Hoe een zorginstelling AVG-compliant blijft

Ook in de toekomst blijft AVG een aandachtspunt
 

Voldoen aan AVG, het is één van de meest besproken onderwerpen van de afgelopen maanden. Nu de wet officieel van kracht is verdwijnt het onderwerp echter niet naar de achtergrond. Want is er een beter moment om te evalueren wat we precies hebben gedaan? En hoe zorgen we ervoor dat we ook in de toekomst blijven voldoen?
 

Verhoogde complexiteit

Om te voldoen aan de AVG kreeg elke organisatie te kampen met structurele en nieuwe aandachtspunten. Vooral bij zorginstellingen is dit een bijzonder complex gegeven. Grote hoeveelheden vertrouwelijke data worden niet alleen binnen de zorginstelling verwerkt en bewaard, er vindt ook veel data-uitwisseling plaats met andere zorgverleners en derde partijen zoals zorgverzekeraars. Om cruciale data zoals medische gegevens, genetische gegevens en biometrische gegevens te verwerken en op te slaan hebben zorginstellingen, net als Rijksoverheid en Politie, een ontheffing gekregen op de restrictie voor het opslaan en verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens. Het garanderen en veiligstellen van privacy is dus van het grootste belang.
 

10 aandachtspunten om compliant te blijven

Wij schreven een whitepaper over de 10 aandachtspunten op die top of mind moeten blijven om te voldoen aan de AVG. 4 punten zetten we alvast op een rijtje,  de andere 6 kan je rustig nalezen in deze gratis whitepaper.

  1. Stel de mens centraal en respecteer privacy: De mens staat centraal bij digitale veiligheid. Mensen weten precies welke informatie organisaties van ze hebben en wat ze hiermee doen.
  2. Zorg voor bewustzijn bij alle medewerkers: AVG is meer dan voldoen aan de wet, het is een bewustzijn creëren binnen de organisatie over hoe we omgaan met persoonsgegevens.
  3. Huidige wetten en regels blijven van kracht: De huidige wetten en regels die van toepassing zijn op zorginstellingen blijven gewoon van kracht.
  4. Stel een beveiligingsbeleid op: Leg vast hoe opgeslagen en verwerkte persoonsgegevens worden beveiligd. Maak aantoonbaar wie goedkeuring gaf voor het vastleggen.

Houd AVG dus op het netvlies en download snel deze whitepaper. Deze 10 aandachtspunten zorgen ervoor dat jij compliant bent en vooral, compliant blijft!

Heb jij toch nog twijfels of jouw organisatie wel alles goed heeft geregeld? Schrijf je dan snel in voor het gratis webinar AVG in de Zorg: is alles echt (goed) geregeld op 21 juni 2018 laat je bijpraten door AVG-expert Jeroen Erkelens van Rapid Circle.

AVG binnen de zorg: de echte uitdagingen komen nu pas 

De AVG is van kracht! Na maanden van voorbereiding, inlezen, de risico’s en consequenties in kaart brengen en de nodige aanpassingen doen, is het eindelijk zover. Het klinkt bijna alsof we niet konden wachten. En het klinkt ook bijna alsof we er nu zijn. Maar niets is minder waar. Eigenlijk kunnen we zelfs stellen dat het nu pas echt begint. Want het blijven voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is een belangrijke uitdaging voor de komende tijd: 

  • Hoe zorg je er in de zorg voor dat de AVG op een juiste manier wordt nageleefd?  
  • En dat iedereen binnen de hele organisatie zich bewust is van de nieuwe regels en manier van werken?  

Is dit eigenlijk wel mogelijk binnen de zorg? 
 

Van de privacyfunctionaris tot de rest van de organisatie 

Waar in veel andere branches vooral de privacyfunctionaris te maken heeft met de AVG en een juiste uitvoering hiervan, geldt dit niet voor zorginstellingen. In de zorg werkt het merendeel van de medewerkers met patiëntgegevens. En hebben veel medewerkers zelf de verantwoordelijkheid om hier op een juiste manier mee om te gaan. Zowel richting de patiënt, bij de uitwisseling van deze gegevens binnen de organisatie en ook het delen van deze gegevens met derde partijen. Het bewustzijn creëren en vergroten bij medewerkers is een essentieel deel van het naleven van de AVG. Net als dat ze begrijpen waar het écht om gaat, namelijk het centraal stellen van de patiënt en zijn (of haar) privacy. En dit laatste is dan vaak weer wat makkelijker in de zorg, waar de intrinsieke motivatie van medewerkers juist draait om het centraal stellen van de patiënt. 
 

De uitdaging van de juridische kant 

Naast de zachte kant, dus bewustzijn over en het begrijpen van de AVG, komt de juridische kant van de AVG bij zorginstellingen extra hard aan. Het is weer de zoveelste regel waar men zich aan moet houden en het werk wordt er niet minder op. Er komt veel administratie bij kijken, zoals het opstellen en bijhouden van een verwerkingsovereenkomst, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en het voeren en up-to-date houden van je beveiligingsbeleid. En dan hebben we het nog niet eens over de extra lasten voor de patiënten, zoals het geven van toestemming over hun gegevens en wat hiermee gebeurt.  
 

Is jullie AVG-werkwijze wel de juiste? 

Natuurlijk heeft de AVG een mooie visie, voor zowel organisaties als patiënten. En het centraal stellen van de mens en zijn privacy, is iets dat we alleen maar kunnen toejuichen. Dit betekent alleen niet dat het er in de praktijk makkelijker op wordt. Helemaal wanneer je nagaat dat alle andere huidige wetten, regels en NEN-standaarden ook gewoon blijven bestaan. Behalve dat zorginstellingen hier dus een flinke kluif aan hebben, krijgen ook de toezichthouders er flink wat werk bij. Komende periode gaan meerdere partijen verschillende controles uitvoeren, om na te gaan of iedereen de AVG wel goed handhaaft. En wanneer dit niet zo is, kun je een flinke boete verwachten Gelukkig kunnen we wel coulance verwachten bij de controles, want iedereen begrijpt dat deze AVG wet een complex onderwerp is binnen de zorg. 
 

De belangrijkste aandachtspunten op een rij 

Enerzijds kunnen we absoluut stellen dat het juist voor zorginstellingen een moeilijke en complexe wet is. Niet alleen door alle regels, maar ook (of juist) doordat veel medewerkers werken met patiëntgegevens. En met de discussies binnen de zorg over de hoeveelheid werk, een tekort aan medewerkers en de overdaad aan administratie, kunnen we concluderen dat de AVG weer een last erbij is. Anderzijds is het ook zo dat juist de zorg al bekend is met allerlei wetten, regels en procedures. En zich al heeft bewezen dit goed aan te kunnen. Daarbij is het een branche die mensgericht is, dus ook hier verandert er niet veel. Dus ja, het is moeilijk en veel. En tegelijk hebben we er alle vertrouwen in dat wanneer je aandacht blijft hebben voor alle uitdagingen, alles mogelijk is binnen de zorg. Zolang de patiënt er maar beter van wordt. 

Om je een overzicht te bieden van wat je te wachten staat om te blijven voldoen aan de AVG hebben we een handige whitepaper voor je ontwikkeld. Hierin hebben we de 10  aandachtspunten voor je op een rij gezet. Inclusief nog meer toelichting en diepgang over hoe je dit binnen jouw organisatie kan toepassen. Download hier de whitepaper.

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat

Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als 'reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek'.

Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.  
 

