozen, de essentie is het uitproberen van de constante stroom van nieuwe features die door Microsoft worden uitgerold op het Office 365 platform. Hebben ze toegevoegde waarde? Welke gebruikersscenario’s kunnen ermee ondersteund worden? En er wordt samen met de innovatiegroep bekeken welke adoptiemiddelen noodzakelijk zijn om en organisatiebrede uitrol een succes te kunnen laten zijn.

 

En natuurlijk worden voor de nieuwe features weer KPI’s bepaald die de organisatiedoelen ondersteunen, wordt het medewerkersgedrag gemeten en kunnen er nieuwe interventies worden bepaald om dichter bij het gewenste gedrag te komen.

 

Het is niet noodzakelijk om alle soorten nieuwe features eerst uit te proberen in een innovatiegroep; nieuwe features rondom security worden (als ze binnen de governance afspraken vallen) gewoon aangezet, en sommige features zijn niet eens uit te zetten of uit te stellen. Ook hier is wel het meten van eventueel veranderend gedrag belangrijk.

 

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 1 en deel 2.

 

Wilt u meer weten over onze dienstverlening rondom dit succesmodel, of een gratis adoptie consult ontvangen waar wij persoonlijk uw succesmodel analiseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Rapid Circle is FD Gazelle 2017!

Ieder jaar reikt Het Financieele Dagblad de FD Gazellen Awards uit aan de snelst groeiende bedrijven van Nederland. Met trots kunnen wij melden dat Rapid Circle daar dit jaar bij hoort! In november nemen wij de FD Gazellen Award 2017 in ontvangst.

De ranglijst telt 754 snelle groeiers van de FD Gazellen – de jaarlijkse groeicompetitie van Het Financieele Dagblad.

FD-Gazellen-2017-wit.jpg

Alleen bedrijven die de afgelopen drie jaar gemiddeld minimaal 20% in omzet zijn gegroeid winstgevend en financieel solide zijn komen in aanmerking voor een positie op de ranglijst. Wij zijn trots te behoren tot een van de 754 ondernemingen die in 2017 een FD Gazellen Award in ontvangst mag nemen.

Harold Punter, algemeen directeur bij Rapid Circle: “Wij zijn vereerd met onze FD Gazellen 2017 award. Het is een erkenning voor onze activiteiten de laatste jaren. Ook voor ons team is de award een groot compliment. Het laat zien dat we op de juiste weg zitten en blijven groeien. Digitale transformatie en de slimme inzet van cloud technologie zijn de speerpunten van het ICT beleid en het is mooi om te zien dat onze dienstverlening en oplossingen op het gebied van de digitale werkplek van de toekomst hier op een innovatieve wijze invulling aan kunnen geven.”

Zo zet je Teams in om bedrijfsprocessen te verbeteren

Afgelopen maand hebben we onze ervaring gedeeld op het gebied van Microsoft Teams over hoe wij zelf binnen Rapid Circle dit nieuwe product van Microsoft gebruiken. Teams is sterk in het samenbrengen van tools die medewerkers elke dag gebruiken. In een eerdere blogpost hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven hoe je snel en gemakkelijk een Team kan inrichten om een Project te ondersteunen. In deze blogpost ga ik in op hoe je Teams kan gebruiken om een afdeling te ondersteunen. Dit doe ik aan de hand van het voorbeeld van een Helpdesk.

Alles in één overzicht

Het grote voordeel van Teams is dat alles wat je nodig hebt in één omgeving zit. In onderstaand screenshot zie je dat hier een lijst wordt weergegeven van alle Teams waar je lid van bent. In dit voorbeeld is de Team ‘Helpdesk’ geselecteerd.

