7 oorzaken en oplossingen voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven

Bij productie draait alles om ritme. Het ritme van de ploeg, de lopende band, de planning, de orders. Om het juiste ritme te houden is communicatie binnen en tussen teams essentieel. Betrokkenen moeten op de hoogte zijn van de capaciteit, taakverdeling en eventuele problemen, zodat alles blijft lopen. In de praktijk schiet communicatie tussen collega’s en teams helaas vaak tekort of kost het veel tijd. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken voor tijdverspilling en fouten door communicatie in productiebedrijven en belangrijker: hoe je dit kan oplossen.

1. WAAROM WIST IK DAAR NIET VAN?

Het is lastig om betrokkenen up-to-date te houden over alles wat speelt rondom het proces, bij andere teams en binnen de organisatie. Dienstwisselingen, werken met fulltime- en parttime medewerkers, structureel tijdsgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet makkelijker op. Memo’s worden niet gelezen, niet iedereen is actief in de groeps-chat, mailtjes worden over het hoofd gezien en soms wordt belangrijke informatie niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Hierbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en wordt alle informatie gedeeld.

 

2. IK WIST NIET DAT ER HAAST ACHTER ZAT...

Alles heeft een deadline en zeker binnen productie organisaties. Maar omdat er binnen de productielijn veel teams aan verschillende onderdelen werken, is het niet altijd even duidelijk wie welke deadline heeft. Of sterker nog, wie welke deadline in de gaten houdt. En wat gebeurt er wanneer de planning verandert? Hoewel verwacht mag worden dat elke collega de eigen planning en deadlines in de gaten houdt, gebeurt dit niet lang niet altijd. Zorg er daarom voor dat het voor iedereen duidelijk is wanneer de planning verandert of wanneer er een deadline aankomt. Dit kan door de planning beschikbaar te maken op een centrale plek die laagdrempelig toegankelijk is voor betrokkenen. En zorg ervoor dat er meldingen zijn wanneer er iets gebeurt of verandert in de planning. Op deze manier houdt iedereen de planning op zijn netvlies en vermijd je ruis op de lijn. Wij adviseren bedrijven hiervoor gebruik te maken van Microsoft Teams, een online samenwerkingshub waarin conversaties tussen collega’s en teams plaatsvinden, bestanden worden gedeeld en bedrijfsapplicaties toegankelijk zijn. Wanneer je binnen deze omgeving de planning beschikbaar maakt, kunnen op deze plek gesprekken tussen alle betrokken plaatsvinden over dit onderwerp. Met behulp van handige apps en connectoren kunnen bovendien notificaties ingesteld worden zodat betrokkenen op de hoogte gesteld worden als er veranderingen in de planning plaatsvinden. Zo is iedereen altijd op de hoogte.

3. WAT ZIJN OOK ALWEER DE INLOGGEGEVENS?

Productiemedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze alle inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Dit is geen ideale situatie, want behalve dat het onveilig is om met jan-en-alleman wachtwoorden te delen, werkt het inefficiënt. Een oplossing hiervoor zijn online wachtwoordkluizen. Deze kluizen documenteren de inloggegevens met één druk op de knop in een veilige omgeving en de inloggegevens worden automatisch aangevuld om snel in te loggen. Je hoeft niet meer je wachtwoord te onthouden of op te zoeken, dit doet de wachtwoordkluis voor je. Een andere optie om de frustratie tegen te gaan van inloggen en meerdere systemen gebruiken, is het werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

4. INFORMATIE VASTLEGGEN EN OPZOEKEN

Elke stap wordt vastgelegd binnen een productiebedrijf. Dit is nodig om grip te houden op de processen, de planning, de inkoop, de verkoop en de financiën. Dit betekent dat er voor elke stap administratieve handelingen dienen te worden verricht. Verschillende stappen worden in verschillende systemen gelogd. Om deze administratieve processen efficiënter te laten verlopen is het belangrijk dat de registratie van data dummyproof is, er maximaal geautomatiseerd wordt, systemen aan elkaar worden gekoppeld en communicatie gestroomlijnd verloopt. Voor steeds meer productiebedrijven bewijst Microsoft Teams hiervoor van grote waarde te zijn. Systemen kunnen hier geïntegreerd worden en zijn te koppelen via Connectoren. Door het toepassen van PowerApps en Flows kan gezorgd worden voor een foutloze invoer van data.  En bovendien vinden gesprekken over processen of vastgelegde data plaats op één centrale plek tussen alle betrokkenen.