Om te beginnen

Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link

Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekend bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzich zelf spreekt.
 

Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:

1.       Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.

2.       Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten

3.       Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen

4.       Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen.  Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.

5.       Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met  jou zijn gedeeld.

6.       De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.  
 

p1.png


Start met chat

Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.

Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
 

Geef structuur met kanalen

Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.

Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken.  Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.  
 

Voeg functionaliteit aan een kanaal

In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.  
 

Mails ontvangen in een kanaal

Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
 

Vergader in Teams

Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
 

Een paar functies die je extra helpen  

Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.

p2.png

In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.

p3.png

Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.

p4.png

Succes op je ontdekkingstocht   

In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.

 

Meer weten over Microsoft Teams? Op 17 mei geven wij een webinar waar wij dieper ingaan op de voordelen van Teams voor zorgorganisaties. Klik hier om je aan te melden.

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Recap MVP Summit 2018

Begin maart vond dit jaar de MVP Global Summit plaats in Bellevue en Redmond in Washington, USA. Tijdens dit jaarlijks terugkerend evenement worden alle MVP’s van over de hele wereld, zo’n 4.000, uitgenodigd om bijgepraat te worden over de nieuwste ontwikkelingen en de laatste stand van zaken, waarop ook feedback gegeven kan worden. Dit jaar was ook een jubileumjaar, want het MVP Award Programma bestaat dit jaar alweer 25 jaar.

Rapid Circle’s eigen Office Servers and Services MVP, Michel de Rooij, was ook dit jaar van de partij, tezamen met zo’n 2.000 andere MVP’s uit één of meerdere van de 18 award categorieën. In deze blog deelt hij zijn ervaringen.

 Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

De Global MVP Summit

De Summit is een evenement waar veelal technische informatie wordt gedeeld met de MVPs. Afhankelijk van welke Award categorie je onder valt, wordt er 3 à 4 dagen technische informatie met je gedeeld. Dit jaar was er ook een zogenaamde Community Pre-Day, waar MVPs de nodige soft-skill ervaringen deelden met geïnteresseerden.

De tijdens de Summit gedeelde informatie valt onder een persoonlijk non-disclosure agreement; dat houdt in dat deze informatie buiten het de Summit niet mag worden gedeeld, ook niet met collega’s. Naast dat de feedback en discussies tijdens de Summit voor Microsoft en MVPs waardevol zijn, schaft deze ook inzicht in de visie en strategie van Microsoft, en daarmee een kans de voorsprong te behouden en klaar te zijn voor de nabije toekomst.

n.png

Naast de technische sessies is de Summit ook het evenement waar je de meeste MVPs tegenkomt, en is dan ook bij uitstek een setting om niet alleen te netwerken met de productgroep, maar ook relaties te onderhouden of kennis te maken met de andere MVPs. Een categorie als Office Servers and Services is erg breed, en daarbinnen zie je toch dat iedere MVP eigenlijk zijn eigen specialisatie of ervaring heeft. De evenementen in de avonduren leenden zich hier prima voor, zoals de regional meetups waar je kon netwerken met alle MVPs uit de regio, of de product group happy hour. Menig leverancier organiseert tijdens de Summit ook iets, en zo belande ondergetekende met Quadrotech op een bowlingbaan. Als afsluiter was er een slotfeest compleet met silent disco, wat een aparte gewaarwording blijft.

Ondanks dat Washington bekend staat als de Rainy State, is Seattle en omgeving een aardige locatie om te verpozen met de Pike Place Market, Underground Tour, de Boeing fabrieken of een wandeling in een van de kleurrijke bossen die Seattle rijk is. Want naast een week van inspanning moet er ook wat tijd zijn voor ontspanning.
 

Wat is een MVP?

Het MVP Award Programma bestaat sinds 1993, en heeft als doel personen, die vanuit hun passie voor (Microsoft) technologie bijdragen leveren aan het delen van kennis binnen de diverse communities, te erkennen. Dit delen van kennis kan zijn het spreken op of organiseren van online of offline evenementen, participatie in gebruikersgroepen, het schrijven of onderhouden van blogs of artikelen, of (mee)coderen aan projecten in de (Microsoft) community. Waar online gebruikersgroepen zich voorheen ophielden op platformen als CompuServe of Usenet, is dat tegenwoordig bijvoorbeeld Microsofts eigen TechCommunity site, of GitHub waar veel van Microsoft open sourced materiaal gehost wordt.

mr.jpg

Hoe word ik een MVP?

Er is echter geen vast recept voor mogelijke toekenning van de Award; een IT pro zal waarschijnlijk vaker op een evenement spreken dan een developer; toch leveren zij beiden op eigen manier een waardevolle bijdrage aan de eigen communities. De regel is dan ook eigenlijk, doe wat je leuk vindt, en doe dat goed. Als dat goed genoeg is (in de ogen van Microsoft), val je vanzelf op, wordt je mogelijk door iemand genomineerd, en vind je na het inzenden van je community activiteiten wellicht op een eerste dag van de maand de MVP welkomstboodschap in je Inbox.

Wij vieren Internationale Vrouwendag! Jij ook?

Het is vandaag Internationale Vrouwendag!

Een goede reden om op onze manier een steentje bij te dragen en awareness te creëren voor deze belangrijke dag. Daarnaast zetten we graag de vrouwen bij Rapid Circle extra in het zonnetje. Want hoe is het eigenlijk om als vrouw in de ICT-branche, en dus voornamelijk een mannenwereld, te werken?

 Het vrouwen team van Rapid Circle (v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Het vrouwen team van Rapid Circle
(v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Hanneke Pastoor, Adoptie Consultant bij Rapid Circle
Internationale Vrouwendag klinkt als iets wat een mooi feestje zou kunnen zijn. Een dag waarop we vieren dat een vrouw in staat is tot het combineren van en excelleren in veel rollen. We kunnen een carrièrevrouw zijn, maar tegelijkertijd ook een zorgzame moeder en partner. Iemand die een huishouden draaiende weet te houden, maar hiernaast ook een goede vriendin is. Iemand die anno 2018 in staat is haar eigen leven zelfstandig te regelen. En gelukkig is dit ook hoe ik het ervaar.
Ik zie International Women’s Day als een dag waarop we vieren dat het mogelijk is dat ik als 29-jarige single vrouw mijn eigen appartement kan huren in Amsterdam, dit helemaal zelf betaal, een baan heb waarin ik elke dag de kans krijg om te groeien, waarin ik een goed salaris krijg, elk jaar op vakantie kan, mag stemmen, dat ik mag en kan kopen wat ik wil, aan mag doen wat ik wil en mag zeggen wat ik wil… en dat ik hierin (bij mijn weten) niet verschil van mijn collega’s, vrienden of familieleden die per toeval een ‘M’ in hun paspoort hebben staan.
IMG_9414.JPG
Cocky de Bruijn, Project Manager bij Rapid Circle
Voor mij persoonlijk heeft Internationale Vrouwendag geen speciale betekenis. Ik heb mij eigenlijk nooit achtergesteld gevoeld bij mijn mannelijke collega's in deze sector. Sterker nog, ik zie het vaak ook als een voordeel dat ik een van de weinige vrouwen ben. Maar ik voel mij natuurlijk wel verwant met vrouwen die er wel last van hebben en daarom ben ik blij dat deze dag bestaat en steun ik het van harte!


Als Rapid Circle maken we geen onderscheid. Vrouwen zijn er bij ons te vinden in allerlei functies, van business consultant tot full stack developer. Dat is iets om trots op te zijn!
 

