8 niet te missen aandachtspunten bij jouw Microsoft Teams implementatie

Door Jacco Weijers en Hanneke Pastoor

De ontwikkeling van Microsoft Teams gaat in hoog tempo door en steeds meer organisaties ontdekken het nog jonge platform. We zien bij veel van onze klanten de interesse in Teams ontstaan en men is enthousiast om ermee aan de slag te gaan. Maar bij de meeste van die organisaties leidt dat heel snel tot de vraag: "Hoe ga ik aan de slag met Teams?

In deze blog delen wij onze ervaringen uit eerste hand en onze adviezen om die eerste kennismaking met Microsoft Teams soepel te laten verlopen. Want als fans-van-het-eerste-uur van Microsoft Teams zien wij natuurlijk niets liever dan dat iedereen de mogelijkheid krijgt om het dagelijks samenwerken efficiënter, overzichtelijker en leuker te maken door gebruik te maken van Teams. 

We delen onze 8 key lessons hieronder.
 

1. Start klein 

Microsoft Teams is een krachtig component binnen Office 365 dat de potentie heeft om heel veel samenwerkingsverbanden binnen welke organisatie dan ook te ondersteunen. Ook wordt het door de meeste gebruikers ervaren als een van de meest gebruiksvriendelijke componenten binnen Office 365. De vraag naar Teams is in potentie dus enorm. En je wilt voorkomen dat de gebruikersvraag de ondersteunende diensten overrompelt en zodoende het momentum verliest. Maak het jezelf dus gemakkelijk en begin klein. Zoek een Team van enthousiastelingen die graag iets nieuws willen proberen en ga aan de slag met een pilot. Op deze manier kunnen gebruikers en ondersteunende diensten in een behapbaar tempo wennen aan dit nieuwe component en de broodnodige ervaring opdoen. Het is tevens een veilige omgeving om je configuratie te testen voor je deze voor de hele organisatie beschikbaar maakt. Aanpassen is zo een stuk eenvoudiger, aangezien je alleen in de pilot uit hoeft te leggen waarom je dingen toch anders gaat doen. Ook is een pilotgroep een goede en rustige manier om je boodschap naar de organisatie, het instructiemateriaal en de trainingen te testen.  

 

2. Leg uit wat het idee achter Microsoft Teams is en waarom dit toegevoegde waarde heeft 

Binnen Microsoft Teams komt het gesprek op de eerste plaats en de content op een tweede. Dit lijkt een klein detail, maar is een significante verandering ten opzichte van hoe de meeste collega's gewend zijn om te werken. Doorgaans staat een gedeelde schijf, een team site of cloud opslaglocatie centraal binnen een samenwerkingsverband en vindt het gesprek over die content plaats op vele plekken zoals in email, chats, meetings en korte gesprekken bij de koffieautomaat. Bij Teams is dit andersom. Daar staat het gesprek centraal. Of het nu chatten, bellen of videoconferencing betreft, het gebeurt allemaal op die ene centrale samenwerkingsplek in Teams. En dat is ook het voornaamste doel van Microsoft Teams: zorgen dat iedereen binnen een team, ongeacht waar ze zijn of welk apparaat ze tot hun beschikking hebben, efficiënt kan deelnemen aan de gesprekken die het Team bezighouden. Wanneer je dit uitlegt, geef je niet alleen beter inzicht in wat Teams is, maar creëer je ook bewustwording rondom de keuze voor Teams. Laat zien waarom Teams toegevoegde waarde heeft binnen je organisatie.  
 

3. Begeleid gebruikers tijdens hun eerste kennismaking 

Microsoft Teams stimuleert een andere manier van samenwerken. Een manier die medewerkers niet direct gewend zijn. In ieder geval niet op de werkvloer. De conversatie-gebaseerde aard van het product zorgt er ervoor dat langere in e-mails worden vervangen door kortere berichten in chats. Je gaat van monoloog naar dialoog. Een transitie die velen van ons in de privésfeer al lang omarmd hebben. Met Microsoft Teams komt deze nieuwe manier van met elkaar samenwerken nu ook naar de werkvloer. Het zal dus zeker even wennen zijn voor velen en een goede uitleg van hoe Microsoft Teams jou laat chatten, reageren, mentionen en liken is nodig om iedereen een vliegende start te gunnen.  

Gelukkig kunnen we allemaal putten uit de ervaring die we privé hebben opgedaan toen we email en sms inruilden voor appjes, posts, tweets en DM’s. Combineer deze ervaring met een goede adoptiestrategie, en jouw collega’s zullen net als ons heel snel fan zijn van chat-gebaseerd samenwerken. In een eerdergenoemde pilot groep kun je als organisatie testen hoe je deze begeleiding wilt inrichten. Bij een nieuwe manier van communiceren als deze is het raadzaam om hierin zo proactief mogelijk te zijn, zodat het platform niet alleen meer gebruikt wordt, maar ook op de goede manier ingezet wordt en bijdraagt aan makkelijker samenwerken en communiceren.   