5. MAIL, MAIL EN NOG MEER MAIL

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Updates, bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijk. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om iets snel af te stemmen. Zorg voor een werkomgeving die de behoeften aan overzicht en directe communicatie faciliteert. Microsoft Teams is zo’n werkomgeving. Een interessante mogelijkheid die Teams onder andere biedt is om mails te laten binnen komen binnen Teams. Bijvoorbeeld alle orders. Zo zien alle betrokkenen de order binnenkomen. De mail met de order wordt direct omgezet naar een chatbericht en de bijlagen worden automatisch opgeslagen in de gemeenschappelijke bibliotheek. Gesprekken over de binnenkomende order vinden vervolgens binnen deze omgeving plaats. Hierdoor worden lange mail trails voorkomen en vinden er dynamische groepsgesprekken plaats. Resultaat: meer snelheid, minder fouten, meer werkplezier.

6. WE APPEN

Mail is niet de meest handige manier van communiceren. Bovendien geven steeds meer mensen er de voorkeur aan om te chatten. WhatsApp is natuurlijk de meest gebruikte app hiervoor. Ook binnen bedrijven wordt het steeds vaker gebruikt. Dit lijkt efficiënt, maar voor een productieorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie, vindt plaats op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Bied medewerkers daarom een alternatief aan waarin alle informatie toegankelijk blijft voor alle teamleden, dus ook voor nieuwe aanwinsten. 

7. GEBRUIK DE EXPERTISE VAN MEDEWERKERS

Een productieplanning komt nooit 100% uit. Hoe graag we dit ook willen, er zijn altijd uitdagingen en problemen die ervoor zorgen dat de planning weer op de schop moet. En bij het tegenkomen van een uitdaging of een probleem, moet je eerst het hele team inlichten, voor een oplossing zorgen, de planning aanpassen en iedereen hier weer van op de hoogte stellen. Dit kan makkelijker. Met Microsoft Teams heb je een directe lijn naar het hele productieteam. Hierdoor kan je niet alleen makkelijk en snel communiceren, maar maak ook direct gebruik van de kracht van je medewerkers voor oplossingen. Stuur een bericht over het probleem, laat het direct zien middels een video of foto die je meestuurt en vraag om ideeën. Is er overleg nodig? Dan kan je direct een audio- of videogesprek starten. Kom je er nog niet uit? Betrek dan andere experts bij het gesprek door ze toe te voegen aan je team. Met een limiet van 2500 leden per team moet het wel heel raar lopen als er voor een probleem geen oplossing wordt gevonden.

Herken je deze oorzaken en ben je geïnteresseerd in de oplossingen?

Lees dan onze whitepaper: 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams.  

Op donderdag 13 september om 16uur geven we het webinar ‘Introductie Microsoft Teams’. In dit webinar ontdek je hoe Teams ervoor zorgt dat samenwerken efficiënter en leuker wordt. Meld je hier aan.

Tips voor een betere teamprestatie

Laat jouw productieteam beter en sneller communiceren

Inefficiënte communicatie aan de productielijn kan grote gevolgen hebben voor producten. Deadlines worden niet gehaald waardoor je het risico loopt op late delivery boetes, je logistiek in het honderd loopt en je klanten tevergeefs wachten op onderdelen die je zou leveren. Teamleiders vinden het vaak lastig om de prestaties van hun team te verbeteren. Gelukkig kan het ook anders. Door tools in te zetten om de communicatie tussen verschillende teams en collega’s te verbeteren geeft je niet enkel de productiviteit een boost, je draagt ook bij aan een beter bedrijfsresultaat en klanttevredenheid. Deze whitepaper zet 7 praktische tips op een rij die jou zeker helpen met het faciliteren van een veilige, efficiënte en snelle communicatie.
 

Eenvoudig informatie delen vanuit één plek

Roosters plannen, diensten overdragen en productiedeadlines vastleggen. Hoe fijn zou het zijn als dit allemaal op één plek kan? Met Microsoft Teams kan je alle data uit SharePoint of OneDrive snel en eenvoudig delen in een chat- of Skypegesprek. De dagen van het eindeloos heen en weer mailen van geredigeerde Excel-documenten zijn over: iedereen heeft toegang tot het originele bestand en werkt hierin samen.
 