Laat je horen op Internationale Vrouwendag 2018!
Internationale Vrouwendag staat voor het gevoel van solidariteit en strijdbaarheid van vrouwen overal ter wereld. De viering ervan vindt elk jaar plaats rond een specifiek thema – dit jaar is dat gendergelijkheid

In de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens is vastgesteld dat mannen en vrouwen dezelfde rechten hebben. In de praktijk blijkt een dergelijke verklaring niet altijd voldoende te zijn. Vrouwen en meisjes zijn vaak nog achtergesteld ten opzichte van jongens en mannen.

Met de hashtags #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress laten we dit jaar onze stem horen. 

Dat is belangrijk, want ondanks dat wij het ontzettend getroffen hebben bij Rapid Circle, is dat helaas niet voor alle vrouwen wereldwijd het geval. Het komt namelijk nog te vaak voor, ook in Nederland, dat vrouwen minder betaald worden, minder serieus genomen worden, of in ‘oude rolpatronen’ worden geduwd. En om voor iedereen een situatie te realiseren waarin het niet uitmaakt welk geslacht er in je paspoort vermeld staat is #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress the only way to go.

Internationale Vrouwendag is nog niet de feestdag die het zou kunnen zijn, maar biedt aan de andere kant ook perspectief om stil te staan bij wat we allemaal al wél bereikt hebben. Hopelijk kunnen we door zoveel mogelijk (positieve en negatieve) verhalen te delen, elkaar inspireren te strijden voor vrouwenrechten. En hopelijk mogen we dan Internationale Vrouwendag ooit echt een internationaal feestje noemen!

IWD_2.JPG

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Een nieuwe werkplek: Kiest u voor private cloud of public cloud?

U wilt uw ICT meer een regierol geven? U wilt meer toegevoegde waarde voor ‘de business’, u wilt uw werkplek vernieuwen, snel, simpel, mobiel? U wilt stappen of stapjes maken naar digitale transformatie? Grote kans dat u wilt migreren naar de cloud, of al gemigreerd bent. Een groot aantal hebben de stap deels al gemaakt (bijvoorbeeld applicaties naar een SaaS model gebracht) of zijn actief plannen aan het maken om van hun verouderde (on-premise) ICT omgeving naar de Cloud te gaan. Naar de Cloud om ook afscheid te kunnen nemen van de verouderde legacy systemen die het businessproces vertragen. Maar welke route ernaartoe kiest u en voor welk type Cloud kiest u?


Gaat u voor een pure ‘lift-and-shift’ datacenter verhuizing, naar een nieuw datacenter van een ICT leverancier? Dit is voornamelijk het verplaatsen van verantwoordelijkheden, op basis van bestaande requirements. Dat kan een prima keuze zijn. Of slaat u deze tussenstap over en kiest u meteen voor optimalisatie met behulp van de public cloud? Een externe datacenter of een public cloud hebben beide voor- en nadelen. Afhankelijk van uw situatie en doelen, komt u tot een keuze. We delen graag 4 stappen die u hierbij kunnen helpen.

Meer dan 70% van de IT managers die we spreken is het er inmiddels wel over eens: de public cloud is de meest veilige, flexibele en kosteneffectieve oplossing. De volgende vier stappen helpen je snel op weg:

1. Learning. Wat zijn de verschillen, wat zijn de voor- en nadelen?

Om straks gefundeerde keuzes te kunnen maken heb je vooraf kennis nodig van de verschillende typen cloud. Wij onderscheiden hierin de Private Cloud, Hybrid Cloud en Public Cloud. In het kort zien wij private cloud als gewoon een ander datacenter en de Hybrid Cloud als een tussenstation in de route naar de uiteindelijke public cloud. We onderscheiden hier ook de mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en marktintroductietijd. Vooral de Public Cloud is voor de meeste van onze gesprekspartners nog onvoldoende bekend. Het is vooral bekend als ‘just another datacenter’, maar dan nog meer onzichtbaar. Maar met dezelfde VM’s en infrastructuur-elementen.

Het grote verschil zit hem echter in de toegevoegde waarde van alle bouwblokken, services en applicaties, klaar voor gebruik, waarmee u kunt optimaliseren, goedkoper kunt maken, innoveren en nieuwe dingen doen die nooit mogelijk waren. U kunt kortstondig heel veel laten uitrekenen zonder dat u vooraf hoeft in te kopen en bovenal, de veiligheid van Public Cloud is dermate hoog, daar wordt dermate veel in geïnvesteerd, dat veel grote multinationals inmiddels ervan overtuigd zijn dat zij of ICT leveranciers, niet zo goed voor security kunnen zorgen als bijvoorbeeld Microsoft.

Zorg ervoor dat u bekend bent met de technieken die u nu in huis heeft en waarom hiervoor gekozen is. Wat zijn de redenen dat bepaalde applicaties afhankelijk zijn  van ouderwetse technologie. Ook deze ‘legacy’-applicaties kunnen vanuit de Cloud aangeboden worden en op termijn worden gerationaliseerd.

 

2. Stel requirements op op basis van uw lange termijn doelstellingen, in plaats van op basis van de eisen van nu

Een ICT architectuur uit het verleden biedt geen garanties voor de toekomst. Wanneer u vooruit wilt, wilt innoveren en uw medewerkers altijd met de laatste technologie wilt laten werken, komt u tot een andere afweging dan wanneer u naar uw situatie nú kijkt en wat u nú weet wat hoe het bestaande verbeterd moet worden. Hoogstwaarschijnlijk komen daar veel nieuwe eisen bij komende jaren.

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een heldere strategie naar de optimale Cloud werkplek. Uw wensen van de toekomst komen voort uit elementen die u nu nog niet weet, maar ook uit uw organisatiedoelen of trends in de markt. In de zorg bijvoorbeeld zal de patient meer zelf doen, gaat hij verwachten dat diensten digitaal afgestemd kunnen worden en wordt zorgdragen voor zorg vaker aangevuld door digitale middelen. In manufacturing zullen u en uw concurrent snel stappen gaan maken op gebied van uitnutten van de hoeveelheid data en de mogelijkheden van IoT. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Deze komen voort uit nieuwe technieken en mogelijkheden zoals Smart Manufacturing, Agile Manufacturing, Autopilot manufacturing, 3D innovation en Zero Emission Manufacturing. Maar vooral ook uit uw organisatiedoelen en -strategie.

Het begint bij een analyse van de business en haar gebruikers; Wie zijn het, wat heeft men op dit moment nodig en hoe ziet de toekomst eruit? Aan de hand van deze gegevens, de huidige stand van ICT (assessment) en het beschikbare budget stel je een strategie op. Voor korte termijn (het laaghangende fruit) en voor de lange termijn. Hiermee ontstaat een roadmap die een helder zicht geeft op de te nemen stappen. Op basis van uw huidige situatie en legacy, op basis van uw wensen en eisen nu en op basis van toekomstige eisen, die we nu nog niet concreet weten.

 

3. Assessment van de huidige situatie en de impact van uw keuzes

Dit is het moment om uw huidige situatie in detail te onderzoeken, uw alternatieven te beschrijven en de technische voors- en tegens en afhankelijkheden in kaart te brengen. Wat is de impact van een verplaatsing, vernieuwing en verandering? Wat zijn de risico’s? Welke elementen moeten eerst geregeld worden voor een bepaalde stap gemaakt kan worden?