Daarnaast (links) kun je direct naar:
Chat: om met collega’s onderling te communiceren
Meetings: Waar al je volgende agenda-afspraken worden weergegeven
Files: Waar je een overzicht krijgt van alle documenten uit je OneDrive en uit alle Teams

8.1.png

Onderscheid in kanalen

Door verschillende kanalen aan te maken, kan je onderscheid maken in functionaliteiten. Elk kanaal krijgt standaard een Chat-kanaal en een tabblad met documenten. Daarnaast kunnen er extra tabbladen worden aangemaakt waaraan applicaties gekoppeld kunnen worden. Bijvoorbeeld een extra plek om documenten te plaatsen, een Wiki, Planner voor taken, maar heel belangrijk: het is ook mogelijk om een externe applicatie te koppelen zoals een Ticketsysteem in dit voorbeeld. Maar dat zou dus ook goed een ECD, EPD of ERP kunnen zijn.

Elk ‘Kanaal’ kan een ander functie hebben. In dit voorbeeld is het Kanaal General vooral bedoeld voor overleg van de Helpdesk medewerkers onderling. Hier kunnen ze onderling overleggen over issues, oplossingen, rooster en dat soort zaken. Op dit moment zijn alle kanalen binnen een Team zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot dit team (in dit geval dus de hele organisatie). Op User Voice is de vraag gesteld om kanalen binnen een Team af te kunnen schermen. Help mee, en stem op dit idee.

Daarnaast zie je in het screenshot hierboven dat er ook documenten staan opgeslagen in mappen voor achtergrondinformatie voor de helpdesk. Hier kunnen Helpdesk medewerkers bepaalde zaken terugzoeken of zich inlezen.

In het laatste tabblad ‘Overview’ zien de Helpdesk medewerkers een overzicht van alle tickets die zijn binnengekomen in Freshdesk, met aantal, doorlooptijden, locatie, en andere relevante informatie. Deze informatie staat in Freshdesk en wordt realtime weergegeven. Zodat iedereen altijd het laatste relevante overzicht heeft.

8.2.png

Het kanaal ‘Help’!

Een belangrijke taak van de Helpdesk is het ondersteunen van medewerkers in de organisatie. Vaak zijn daar processen en systemen voor ingericht, zoals een ticketsysteem. Medewerkers kunnen vaak direct iets in het ticketsysteem invoeren, of bellen met een vraag. Door het ticket-systeem te integreren met Teams komt alles in één systeem bij elkaar. Ook kunnen medewerkers door Teams een vraag stellen via het chatkanaal ‘Help’. Elke Helpdesk medewerker kan vervolgens de vraag oppakken en direct afhandelen. Een leuk voordeel hiervan is dat het heel laagdrempelig wordt om een vraag te stellen en het heel transparant wordt voor de hele organisatie welke vragen gesteld worden.

Koppeling met Yammer

Medewerkers weten niet altijd de weg meteen te vinden naar de Helpdesk, en stellen hun vraag wellicht eerst op een ander kanaal, bijvoorbeeld Yammer. Dat is geen probleem. Teams kan namelijk alle Yammergroepen monitoren op zoek naar vragen. De vraag van Yammer wordt direct in het Teams-kanaal gekopieerd. Waardoor alle vragen uit de organisatie overzichtelijk op één plek binnenkomen. De Helpdesk medewerker kan op de link klikken om direct bij de vraag op Yammer te komen, om daar het antwoord te geven. Precies op de plek waar de gebruiker het antwoord verwacht. Het antwoord kan via een koppeling weer verwezen worden naar een locatie in Teams waar het antwoord staat. Zodat de medewerker die de vraag heeft gesteld de volgende keer weet waar hij het antwoord kan vinden.

8.3.png
8.4.png

Teams is meer dan Office 365

Bovenstaand scenario laat zien dat Teams veel meer is dan een samenwerkomgeving van Office 365. Door de integratiemogelijkheden is het ook mogelijk om andere systemen erop aan te sluiten, zodat de medewerker alles op één plek kan doen, zonder de omgeving te hoeven verlaten. In dit voorbeeld ben ik uitgegaan van een Helpdesk, voor HR, Communicatie of Marketing zijn er ook veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter samen te werken en laagdrempeliger te communiceren met de hele organisatie via Teams.