Omarm de apps die medewerkers gebruiken en krijg er vat op

Mensen gaan steeds vaker zelf op zoek naar apps en tools die hen helpen om sneller en efficiënter te werken. Het is zinloos om dit te verbieden, verstandiger is om zelf de juiste tools aan te bieden en open te staan voor suggesties van medewerkers. Evalueer regelmatig welke apps medewerkers gebruiken. Inventariseer of bepaalde behoeftes nog niet ingevuld worden door een aangeboden app.

Wil je meer tips lezen? Download dan hieronder de whitepaper 7 manieren voor snelle en efficiëntere communicatie binnen productieteams of zorgteams. Je zal merken dat met een aantal eenvoudige aanpassingen jouw team een stuk productieve wordt!


Download de Teams Whitepaper

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Rapid Circle Goes Mobile: een liveblog over 1 dag volledig mobiel werken

De belofte die Office 365 doet aan haar klanten is dat al je data altijd beschikbaar is, onafhankelijk van tijd, plaats of apparaat. En met de focus die Microsoft legt op mobiele apparaten met haar “Mobile first, Cloud first” slogan mag een gebruiker hoge verwachtingen hebben over de functionaliteit die je geboden wordt via een telefoon. Dus tijd om te testen hoe ver je komt op een werkdag met enkel en alleen je mobiele telefoon. 

Het recept voor vandaag is simpel. Men neme een handvol collega’s, nodig ze uit voor een bakkie koffie om 9:00 uur ’s ochtends en laat ze allemaal een vol opgeladen mobiel apparaat meenemen. Vervolgens laat je iedereen zijn of haar werk doen en zodra iemand naar een laptop grijpt is die persoon af.

Maak kennis met de collega’s die we bereid hebben gevonden om een dag lang van hun telefoon te werken:

bas.JPG

Bas Schellevis
Functie: Operational Lead Transform Team 

Reden om mee te doen: omdat ik reeds veel via mijn mobiel mijn werkzaamheden doe (e-mail, teams, conference calls) en volledig mobiel werken mij dus makkelijk af zou moeten gaan. 

0 (2).jpg

Hanneke Pastoor
Functie: Business Consultant 

Reden om mee te doen: Microsoft heeft het veel over 'mobile first' en het is mooi om een keer te ervaren hoe alles dan ook daadwerkelijk op mobiel werkt. Daarnaast betekent zelf een keer gedaan hebben ook dat ik beter aan eindgebruikers uit kan leggen hoe het werkt vanaf mobiel. 

nathalie.jpg

Nathalie Weel
Functie: Talent Manager 

Reden om mee te doen: Ik word blij van het idee om met een mobiel apparaat rond te lopen en de hele wereld als inspiratie te laten dienen. 

 

0 (1).jpg

Maurits Broers
Functie: Projectmanager 

Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd in welke mate mijn werk mobiel kan. Ik ben veel onderweg en moet schakelen tussen verschillende klanten en werkzaamheden. 

jacco.jpg

Jacco Weijers
Functie: Functioneel Consultant 

Reden om mee te doen: Ik aan zelf wil ondervinden hoe goed de mobiele apps van Microsoft nou echt zijn en hoeveel van mijn werk ook via een mobiel kan. 

Freerk Terpstra
Functie: Business consultant

Reden om mee te doen: Ik ben erg benieuwd hoe lang het vol te houden is.

0.jpeg

Ready, Set, Go!

9:00

En we zijn onderweg. Onder het genot van een kopje koffie worden de spelregels nog een keer uitgelegd. Maurits biecht op dat hij vanochtend om 8:15 op kantoor was en uit automatisme naar zijn laptop heeft gegrepen. Het wordt hem vergeven omdat de challenge pas om 9:00 uur zou beginnen. Jacco vindt het nodig om op te scheppen dat hij vanochtend van 7:00 tot 8:30 een call heeft gedaan vanaf zijn mobiel terwijl hij zijn reis maakte via trein en pontveer naar kantoor. 

 

9:04

Hanneke, Nathalie en Bas zijn niet op kantoor en de jury maakt zich zorgen over of er wel eerlijk gespeeld wordt door alle deelnemers. 