Onderdeel hiervan is een Cloud-readiness assessment. In dit assessment wordt er een inventarisatie gemaakt van de bestaande ICT omgeving. Met deze inventarisatie worden het applicatielandschap en de kritische componenten uit uw ICT omgeving overzichtelijk in in kaart gebracht. Deze gegevens helpen bij het vormgeven van de strategie/roadmap en in deze fase zal je ook de voordelen van de public Cloud gaan herkennen. Het helpt daarnaast goed bij het identificeren van de scope en geeft aan waar de zwaartepunten liggen en waar quick-wins te behalen zijn.  

Uiteindelijk heeft u een overzicht van de mogelijke keuzes, minimaal 3 (in ieder geval 1 Private Cloud, 1 Hybrid Cloud en 1 Public Cloud) en alle aspecten van de migratie daarnaartoe. Van kosten op gebied van operaties, migratie en beheer, tot de risico’s.

 

4. De business case en het draagvlak, de input voor de uiteindelijke keuze en aanpak voor migratie

Op basis van de informatie die vergaard is in de eerste 3 stappen, wordt de business case opgesteld, met een TCO en met ‘zachte’ benefits. De business case geeft antwoord op of de mogelijke keuzes aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen, passen binnen de organisatiestrategie, toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en gebruikers en risico’s met zich meenemen. De business case is ook de basis voor draagvlak, aangezien het uitgaat van de benefits voor de gebruiker en de doelen van de organisatie. Het is geen ICT feestje. Hoe breder de nieuw oplossing gedragen wordt, hoe meer kans op succes je zult hebben.

 

Van keuze tot implementatie

Rapid Circle kan helpen met het nemen van deze stappen, het maken van de assessment en de business case. We kunnen dat op alle vormen van cloud doen, maar u kunt ons ook vragen een second opinion te doen, bijvoorbeeld alleen op de mogelijke keuze voor Public Cloud. We zien vaak dat vele aspecten niet meegenomen worden door traditionele adviesbureaus bijvoorbeeld, waardoor niet een compleet beeld ontstaat.

Maar het mag duidelijk zijn, wij zijn fan van de vooruitgang. In genoeg gevallen is een tussenstap (Private cloud) een goed idee, bijvoorbeeld wanneer u nog veel teveel en te zware verouderde legacy applicaties heeft. Maar als die te overzien zijn en u al stappen gemaakt heeft richting SaaS, is de kans groot dat u op een hybride cloud of Public Cloud uit zult komen. Zeker als u uitkijkt naar een toekomst vol opportunities, met het vizier op vooruitgang, in kleine stappen, met een ICT platform dat u maximaal ondersteunt om sneller te kunnen reageren dan uw concurrent.

Meer weten? Neem contact op met Erik-Jan Frieser

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.

In 5 stappen naar een slimme Cloud werkplek

De Cloud: zijn we er de afgelopen jaren met z'n allen gebruik van gaan maken. Je e-mail en je apps komen er vandaan, je slaat er zonder enige moeite je gemaakte foto's en filmpjes op, je muziek staat allang niet meer in de kast en een film of serie kijk je wanneer dat jou uitkomt. Snel en zonder gedoe gebruik je op jouw pc, mobiel of tablet precies datgene wat je nodig hebt. Niet meer en niet minder en het liefst met zo weinig mogelijk kosten.

 

Ook organisaties zijn zich steeds bewuster van deze ontwikkeling. De afgelopen decennia heeft IT zich binnen veel organisatie ontwikkeld van een handig hulpmiddel tot een kostbaar, ingewikkeld en log instrument. Inmiddels zijn we er wel achter dat we door middel van digitaal werken makkelijker, sneller, beter en efficiënter kunnen werken. Maar hoe gaan we nou terug naar de essentie van wat IT voor jouw organisatie betekent en hoe richt je hier vervolgens een slimme werkplek op in? En hoe zorg je ervoor dat je slimme werkplek ook slim blijft? In dit artikel behandelen we de vijf stappen naar een slimme werkplek.

 

Stap 1: terug naar de kern

De slimme werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie en moderne generaties medewerkers aan. Hij beweegt mee met waar de organisatie naartoe gaat en past zich aan de gebruiker aan. Het is een werkplek die de gebruikers precies datgene biedt wat ze nodig hebben: bedrijfsspecifieke applicaties en een prettige, efficiënte en effectieve manier om te communiceren en informatie te delen. En altijd up-to-date én veilig.

Om te bepalen hoe deze werkplek er functioneel per medewerker uitziet is het van belang eerst de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Het gaat in deze stap niet om wat je ze aan IT middelen gaat dwingen te gebruiken, maar veel meer om in kaart te brengen wat ze écht nodig hebben. Terug naar de kern van je bedrijfsproces en het helder hebben van de behoeftes en typen werknemers is de eerste stap.

 

Stap 2: zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een goed stappenplan naar de slimme werkplek. Het definiëren van duidelijke doelen is de voorwaarde om ook daadwerkelijk stappen te kunnen maken. Het is daarom belangrijk de huidige stand van ICT en de toekomst van de business én benodigde digitale transformatie in kaart te brengen. Met deze gegevens en de uitkomsten van stap 1 ontstaat de basis van een roadmap. Wees er scherp op dat er een concreet uitvoerbaar stappenplan komt, logisch en desnoods onderverdeeld in subgroepen. Op deze manier onderscheid je het 'laag hangende fruit' van de complexe onderdelen.

 

Stap 4: kies je Cloudtechnologie

Het mooie van de tijd waarin we leven is dat we voor het faciliteren van de slimme werkplek gebruik kunnen maken van Cloud-technologie. Dit levert een aantal voordelen op:

1.       De basis is eenvoudig geworden; ICT infrastructuur neem je als dienst af

2.       Je kunt slagvaardig inspelen op veranderingen; alle capaciteit is op afroep beschikbaar

3.       Kosten van ICT worden inzichtelijk; je betaalt naar gebruik

4.       Je IT organisatie kan zich volledig focussen op functionaliteit

 

Door de afgelopen jaren heen heeft de term Cloud verschillende betekenissen gekregen. Om hierin kort te zijn, voor ons  betekent Cloud de public Cloud. ICT omgevingen gehost vanuit een private datacenter (private Cloud) genieten lang niet alle voordelen die de public Cloud biedt. Nu overgaan van een on-premise situatie naar de private Cloud betekent vaak niet meer dan een geoptimaliseerde 'lift and shift'-actie en maakt dat je binnen drie tot vijf jaar weer kunt migreren naar een nieuw platform. Kies daarom met behulp van je roadmap uit stap 3 voor welke Cloudtechnologie gaat en waar je het voor gaat inzetten.

 

Stap 5: Leer en blijf vooruitgaan

Het succes van een slimme werkplek hangt grotendeels van twee factoren af, namelijk hoe slim je werkplek daadwerkelijk is en in hoeverre de medewerkers er dus gebruik van maken. Doe je de voorgaande vier stappen goed dan ben je al een flink eind op weg. Om alle gebruikers snel op weg te helpen is het van belang dat je ze doorlopend goed leert werken met de slimme werkplek en dat daarmee uiteindelijk de nieuwe manier van werken opgepakt wordt. We noemen dit ook wel adoptie. Adoptie vindt voornamelijk plaats op gebruikersniveau.

Omdat de wereld van IT continu in ontwikkeling is zal je ook doorlopend moeten blijven monitoren waar nieuwe technologische kansen liggen om je bedrijfsproces nog beter te maken. Zorg ervoor dat je het signaleren van nieuwe technologie goed inregelt, met Cloud kun je immers ontzettend snel schakelen op nieuwe ontwikkelingen waardoor je slimme werkplek ook slim blijft!