 

4. Leg gebruik uit aan de hand van bekende situaties 

Teams is een uitgebreide applicatie. Er kan veel en niet alles wat kan is meteen duidelijk. Ook is het niet meteen, zonder uitleg of zonder trial-and-error, duidelijk hoe Teams nou het beste in te zetten is. Je kunt vervolgens op twee manieren Teams uit leggen. De eerste manier is linksboven in de hoek beginnen en bij wijze van spreken rechtsonder in de hoek eindigen en alles uitleggen wat je onderweg tegen komt. Deze manier heeft niet onze voorkeur, aangezien hierbij de tool centraal staat. Veel eindgebruikers vinden het op deze manier namelijk lastig om zich een voorstelling te maken van wanneer en waarom Teams voor hen relevant is. Daarom zijn wij voorstander van de tweede methode, namelijk: uitleggen hoe Teams werkt aan de hand van situaties uit de praktijk. Stel, je geeft training aan een sales team, dan is de situatie ‘samen met collega’s (eventueel van andere afdelingen) een offerte opstellen’ een bekende situatie. Als je vervolgens uitlegt hoe ze dit in Teams zouden kunnen doen, is het vaak een stuk eenvoudiger om te bedenken wanneer en waarom Teams van toegevoegde waarde is. Moet je wel van tevoren ‘even’ ophalen en/of zelf bedenken welke praktische situaties relevant kunnen zijn.  

 

5. Benadruk de kracht van het verzamelen 

Teams is geweldig goed als verzamelaar. Van allerlei kanten kun je bibliotheken, lijsten en sites koppelen aan je kanalen zodat deze makkelijk te benaderen zijn vanuit het Team. Ook het leger aan Tabs, Apps en connectoren dat je kan toevoegen maakt het tot een zeer krachtige HUB. Helemaal omdat je deze structuur niet voor jezelf maakt, maar voor het hele team. Elk team heeft wel die ene collega die altijd weet waar iets staat. Die collega kan nu zichzelf en het hele team helpen door al die verborgen lijsten en obscure tools bij elkaar te rapen en te organiseren binnen Microsoft Teams. Daar gaan alle collega’s direct van profiteren, want die inrichting is beschikbaar voor het hele Team. Dus nu weet iedereen alles te vinden. En omdat de inrichting van het Team los staat van de leden, zal de structuur netjes overeind blijven wanneer er veranderingen plaatsvinden in de teamsamenstelling. Vertrekkende collega’s maken niets kapot en nieuwe collega’s kunnen vanaf de eerste minuut genieten van een compleet ingeregelde Teams omgeving. Iedereen die later wordt toegevoegd aan het Team profiteert direct van de verzameldrift van die collega en kan ook alle conversaties teruglezen die eerder binnen het Team of kanaal hebben plaatsgevonden. Het devies ‘anytime, anywhere, any device’ wordt zo aangevuld met ‘all-in-one-place’. Teams wordt de go-to voor eigenlijk alles. Het vertrekpunt dat hierdoor je werkdag daadwerkelijk makkelijker maakt.  

 

6. Laat de fun toe 

Teams draait om het gesprek. En mensen die samen een gesprek voeren doen dat met emotie, intonatie en humor. Dat helpt iedereen om elkaar beter te begrijpen en zichtzelf beter uit te drukken. Microsoft Teams biedt om die reden standaard een ruim scala aan emoticons, gifjes en memes. Dit is geen onzin, maar belangrijke functionaliteit om het gesprek beter te laten verlopen. Laat dit dus ten alle tijden aanstaan. Het is juist goed dat collega's lol hebben terwijl ze met elkaar samenwerken! 

 

7. Neem de standaard als uitgangspunt 

Zoals voor elk product binnen Office 365 is er ook voor Microsoft Teams een serie aan instellingen te beheren. Deze worden aangeboden op tenant niveau (de spelregels voor alle Teams) en op Team niveau (de spelregels per Team). Deze staan standaard ingesteld om de gebruikers van Microsoft Teams zoveel mogelijk zelf te laten doen en sluiten daarmee aan op het doel van Microsoft Teams om samenwerken efficiënter, overzichtelijker en leuker te maken. Zie deze standaard instellingen dus niet als een suggestie, maar als een best practice. Leg jezelf de discipline op om alleen van deze standaard af te wijken wanneer je daar als organisatie valide redenen voor hebt. En wat ons betreft bevatten valide redenen altijd zinsdelen als "mag absoluut niet gebeuren", "is uitgesloten" of "dienen we ten alle tijden te garanderen". De zinsdelen "hebben we liever niet" en "misschien beter van niet" vallen daar wat ons betreft buiten. 

 

8. Leg eigenaren uit wat je van ze verwacht

Eigenaren hebben een speciale rol binnen Microsoft Teams. Zij kunnen voor een Team waarvan zij eigenaar zijn behoorlijk wat zaken bepalen middels de instellingen die zij voor dat specifieke Team kunnen aanpassen. Je wilt eigenaren goed in het zadel helpen zodat zij begrijpen welke extra macht zij hebben en hoe ze daarmee de gebruikerservaring binnen hun Team kunnen beïnvloeden. Dit zodat zij hun krachten ten goede kunnen inzetten en niet ten kwade. Je wilt de gebruikers niet hoeven te beschermen tegen machtsdronken eigenaren en onze ervaring is dat wanneer je eigenaren goed op weg helpt je daarvoor ook niet hoeft te vrezen. Integendeel zelfs. Vaak krijg je er als organisatie een klein leger hulp biedende en welwillende collega's bij die zich verantwoordelijk voelen voor het bieden van een efficiënte samenwerkervaring voor hun Teams. Daarmee zijn de gebruikers snel geholpen en de ondersteunende diensten ontlast. 

PS: Wij posten regelmatig nieuwe blogs over Teams. Volgende week posten wij een nieuwe #TeamsBlog over de meest voorkomende vraagstukken die een Microsoft Teams op tafel gaat brengen. Houd onze blog dus in de gaten!