 

9:06

Bas blijkt nog in bed te liggen. Helaas voor hem omdat hij ziek is. Maar dat weerhoudt hem er niet van om mee te doen, want vanaf zijn mobiel kan hij de communicatie prima in de gaten houden. En met de ziek-zijn troefkaart op zak kan hij zijn werk makkelijk delegeren. Toeval of slim gespeeld? In ieder geval maakt het hem een geduchte tegenstander. 

 

9:17

De meeste deelnemers spelen het veilig en beginnen met het doorspitten van hun Outlook inbox en Microsoft Teams chats. So far, so good. 

 

9:18

De werkhouding van de deelnemers gaat er ook op voorruit. Lekker vanaf een comfortabele bank je mail checken met de voetjes omhoog. Mag je het dan nog werken noemen? 

a1.JPG

 

9:23

Hanneke komt binnen en deelt een gevoelige tik uit aan de competitie want ze heeft haar iPad meegenomen. Er wordt direct protest aangetekend bij de jury, maar die staat het toe zolang ze geen extra toetsenbord of muis gebruikt. 

 

9:24

Freerk besluit ook buiten de Microsoft Apps te denken en slingert onze challenge op LinkedIn. 

 

9:25

Jacco heeft het lastig. Zijn geliefde stickers zitten niet in de mobiele app van Microsoft Teams. Dit roept emoties op die hij doorgaans graag uit via een sticker, wat de misère alleen nog maar vergroot. 

 

9:41

De eerste deelnemers zijn klaar met hun inbox en beginnen over te schakelen op andere werkzaamheden zoals het bijwerken van documenten, reviewen van presentaties en invullen van performance reviews. Dit gaat gepaard met wat vloeken en tieren omdat er vaak de melding verschijnt dat je eerst de specifieke app moet installeren om verder te kunnen. 

 

9:47

Bas is blij verrast met de snelheid en het gemak waarmee hij in de mobiele app van Microsoft Teams kan switchen tussen verschillende domeinen. Hij is door meerdere klanten als gast uitgenodigd binnen hun Teams en dit maakt het stukken makkelijker om ook die chats nauwlettend in de gaten te houden. Naar eigen zeggen werkt dit veel beter op mobiel dan via de desktop. 

 

9:50

Nog een gevoelige tik voor Jacco. Hij organiseert zijn emailtaken door vlaggetjes uit te delen aan de mails waarmee hij nog aan de slag moet. Helaas mist de mobiele Outlook app de to-do waar de gevlagde items in verschijnen. Nu moet hij alsnog zijn inbox afspeuren. Downloaden van de To-Do app biedt ook geen hulp 

 

9:51

Jacco heeft de filter gevonden om alleen de gevlagde items te tonen. Hij komt weer tot bedaren. 

 

9:52

Maurits is bezig documenten te reviewen die klanten naar hem hebben gemaild waardoor hij continu moet schakelen tussen Outlook, Word, PowerPoint en webpagina’s. Veel swipen en lastig om het overzicht te bewaren. 

 

10:01

Hanneke is gedwongen over te schakelen naar haar mobiele telefoon. Het besturingssysteem op haar iPad was te oud om de laatste Microsoft apps te downloaden. Ze gaat verder op haar mobiel. 

 

10:14

Freerk zit nog lekker in zijn inbox en maakt vaak de keuze om even naar een collega te lopen in plaats van een mail terug te sturen. Het klinkt als valsspelen, maar hij komt er mee weg omdat hij claimt dat werken op een mobiel hem juist socialer maakt richting collega’s. En dat juichen we uiteraard van harte toe. 

 

10:16

Nathalie komt binnen. Zij is de challenge begonnen met een serie calls vanuit de auto en gaat nu meteen een meeting in waar ze notities maakt via haar mobiel. Slim gespeeld! 

 

10:27

Jacco wil een vorige versie terugzetten van een Excel document maar krijgt via de OneDrive app geen versiebeheer te zien. Uiteindelijk lukt het wel via de Excel App. 

 

10:48

Maurits is al ruim een half uur bezig een offerte te controleren en aan te vullen en is positief verrast hoe goed dit kan op je mobiel. Zijn verwachting was dat op een klein scherm dat een kriem zou worden, maar het valt hem alles mee. 

 

10:49

Hanneke neemt het voorbeeld van Maurits over en gaat ook aan de slag met een offerte. Switchend tussen de PowerPoint en Word heeft zij ook geen probleem om het document af te krijgen. 