 

What's next

Cloud technologie levert voordelen, maar je pakt ze niet zomaar. Daar waar ICT voorheen vooral werd gedreven door de (on)mogelijkheden van hard- en software gaan we nu toe naar ICT gebaseerd op duidelijke behoeftes.

Functionaliteit gericht op het businessproces, de gebruiker en je klant. Het aanbieden van een werkplek met daarop een overschot aan applicaties en functionaliteit en vervolgens met minimale training hopen dat iedereen ermee gaat werken zoals het bedoelt was is niet meer. Het gaat niet meer om het maar kunnen aanbieden van die remote desktop aan iedere gebruiker, die technologie is kostbaar, levert bij veel gebruikers onvrede op (want veelal traag) en in veel gevallen niet eens nodig. Het gaat er veel meer om werknemers totaal onafhankelijk van hun locatie, apparaat of tijdstip productiever te laten worden en meer uit zichzelf te halen. Het gaat om slim en efficiënt samenwerken, over afdelingen en teams, wereldwijd en los van alles wat 'moet'.

 

Samengevat

Deze vijf stappen helpen je naar de volgende stap:

1.       Terug naar de kern

2.       Zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

3.       Werk naar een uniforme gestandaardiseerde werkplek

4.       Kies je Cloudtechnologie

5.       Leer en blijf ontwikkelen

 

Doe je dit zorgvuldig dan ben je goed op weg een slimme werkplek te creëren die waarde toevoegt aan je bedrijfsproces en medewerkers het beste en meer uit zichzelf laat halen.

 

Rapid Circle heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties naar de slimme Cloud werkplek gebaseerd op Microsoft technologie. Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op onze site: www.rapidcircle.com/nl/

 

Windows Update for Business configuratie via Group Policy

Windows as a Service is de nieuwe manier om Windows 10-apparaten bij te werken. In Windows 10 bevatten nieuwe functie-updates en kwaliteitsupdates de inhoud van alle voorgaande updates.

Dit houdt in dat, wanneer de nieuwste update geïnstalleerd is, het zeker is dat de Windows 10-apparaten volledig zijn bijgewerkt. In tegenstelling tot eerdere versies van Windows, wordt nu de volledige update geïnstalleerd in plaats van een onderdeel van een update.

 

Met Windows Update for Business wordt updatebeheer vereenvoudigd, zodat er geen afzonderlijke updates voor groepen apparaten goedgekeurd hoeft te worden. Hierbij kan er nog steeds risico's in de omgeving beheerd worden door een strategie voor update-implementatie te configureren.

 

Type updates

Windows Update for Business biedt drie soorten updates voor Windows 10-apparaten:

  • Feature-updates: Feature-updates bevatten niet alleen veiligheids- en kwaliteitsrevisies, maar ook belangrijke toevoegingen en wijzigingen van functies; ze worden halfjaarlijks vrijgegeven.
  • Kwaliteitsupdates: dit zijn de traditionele updates van het besturingssysteem, ze worden meestal op de tweede dinsdag van elke maand vrijgegeven.
    Deze updates bevatten drivers, beveiligingsupdates, kritieke updates.
    Windows Update for Business beschouwt ook niet-Windows-updates (zoals die voor Microsoft Office of Visual Studio) als kwaliteitsupdates. Deze niet-Windows-updates staan bekend als Microsoft-updates en apparaten kunnen optioneel worden geconfigureerd om dergelijke updates samen met hun Windows-updates te ontvangen.
  • Non-deferrable updates: Dit zijn de antimalware en antispyware definitie-updates van Windows Update, momenteel kunnen deze niet worden uitgesteld.

 

Servicing channels

Om zich aan te passen aan de nieuwe methode voor het leveren van feature updates en kwaliteitsupdates in Windows 10, introduceert Microsoft het concept van service channels (kanalen) om klanten in staat te stellen aan te geven hoe vaak individuele apparaten worden bijgewerkt.

Er kan gekozen worden uit 3 service channels:

  • Het Windows Insider-programma biedt organisaties de mogelijkheid om de nieuwste versies, die nog niet vrijgegeven zijn aan het algemene publiek, te testen en feedback te geven.
  • De Semi-Annual Channel biedt nieuwe functionaliteit twee keer per jaar aan; de zgn. feature updates. Organisaties kunnen kiezen wanneer updates uit het semi-annual channel worden geïmplementeerd. 
  • De Long Term Servicing Channel is ontworpen om alleen te worden gebruikt voor gespecialiseerde apparaten (die meestal geen Office uitvoeren), zoals medische apparatuur of PIN automaten. Apparaten in deze channel ontvangen ongeveer elke drie jaar nieuwe feature updates.

 

Update ringen

Een update ring bevat een aantal instellingen waarin is geconfigureerd wanneer en hoe Windows 10-updates worden geïnstalleerd.

Men kan het volgende configureren:

  • Windows 10 Servicing Channel: Welke groepen apparaten ontvangen updates van de Semi-annual channel (Targeted) of van de Semi-annual channel.
  • Instellingen voor uitstel: configureer instellingen voor het uitstellen van updates om de installatie van updates voor groepen apparaten uit te stellen. Dit kan per type update geconfigureerd worden.
  • Onderbreken: stel de installatie van updates uit als u op enig moment tijdens de implementatie van de updates problemen ontdekt.

 

Voorbeeld configuratie

Globaal overzicht

In onderstaand figuur wordt een voorbeeld Windows Update for Business architectuur schematisch weergegeven.

image001 (1).jpg

 

De configuratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Windows Update; cloud service
  • Functionaliteiten geboden vanuit Active Directory
    • GPOs
  • Instellingen geconfigureerd via GPOs
  • De windows 10 clients

 

Configuratie details

De details van de Windows Update for Business ringen configuratie wordt schematisch in onderstaand figuur weergegeven.

image002 (1).jpg

 

Er zijn drie ringen geconfigureerd, waarin verschillende groepen computers worden geconfigureerd.

  1. In ring 1 zitten de computers die meteen nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  2. In ring 2 zitten de computers die na een week tot twee weken nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  3. In ring 3 zitten de computers van de rest van de organisatie, de kwaliteitsupdates worden 2 weken tot een maand nadat Microsoft deze heeft uitgegeven, geïnstalleerd. Feature updates worden geïnstalleerd na 4 maanden (ongeveer) wanneer Microsoft deze updates als Semi-annual channel heeft gekenmerkt.

 

In onderstaande tabel worden de drie ringen in detail beschreven.

Capture3.JPG

 

GPOs

Er zijn 3 verschillende GPOs aangemaakt die de 3 vershillende update rings voorstellen.
Deze GPOs zijn gekoppeld aan een OU. De GPOs worden toegepast op basis van AD security group lidmaatschap.

Capture4.JPG

 

 Onderstaand een aantal screenshots van de WUFB-RING1-EA GPO als voorbeeld.

image003 (1).png
image004 (1).jpg
image005 (1).jpg

Zorg op afstand met Skype for Business

Zorg verlenen aan chronisch zieken

Patiënten met een chronische ziekte zoals Diabetes, hartfalen of COPD moeten regelmatig naar het ziekenhuis voor controle. Tijdens deze periodieke bezoeken worden bloeddruk, hartslag, gewicht en glucose gemeten. Vaak blijkt alles in orde te zijn en was een bezoek overbodig geweest. Voor sommige patiënten is een bezoek zelfs zo intensief dat de arts de patiënt aan huis bezoekt. In een tijd van bezuinigingen in de zorg is dit zeer tijdrovend en kostbaar. Nu blijkt dat dit middels ondersteuning van de juiste ICT middelen veel efficiënter kan.