8.5.png

Hoe zou dit voor andere afdelingen kunnen werken

In bovenstaand voorbeeld heb je gelezen hoe Teams ingezet kan worden om de Helpdesk te ondersteunen en te optimaliseren. Teams kan ook goed ingezet worden om andere afdelingen te ondersteunen, zoals Communicatie, HR of bijvoorbeeld Marketing. Wil je hier meer over weten? Wij nemen graag contact met u op en komen graag langs om de mogelijkheden te laten zien.

Succesvolle Office 365 implementatie: lange termijn succes – Deel 1

Het realiseren van een digitale werkplek met Office 365 als basis wordt niet in 1 dag voltooid, en ook niet in 1 maand! Afhankelijk van waar de organisatie vandaan komt (IT landschap / volwassenheid) kan het tussen de 3 maanden en wel 2  jaar duren voordat een significant deel van de organisatiedoelen zijn behaald;  de medewerkers de oplossing ook daadwerkelijk omarmen; en de organisatie een manier heeft gevonden op de juiste manier te anticiperen op de dynamiek van het platform.

In deze 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365 zoomen we in op al die aspecten die het uiteindelijke succes bepalen. In dit eerste deel lichten we ons Succes Model toe wat we als kader zullen gebruiken voor deze serie.

Wat wil je bereiken?

Office 365 heeft gigantisch veel mogelijkheden. Direct alle beschikbare functionaliteit van het platform uitrollen voor de hele organisatie zou een niet te managen hoeveelheid aan verandering voor de organisatie in het algemeen, en de medewerkers in het bijzonder, met zich meebrengen. Om die reden beginnen de meeste organisaties terecht met het uitrollen van een beperkt deel van de mogelijkheden. Het is daarbij wel essentieel om de keuzes die je daarbij kan maken te laten leiden door de organisatiedoelen (en dus niet alleen IT gedreven te laten zijn).

Zo start de ene organisatie start met het uitrollen van Exchange Online om direct het uitganspunt ‘anywhere/ anytime/anydevice’  goed kracht bij te zetten, een andere organisatie met het uitrollen van samenwerkingssites, in SharePoint danwel in Teams,  om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen, en weer een andere organisatie heeft als belangrijkste doel het verbeteren van de interne communicatie en bevorderen van de transparantie en begint graag met het lanceren van een intranet op basis van SharePoint Online (in combinatie met onze nieuws module, Attini).

Om te bepalen wat de belangrijkste doelen zijn voor een organisatie starten we een project veelal met een envisioning traject; In een envisioning inventariseren we  de belangrijkste doelen van de organisatie om lange termijn succesvol te zijn. Dit, in combinatie met de scenario’s die van belang zijn voor de eindgebruikers en de haalbaarheid (zowel technisch als organisatorisch) van de requirements maakt  een roadmap die in eerste instantie leidraad is voor het project.

Het Succes Model

Nadat we gezamenlijk de roadmap hebben bepaald en we dus onder andere weten wat de scope is van de initiële uitrol, gaan we direct om tafel om de strategie voor lange termijn succes met Office 365 te bespreken. Om onze klanten te helpen met nadenken over deze strategie gebruiken wij het volgende model; 

 Succes Model

Succes Model

1. Van visie naar doelen

Elke organisatie heeft strategische redenen om office 365 te implementeren. We hebben deze in het voortraject (de envisioing) geadresseerd en deze worden vervolgens vertaald naar concrete doelen en KPI’s om op te kunnen sturen. We willen tenslotte dat elke investering die wordt gedaan in het platform (technisch / functioneel/inzet van extra mensen/adoptiemiddelen/etc) uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen.  

2. Gewenst gedrag / meten

Office 365 is een omgeving waar medewerkers uiteindelijk dagelijks mee zullen werken. Hoe dat ‘dagelijkse werk’ er uit ziet hebben we in het voortraject geinventariseerd in zogenaamde persona workshops; per type gebruiker (persona) weten we nu hoe het dagelijks werk eruit ziet, en op welke manier ze optimaal gebruik kunnen maken van Office 365.