 

11:00

Twee uur onderweg en alle deelnemers zitten nog in de challenge. Krijgen ook veel bekijks van collega’s die zich afvragen of we aan het werk zijn of op het saaiste feestje ooit zijn belandt. 

p2.JPG

 

11:02

Bas is bezig om een serie meetings te verzetten naar aanleiding van een aangepaste projectplanning. Hij krijgt via de Outlook App maar slecht inzicht in de beschikbaarheid van collega’s omdat hij alleen ziet of iemand wel of niet vrij is op dat moment, maar niet ziet wat er in de agenda’s staat van de collega’s. Omdat veel collega’s hun agenda vullen met blokken om aan projecten te werken is het voor hem nu gokken of hij raak schiet met zijn nieuwe planning. Hier werkt de Desktop App van Outlook wel veel beter. 

 

11:12

Jacco duikt weer even zijn inbox in om de binnengekomen berichten van antwoord te voorzien en weet het tempo hoog te houden door zijn toetsenboard van Nederlands naar Engels om te zetten en daarmee gebruik te maken van automatische woordsuggesties en spellingcontrole. 

 

11:15

Het deelnemersveld verplaatst zich naar buiten om van het grootste voordeel van mobiel werken te genieten: werken waar het weer het beste is! 

p3.JPG

 

11:39

Maurits heeft het gevoel veel te missen rondom binnenkomende chats en emails en besluit daarom zijn notificaties aan te passen voor Outlook en Microsoft Teams. Als projectmanager wil hij natuurlijk bovenop de communicatie zitten rondom zijn verschillende projecten. 

 

11:40

Nathalie is begonnen aan het verwerken van haar notities in emails, chats en documenten en heeft zodoende al tien Microsoft Apps moeten installeren op haar mobiel om alle verschillende onderdelen van Office 365 op haar telefoon beschikbaar te hebben. Gelukkig is er voor alles een mobiele app en hoef je deze maar 1 keer te installeren, maar het vergt zeker wel wat extra tijd vandaag. 

 

11:56

Maurits heeft zijn draai gevonden in de mobiele communicatie en wisselt emails en chats af met een serie korte belletjes. IJsberend in het zonnetje gaat het hem prima af. 

p4.JPG

 

12:00

Tijd voor de All Hands, onze wekelijkse stand up met het hele bedrijf om alle collega’s op de hoogte te brengen van de hoogtepunten van jouw week. Een meeting die iedereen doorgaans live bijwoont met de kalender op je mobiel als herinnering aan je hoogtepunten. Makkie dus voor de deelnemers. 

 

12:20

Tijd voor de lunch. Met de mobiel in de hand een broodje halen aan de overkant. 

 

12:45

Maurits wankelt. Hij moet een oplevering controleren voor deze door kan naar de klant en moet daarvoor inloggen op de omgeving van de klant. Maar hij heeft moeite om in de password vault te komen vanaf zijn mobiel. In paniek overweegt hij zijn opties om niet naar de laptop te hoeven grijpen. 

 

12:47

Via de managed browser (onze telefoons worden beheerd door Rapid Circle met Mobile Application Management) is het Maurits gelukt om in te loggen en hij staat nu de laatste benodigde aanpassingen te bespreken met een collega die het direct kan aanpassen vanaf zijn laptop. Het is kantje boord, maar Maurits is nog in competitie. 

 

12:48

Nathalie is argwanend omtrent de miraculeuze ontsnapping van Maurits en het feit dat ze hem niet meer ziet zitten op kantoor helpt daar zeker niet bij. Maar snel is hij gevonden. Hij had zijn zonnetje weer opgezocht en staat buiten een belletje af te handelen. 

 

13:00

Freerk en Hanneke spelen het spel als echte pro’s. Beiden hebben ze hun middag volgepakt met meetings om zo een hoop geregeld te krijgen met behulp van mobiel, whiteboard en een aandachtig publiek. 

 

13:30

Jacco speelt dezelfde troef uit en duikt een meeting in met een collega om een heleboel kleine dingen er doorheen te rammen. Met een waslijst aan discussiemateriaal en twee whiteboards ziet het er goed uit voor hem de komende uren. 