 

Zorg op afstand

Stel de patiënt kan de benodigde metingen thuis verrichten en deze middels een app of handmatige invoer doorgeven aan het ziekenhuis. Met deze gegevens krijgt de arts een goed beeld van de patiënt en kan pro-actief acteren als de metingen afwijken. Maar hoe een patiënt zich daadwerkelijk voelt dat kan niet worden gemeten. Daarvoor is wil de arts de patiënt zien. Dankzij beeldbellen kan dit nu op afstand zodat de zowel de arts als de patiënt op hun eigen locatie kunnen blijven. De arts stelt een aantal tijdslots ter beschikking aan de patiënt waaruit hij/zij een keuze kan maken. Vlak voor de afspraak meld de patiënt zich met zijn PC, tablet of telefoon aan en komt in een virtuele wachtkamer terecht. Zodra de arts klaar is voor de afspraak wordt de verbinding geactiveerd. Na afloop van het consult wordt de verbinding verbroken.

 

pmjr.png

 

Voordelen

Zorg op afstand heeft voor zowel de zorginstelling als voor de patiënt vele voordelen. Zorginstellingen kampen in de huidige situatie met forse bezuinigingen. Door zorg op afstand te verlenen krijgt de arts beter inzicht in de situatie van de patiënt en zijn aandoening. Daardoor is het minder frequent noodzakelijk om de patiënt voor een controle te zien. In plaats daarvan kan er een consult op afstand worden gepland. Dit levert de arts veel tijdwinst op. Voor de patiënt betekent dit minder reizen naar het ziekenhuis, en meer controle op de ziekte waardoor er accurater kan worden ingegrepen en complicaties kunnen worden voorkomen.

 

Beeldbellen met Skype for Business

Rapid Circle heeft een beeldapp ontwikkeld gebaseerd op Skype for Business van het Microsoft cloud platform. De app kent functionaliteiten zoals een virtuele wachtkamer, tonen van plaatjes en documenten gedurende het gesprek en geeft inzicht in spreekuren en beschikbaarheid van een arts of specialist. Er is veel aandacht besteed aan beveiliging en privacy. De verbinding wordt beveiligd opgezet en na het beëindigen van de verbinding kan de patiënt niet meer verbinding maken zonder een nieuwe afspraak te plannen. Grote voordeel is dat de patiënt middels de Skype for Business app in de appstore of via een webbrowser gebruik kan maken van de beeldbelapp. Licenties zijn hierdoor aan patiënt zijde niet nodig. De webapp werkt op alle ‘devices’ en platformen.

 

Bronnen:

https://www.gezondheidsnet.nl/specialisten/zorg-op-afstand

https://dutchitchannel.nl/576202/zorgorganisatie-pameijer-gebruikt-beeldbeloplossing-applicatie-van-skype-voor-bedrijven.html

D365 for Talent: Digitale Transfromatie in HR

Microsoft brengt digitale transformatie naar HR processen. En dat werd tijd ook, want HR processen zijn in de digitale werkplek die Office365 en Dynamics365 biedt lange tijd onderbelicht gebleven. Met de komst van D365 for Talent heeft Microsoft een prachtige toevoeging gedaan op het platform. Een prachtige D365 suite met HR apps boordevol functionaliteit en geïntegreerd met O365 en Linkedin.

Wij hebben als een van de eerste Dynamics Partners, de functionaliteit die D365 biedt niet alleen bekeken maar ook geïmplementeerd! Vanaf begin volgend jaar zal ons eigen HR proces volledig “Digitaal Getransformeerd” zijn. In deze blog nemen we de functionaliteit onder de loep en geven we en inkijk in de mogelijkheden van deze geheel nieuwe maner van werken in HR!

Aan de basis van D365 for Talent ligt de razendsnelle digitalisering van processen en het daarmee samenhangende veranderende gedrag van kandidaten en nieuwe medewerkers. Digitale transformatie heeft snel en zeer zeker invloed op HR processen. HR afdelingen kunnen niet meer volstaan met een lijstje kandidaten met een bepaalde skillset en ervaring. Als organisatie willen we, nee moeten we zelfs nieuwe medewerkers actief zien te vinden, de juiste selecteren, aan ons verbinden en ze snel thuis laten voelen binnen de organisatie. En dit alles met snelheid, gemak en een uitstraling die er voor zorgen dat kandidaten en medewerkers zich van meet af aan verbonden voelen! D365 biedt het allemaal

D365 for Talent kent voldoende functionaliteit om het gehele HR proces te ondersteunen, van instroom tot uitsroom, of in goed Engels: ‘from hire to retire’:

  • Twee aparte apps om het Attract (selectie) en OnBoard proces te ondersteunen;
  • Een (core) Human Resource module te ondersteuning van diverse medewerker processen;
  • Een medewerker zelf service portaal;
  • Een portaal voor individuele kanditaten

Het mooie van D365 is dat het slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die het Microsoft platform biedt: snelle en eenduidige communicatie door middel van portals, planningsverzoeken in de agenda’s  van kandidaten en interviewers om snel en zonder mistverstanden tot afspraken te komen. Door het gebruik van portals ligt informatie eenmalig vast en heeft iedereen inzicht in de juist informatie op het juiste moment. De kandidaat ziet op zijn eigen portal informatie,  voortgang en status van zijn proces, interviewers hebben altijd toegang tot de laatste informatie.

Zijn kandidaten goed genoeg bevonden, dan worden ze direct het onboarding proces ingeleid. Door middel van templates wordt , ook weer via een portaal, veel informatie gedeeld. Niet alleen een  welkomst document, maar ook concrete afspraken in de eerste weken, taken en connectie met toekomstige collega’s. Alles met als doel om de instroom en Onboarding soepel te laten verlopen.

Zijn kandidaten gewaardeerde collega’s geworden, dan biedt de core Human Resources functionaliteit voldoende mogelijkheden tot het ontwikkelen van zijn of haar specifieke talenten. Met functionaliet voor het vastleggen van persoonlijke KPI’s. Uiteraard is de core HR omgeving voorzien van vele oeverzichten en dashboards, waarbij de koppling met PowerBI duidlijke zichtbaar is.

Geïnteresseerd wat D365 for Talent voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Jeroen Beelen via Jeroen.Beelen@RapidCircle.com

Van informatie naar kennis: Zes dingen die je vooral niet moet bij het overdragen van kennis bij een IT verandering.

Bij IT veranderingen zien we steeds meer organisaties die hun medewerkers willen en ook gaan trainen. Adoptie d.m.v. trainingen, instructiemateriaal en ambassadeurs of key-users is inmiddels steeds vaker onderdeel van een project. Helemaal top vinden wij!

Echter, de plank net een beetje misslaan is hierbij best wel makkelijk. Je moet op best veel letten en sommige super goed bedoelde keuzes kunnen vaak net niet optimaal uitpakken. Om adoptie en kennisoverdracht zo succesvol mogelijk te maken, en een aantal simpele valkuilen te voorkomen, hebben we een aantal no-go’s opgesteld rondom het trainen van medewerkers bij bijvoorbeeld een Office 365 implementatie. Let wel, de zes punten zijn misschien wel wat zwart/wit gesteld, en in sommige situaties moet vanuit haalbaarheid of organisatorisch oogpunt toch gekozen worden voor een of meerdere ‘no-go’s’. Dat snappen we!