Dit wordt concreet gemaakt in een hele serie collaboration & productiviteits scenario’s die allemaal een ‘gewenste variant’ hebben, denk dan aan;

  • Het sturen van link naar document ipv een attachement,
  • Altijd bij het aanmaken van een vergadering in Exchange een Skype uitnodiging versturen
  • Aantekeningen maken tijdens vergaderingen middels Onenote ipv fysiek kladblok

Het is de vraag of gebruikers zich dit gedrag direct na het beschikbaar stellen van de betreffende functionaliteit al hebben eigengemaakt. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom gebruikers nog in hun ‘oude’ gedrag vervallen, of dat daadwerkelijk zo is, dat kunnen wij meten, meer hierover in het blog ‘Het meten van succes‘. Dit meten is heel belangrijk anders weet je niet waar je op moet sturen en welke eventuele interventies je moet plegen om dichter bij het wenselijke gedrag te komen!

3. Interventies

Wanneer we weten wat het gebruik en gedrag is van de medewerkers en we dus weten waar op bijgestuurd moet worden om de gestelde doelen te behalen, kunnen we op een aantal manieren middels interventies alsnog deze doelen bereiken.

  • Communicatie; bijvoorbeeld het uitleggen aan de organisatie van de ‘What’s in it for me’. Veranderen is niet leuk, omdat het je extra tijd kost om te leren iets op een andere (niet routinematige) manier te doen. Tenzij je de voordelen hiervan ziet. Als je je realiseert dat een kleine tijdsinvestering je op lange termijn iets op kan leveren, dan ben je bereid dit stapje te zetten. Zeker in organisaties waar tijd (of eigenlijk; het gebrek aan tijd) een belangrijk thema is, is het belangrijk om de medewerkers ‘mee te nemen’ in de voordelen die het ze uiteindelijk kan opleveren.
  • Training; zorgen voor de juiste skillset om tot het gewenste gedrag te komen. Dit kan op een heleboel verschillende manieren. Natuurlijk het bieden van trainingen en workshops, maar ook het beschikbaar stellen van handleidingen, ‘snel aan de slag’ kaarten, tips& trics, bijsturing door keyusers, etc etc. Het is hierbij essentieel dat de medewerker niet zelf contstant op zoek moet naar de juiste middelen om zijn skills op niveau te krijgen; dit doet hij namelijk niet! Met als gevolg dat het gedrag niet veranderd. De middelen moeten pro-actief en op maat (afgestemd op de ‘ persona’) worden aangeboden.
  • Change management; de juiste voorwaarden scheppen dat je medewerkers ook willen veranderen, denk aan voorbeeld gedrag door management.
  • Uitrollen van nieuwe functionaliteit, zoals de innovaties van Microsoft

Een essentieel aspect van het realiseren van lange termijn succes met office 365, is het op de juiste manier anticiperen op de innovaties van Microsoft. Zelfs als we alle onderdelen van de initiële roadmap hebben uitgerold, gaat de ontwikkeling door en is het zaak om slim om te gaan met de nieuwe mogelijkheden die het office 365 (en nog breder; Dynamics 365/Microsoft 365/Azure) platform in een continue stroom beschikbaar stelt. Dat betekent bijvoorbeeld dat je nieuwe functionaliteiten nog even tegenhoud, omdat ze ofwel nog niet ‘volwassen genoeg’ zijn, ofwel dat het een voor de gebruikers te grote verandering in gedrag met zich mee brengt, die eerst goed moet worden voorbereid in de zin van communicatie en wellicht trainingen/tips.

Deze blog maakt deel uit van een 3–delige serie over het realiseren van lange termijn succes met Office 365. Lees hier deel 2 en deel 3.

Meer weten over hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen? Meld je aan voor een gratis adoptie consult met een van onze adoptie consultants.