 

13:36

Bas heeft met enige vertraging alle meetings weten te verzetten en is terug in delegeer modus. Door afwisselend gebruik te maken van Outlook, Microsoft Teams en Skype for Business houdt hij alle mogelijke lijntjes nauwlettend in de gaten. 

 

14:02

Hanneke en Maurits zitten samen in een projectoverleg waar planning en aanpak worden besproken. Met vijf collega’s in de kamer, een presentatie op het grote scherm en heftig brainstormen op het whiteboard hoeven ze alleen maar zo nu en dan een notitie te maken of document te bekijken. En dat gaat ze prima af via de mobiel. 

 

14:23

De eerste afvaller! Nathalie heeft naar een laptop moeten grijpen om enkele vacatures aan te passen voor de website. Dit kreeg ze niet gedaan vanaf haar mobiele telefoon. Zonde. Ze was een waardige tegenstander, maar bij een echte uitdaging horen ook afvallers. 

 

15:00

Met nog twee uur te gaan hebben de overige deelnemers zich allemaal goed gepositioneerd. Ieder van hen is onderdeel van een overleg waarin ze hun input prima mondeling kunnen geven of via de mobiel kunnen delen. En voor de presentatie wordt die ene collega lief aangekeken die wel achter zijn laptop zit. 

 

15:39

Jacco heeft zijn laatste overleg afgerond en pakt het pontje om zijn dag af te sluiten met een stukje zon, gevolgd door de airco in de trein. 

p5.JPG

 

15:54

Hanneke en Maurits zijn nog steeds 100% mobiel en in de afrondende fase van hun projectoverleg met een groep collega’s. Met meerdere laptops in de zaal hebben ze de afgelopen uren de verleiding weten te weerstaan om erachter te kruipen. 

 

15:59

Vanaf de bank thuis meldt Bas dat ook hij nog steeds op volle toeren draait via zijn mobiel. Niets ontgaat hem ondanks dat hij rustig aan doet vanwege zijn huidige gesteldheid. De prijs voor de meest getoonde inzet kan hem al bijna niet meer ontgaan. 

 

16:00

Start van de vrijdagmiddagborrel. Bij Rapid Circle staat de traditie fier overeind om het weekend in te luiden met een ijskoud drankje vanaf vier uur. Op kantoor word je netjes gevraagd wat je wil drinken, maar ook in de trein weten collega’s goed voor zichzelf te zorgen. 

p6.JPG

 

16:28

Hanneke heeft haar overleg afgerond en duikt nog even Microsoft Teams in om de gemiste chatgesprekken op te pakken. 

 

16:32

Ook Maurits is klaar met vergaderen voor vandaag en kan na een korte blik op zijn inbox aansluiten bij de vrijdagmiddagborrel. Met een biertje en zijn telefoon is nog steeds vol mobiel. 

 

16:41

Vanuit de trein is Jacco de backlog aan het bijwerken via de Planner App. Het aanmaken van de verschillende user stories en checklijsten is geen enkel probleem. Alleen het maken van de mockups zal tot maandag moeten wachten want er is geen Publisher App voor mobiele telefoons en daar zweert hij toch wel bij als het gaan om het maken van schematische tekeningen. 

 

17:00

Einde wedstrijd! Na een korte rondgang komen we te weten dat Bas, Hanneke, Maurits, Freerk en Jacco het allemaal gered hebben. De plichtsgetrouwe felicitaties worden uitgewisseld waarna Hanneke en Maurits zich weer toeleggen op de borrel. Bas laat het werk voor wat het is en focust zich weer op zijn route naar beterschap. Jacco is inmiddels thuis en ruilt zijn telefoonscherm in voor zijn tv om de finish van de Tour de France etappe mee te pakken. 

 

17:24

Freerk laat weten nog steeds bezig te zijn. Samen met een collega werkt hij aan een voorstel en met wat liquide aanmoediging heeft hij die collega zo ver gekregen om zijn dicteren te verwerken in het document. 

p7.JPG

THE VERDICT: Hoe vonden de deelnemers het? 

Een hele dag alleen maar op een mobiele telefoon werken vergt heel wat van IT-professionals die gewend zijn om al hun werk te kunnen doen middels een Surface Pro. Of toch niet? Wat zijn de bevindingen van onze deelnemers na een dag op de mobiel? 