 

1. Instructiemateriaal beschikbaar stellen

Dit klinkt misschien raar, maar wat je niet wilt bij het trainen van je medewerkers is het ‘beschikbaar stellen’ van instructiemateriaal. Je wilt namelijk niet dat mensen zelf op zoek moeten of dat ze hun instructievideo’s of handleidingen zelf moeten ‘halen’. Want dan gebeurt het minder vaak dan je zou willen.

Wanneer medewerkers even tussen hun werk en de lunch door moeten leren werken met een nieuwe tool, dan zorgt de ‘waan van de dag’ er vaak voor dat het niet gebeurt. Ook als ze wel graag willen en overtuigd zijn van de toegevoegde waarde. Mensen zoeken vervolgens het instructiemateriaal niet op. Daarnaast, als de nieuwe tool wordt uitgeprobeerd zonder handleiding en een medewerker snapt iets niet, dan werken ze vaak gewoon op de oude manier verder als deze nog beschikbaar is. En dan is daarna nog een tweede poging wagen vaak erg onaantrekkelijk… Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan is dan het motto. De beste manier om dit probleem te tackelen is op een proactieve manier hulp en handleidingen aan te bieden. Dus niet ‘beschikbaar stellen’, maar ‘gaan brengen’. Deze kennis-bezorgdienst kan op een aantal manieren worden vormgegeven:

  • Materiaal geprint uitdelen. Dit gaat vaak tegen de filosofie van de digitale werkplek in, maar duwt de medewerkers uiteindelijk wel de goede richting op. Dit materiaal kan op verschillende manieren worden vormgeven, van posters bij het kopieerapparaat tot aan muismatten of geplastificeerde kaarten in de lunchruimte.
  • Zorgen voor een collega (in de vorm van een key-user) die actief gaat rondvragen of iedereen al werkt op de nieuwe manier en of ze hulp nodig hebben. Als er dan vragen zijn waarop medewerkers zelf het antwoord niet zoeken, maar wel stellen aan een van hun collega’s bereik je dus je doel. Een vraag stellen aan een collega met verstand van zaken zorgt ook meteen voor het juiste antwoord, waardoor men minder snel afhaakt.
  • Een mailing met elke keer een nieuwe video.
  • Blijven aanstippen bij overleggen.

 

2. Key-users verplichten key-user te zijn

Dit klinkt misschien als een open deur, maar wanneer iemand zichzelf kán aanmelden als key-user en zich ook echt aanmeld, dan is deze persoon vaak een betere/meer gecommitteerde key-user dan als hij/zij was aangewezen. Intrinsieke motivatie om een nieuwe tool zoals Office 365 in de organisatie te laten slagen zorgt toch wel echt voor ‘the extra mile’. Deze persoon maakt makkelijker tijd, voelt zich meer eigenaar van het ‘probleem’ en voelt zich verantwoordelijker voor het bereiken van de doelen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar dat maakt dit de regel.

3. Trainingen vrijblijvend maken

Waar key-users zichzelf moeten aanmelden, werkt training juist het beste als deze verplicht is. Wanneer training niet verplicht is, melden alleen die mensen zich aan die het óf sowieso al interessant vinden, óf er al mee werken, óf de ‘early adopters’. De medewerkers die vaak juist de training nodig hebben negeren dit vaak liever en gaan liever op de oude weg door. Degene die hun eigen niveau overschatten en de sceptici, die melden zich vaak niet aan voor een training over een tool die ze niet willen gebruiken. Erg jammer, want zo is er een gelegenheid minder om deze mensen te laten zien en vooral ervaren hoe handig de tool is en hoeveel ze eraan kunnen hebben.

4. Trainingen niet toespitsen op doelgroepen

Dit is niet per se een harde no-go, maar training werkt wel beter als collega’s van dezelfde afdeling of vanuit dezelfde rol in één training zitten. Zo hoef je de training maar praktisch te maken voor één doelgroep in plaats van vier of vijf.

Want wat training zo succesvol maakt, is wanneer medewerkers inzien hoe ze de tool in de praktijk kunnen gebruiken. Als je voor de hele groep in één keer kunt laten zien hoe zij OneNote nou het makkelijkste kunnen inzetten, of hoe Teams voor hun het beste ingericht kan worden, dan hoef je maar 1 situatie te schetsen en herkent iedereen zich hierin. Wanneer je én aan een groep directeuren én aan een groep administratief medewerkers tegelijk moet uitleggen hoe OneNote voor hen nou het beste werkt is de helft van de training niet relevant voor beide groepen.

5. Training niet toespitsen op niveau

Simpel feit: niet iedereen leert even snel, en niet iedereen heeft hetzelfde startpunt. Om de training zo nuttig en navolgbaar te houden voor iedereen is het een goed idee om te differentiëren op niveau.

Om medewerkers in te delen op die niveaus is mijn advies om een objectieve enquête aan die aan het einde van de test met een indeling komt. Mensen hebben er namelijk een handje van zichzelf te overschatten of te onderschatten. En de manager weet niet altijd dat Wim ’s avonds in z’n vrije tijd in het buurthuis computerles geeft, of dat Milan eigenlijk nog niet eerder heeft gehoord van Office 365..

6. Een one-off ‘training’ zien als training

Dit klinkt misschien gek, maar een training die je 1x geeft is eigenlijk geen training te noemen. Ja, je legt uit hoe dingen werken; en ja, je laat de deelnemers oefenen en proberen, maar.. “Mensen onthouden maar 10% van wat ze horen. Van wat ze lezen 20%, van wat ze doen 50% en van wat ze zelf ontdekken 100%”.

Met andere woorden, wanneer ik in een training uitleg hoe Office 365 werkt, onthouden de deelnemers maar 10%. Laat ik ze oefenen onthouden ze misschien de helft. Maar waar het pas echt interessant wordt is daarna… Daarna gaan ze ontdekken, proberen en ervaren hoe Office 365 in hun voordeel kan werken. Met andere woorden, als ik één keer een ‘training’ geef, is dat veel meer een inspiratiesessie. Ik hoop altijd dat mensen onthouden dát Office 365 heel handig kan zijn, dat ze het moeten gaan proberen en misschien ook een aantal praktische situaties in hun hoofd hebben waarin ze Office 365 kunnen gebruiken. Ik verwacht ab-so-luut niet dat ze elk knopje weten terug te vinden en dat ze meteen na de training op de nieuwe manier kunnen werken.

Om de kennis die men heeft opgedaan in de training te verankeren in de ‘waan van de dag’ erna heb je een aantal dingen nodig:

  • Meer training! Dan veranderd de inspiratiesessie namelijk in training. Bij herhaling, toepassing en proberen zal langzaam meer blijven hangen.
  • Instructiemateriaal verspreiden! Als deelnemers wel de context hebben onthouden, maar niet de knopjes, dan helpt instructiemateriaal waar ze deze knoppen eenvoudig op terug kunnen vinden.
  • Key-users! Informatie wordt pas kennis door bijvoorbeeld de inzet van vrijwillig aangemelde collega’s die hun collega’s er weer op wijzen waarom Office 365 handig is, en in welke praktische situatie, en dan ooook nog kan uitleggen hoe het werkt (eventueel ondersteund door instructiemateriaal).

 

Aandachtspunten

Naast deze zes no-go’s zijn er nog een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opzetten van training, namelijk:

  • Maak de training niet te lang. Beter een paar keer een korte sessie dan een keer lange sessie. Dan weet je namelijk zeker dat mensen hun aandacht en concentratie verliezen.
  • Niet te veel stof en onderwerpen in één sessie, zeker niet als dit nieuwe stof is.
  • Niet te veel tijd tussen de verschillende sessies. Als je een maand na de eerste sessie de tweede sessie hebt, dan is de kans aanzienlijk dat de trainer de hele eerste sessie moet herhalen, aangezien iedereen alles is vergeten.
  • Zorg er voor dat de technische randvoorwaarden op orde zijn! Lijkt een kleine moeite, maar dit is écht cruciaal. Werken alle computers/laptops? Kan iedereen inloggen? Heeft iedereen toegang tot alle programma’s? Heeft iedereen de juiste licentie?

Het is voor de kennisoverdracht dus best wel een beetje belangrijk dat de training goed is ingericht en voorbereid en dat de andere manieren om kennis over te dragen goed zijn georganiseerd. Maar hoe goed je de training ook inricht en hoe goed het instructiemateriaal ook is… daarna begint het pas. Informatie moet kennis worden, en kennis uiteindelijk bepaald gedrag. Die transitie moet gestimuleerd worden, want deze gaat niet vanzelf!

Binnen de adoptiestrategie van Rapid Circle wordt veel aandacht besteed aan de verandering van gedrag die samengaat met de implementatie van een nieuwe IT oplossing. Wil je hier een keer over sparren? Neem dan contact op met Nicole Smits of Hanneke Pastoor.

 

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

AVG – wet- & regelgeving: Wat te doen?

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

25 mei 2018 komt steeds dichterbij. Dat is de datum waarop organisaties door klanten en medewerkers juridisch kunnen worden aangesproken op de naleving van de AVG, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit is een Europese privacy verordening waarvoor organisaties 2 jaar de tijd hebben gekregen om zich voor te bereiden. De AVG is namelijk in mei 2016 in werking getreden.

De AVG is gericht op de privacybescherming van natuurlijke personen (jij en ik) en geldt voor alle organisaties, in het bedrijfsleven en alle overheidsinstanties.

Naast de AVG zijn geldt voor alle organisaties de meldplicht datalekken (sinds januari 2016). Voor zorgorganisaties geldt al jaren de NEN7510 norm. Deze norm wordt gezien als een vrij strenge norm voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Het wordt ook gebruikt door de Inspectie in de GezondheidsZorg (IGZ) om de informatiebeveiliging van zorgorganisaties te toetsen.

Waarom is er op dit moment zoveel te doen rondom de AVG? Met de komst van de AVG krijgt de “gewone” burger voor het eerst een juridisch instrument in handen om de bescherming van zijn of haar persoonlijke gegevens af te dwingen. Daarbij komt dat bij veel organisaties pas nu het besef van de impact van de AVG op de bedrijfsvoering goed doordringt. Zij voelen de druk groter worden om op een professionele wijze om te gaan met gegevens van klanten en medewerkers. Mede ook omdat het spannend wordt of consumenten en medewerkers ook daadwerkelijk organisaties juridisch zullen gaan aanspreken op naleving van de AVG.

Een andere bijzonderheid is dat de AVG naast privacybescherming nog een aantal aanvullende rechten verschaft aan natuurlijke personen, die echt nieuw zijn. Hieronder zijn deze rechten opgesomd, ten aanzien van de eigen persoonsgegevens:

  • Recht op toegang;
  • Recht op controle en verbetering;
  • Recht op een kopie;
  • Recht om vergeten te worden (wissen);
  • Recht op duidelijke instemming voor gebruik;
  • Recht op transparantie over het gebruik;
  • Recht op eenvoudige doorgifte naar andere partijen;
  • Recht op kennisgeving bij ongeoorloofd gebruik of lekken.

Wat te doen?

Door de Autoriteit Persoonsgegevens is een 10 stappenplan beschreven waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op de AVG. Dit stappenplan is opgenomen in dit blog. Daarnaast bestaat voor de NEN7510 norm een checklist, die als controlemiddel kan dienen, om vast te stellen of uw organisatie adequate technische maatregelen heeft genomen om persoonsgegevens van klanten en medewerkers te beveiligen. Deze checklist hebben we vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

 

10 Stappenplan

Stap 1: Bewustwording - Aanpassen huidige processen, diensten en goederen.

Stap 2: Rechten van betrokkenen - recht op inzage, recht op correctie en verwijdering, recht op dataportabiliteit.

Stap 3: Overzicht verwerkingen - Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Documentatieplicht.

Stap 4: Privacy Impact Assessment (PIA) - Verplicht PIA uit te voeren bij waarschijnlijk hoog privacyrisico.

Stap 5: Privacy by design & privacy by default - Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Privacy by default houdt in dat standaard, alléén persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn.

Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (Privacy Officer) aan te stellen.

Stap 7: Meldplicht datalekken - Je moet alle datalekken documenteren.

Stap 8: Bewerkersovereenkomsten - Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw leveranciers nog steeds toereikend zijn.

Stap 9: Leidende toezichthouder Heeft jouw organisatie vestigingen of vinden gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten plaats?  Dan hoef je onder de AVG maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen.

Stap 10: Toestemming Voor sommige vormen van gegevensverwerking heeft je organisatie toestemming nodig van de betrokkenen. Aangetoond dient te kunnen aantonen worden dat toestemming van betrokkene is verkregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Het volledige 10 stappenplan is gepubliceerd op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens en is hier te vinden.

 

NEN7510 Checklist

Om je concrete handvatten te bieden voor het bereiken van een adequate beveiliging van persoonsgegevens hebben we de NEN7510 checklist vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

  • Gebruik van een gescheiden omgeving voor ontwikkeling en testdoeleinden;
  • Gedegen bescherming tegen virussen en malware;
  • Bescherming van mobiele apparaten tegen onbevoegd gebruik;
  • Bescherming van elektronische berichtuitwisseling:
    • Encryptie en aanvullende (toegangs)beveiliging van e-mailberichten;
    • Aanvullende (toegangs)beveiliging van documentuitwisseling;
    • Encryptie van communicatie tussen informatiesystemen.
  • Audit-log van activiteiten van gebruikers, uitzonderingen en beveiligingsgebeurtenissen;
  • Procedure voor het registreren en afmelden van gebruikers (accountbeleid);
  • Wachtwoordbeleid (afdwingen sterke wachtwoorden en periodiek wijzigen van wachtwoorden);
  • Autorisatie tot alleen die informatie(systemen) waarvoor de medewerkers specifiek bevoegd zijn;
  • Gebruik van een unieke identificatiecode voor persoonlijk gebruik;
  • Multi Factor Authenticatie voor informatiesystemen, die cliëntgegevens verwerken;
  • Beveiligingsmaatregelen ter bescherming van draagbare computers en communicatie-apparatuur.

 

Hoe weet ik hoe mijn organisatie ervoor staat?

Om antwoord te gegeven op deze vraag biedt Rapid Circle in samenwerking met Microsoft het AVG Assessment gratis aan. Op basis van een uitgebreide checklist helpen wij je de gereedheid van de medewerkers, processen en technologie met betrekking tot de AVG te evalueren. Vervolgens doen we op basis van de uitkomsten aanbevelingen naar geschikte oplossingen om jouw organisatie klaar te stomen voor de AVG.