 

Hanneke Pastoor

Na een langzame start ben ik eigenlijk aangenaam verrast over hoe het maken van een offerte ging op mijn telefoon vandaag. Ik ging wat langzamer dan normaal, maar was ook meer gefocust op 1 ding. Helemaal over op alleen mobiel vind ik toch wat onhandig en niet efficiënt, maar er kan eigenlijk meer op mobiel dan je wellicht van tevoren denkt. Ondanks alle gevloek en gescheld in het begin. 

 

Maurits Broers

Er is meer mogelijk op telefoon dan initieel verwacht, maar sommige activiteiten gaan wat minder snel. Zeker als alle Office365-apps geïnstalleerd zijn is het werken, is het schakelen tussen 'informatiebronnen' prima. Denk hierbij aan Outlook voor mail en Word voor een document dat je gaat opstellen als draft, lezen ter kennisgeving en reviewen. Wat ik ook merkte is dat je juist ‘socialer’ werd, omdat typen langzamer kon zijn dan de vraag in persoon stellen. In mijn geval was het schakelen tussen activiteit voor de ene klant naar de andere klant wel wat minder soepel. Bijvoorbeeld bij inloggen op klant-omgevingen, met de bijbehorende rechten en restricties, maar ook bij het schrijven van een 'belangrijke' mail met veel informatie was het lastig om goed overzicht te houden. Ik denk dat voor 70 procent van de werkzaamheden als projectmanager mogelijk goed mogelijk zijn en zelfs erg goed te doen zijn op mobiel (Mobile only), voor de andere 30 procent zou ik toch graag een laptop/tablet/Surface aanhouden. Mijn doel zal zeker zijn vaker mobiel te werken, het gaf een goede afwisseling en ergens ook een rust.

 

Nathalie Weel

De opstart duurde even, mijn telefoon was duidelijk nog niet klaar voor volledig mobiel werken. Steeds kwam ik weer een nieuwe app tegen die gedownload moest worden. Het was in die apps voor mij (als redelijke leek in SharePoint) nog wel echt zoeken naar de juiste manier van werken. Later ging het goed. Zit nu midden in de werving voor verschillende vacatures, dus ik zou in principe een hele dag op LinkedIn via mijn mobiel kunnen doorwerken. Het duurt alleen wel wat langer, omdat het typen op een telefoon wat minder snel gaat dan via een 'normaal' toetsenbord. Het gaf ergens ook wel rust, omdat ik weinig afleiding had. Normaal heb ik 6 schermen tegelijk open staan waar ik wat mee moet, dus kan ik te snel overstappen naar een andere taak, die optie was er nu niet, dus dat was lekker.  
Ik heb mijn laptop écht moeten pakken, omdat ik met een collega naar vacatures moest kijken om ze te herschrijven en deze op de telefoon niet te openen waren. Daarbij was ik bezig met het opstellen van een contract en daar had ik een ander document voor nodig die ik alleen via mijn laptop kon vinden. 

 

Freerk Terpstra

Mijn ervaring is dat er eigenlijk nog heel veel wel kon. In het begon moest ik (net als de anderen) veel apps extra downloaden. Daarna kon ik eigenlijk goed aan het werk. Ik had in ToDo (app van Microsoft met Outlooktaken) mijn takenoverzicht. Mailopruimen ging buiten verwachting goed. Ook heb ik in een paar Word-documenten gewerkt, vanuit mijn OneDrive en vanuit SharePoint en Teams. Werken in OneNote was ook geen probleem. Ik heb geprobeerd in PowerPoint te werken. Maar helaas is dat niet gelukt. Ik moest veel plaatjes toevoegen, slides veranderen, dat soort zaken. Dat lukte helaas niet. Al met al zo'n 80% van mijn taken op die dag goed kunnen afronden. Voor mij een succes. Wat ik ervan geleerd heb is dat er meer mogelijk is dan ik dacht. Ik denk dat ik in het vervolg sneller even mijn telefoon pak als ik wat kleine dingen wil uitwerken. Want ik heb gemerkt dat het soms zelfs prettiger werkt. Je bent meer gefocusd (je kan geen meerdere schermen open hebben), en je kan het gemakkelijker 'overal' doen. Dus ook lekker onderuit op de bank. 

 

Bas Schellevis

Ik werk reeds veel via mobile only. Veel van mijn werkzaamheden bestaat uit Skype/team calls en chats of het versturen/lezen van e-mail. Zodoende was deze challenge ook makkelijk voor mij te doen. Enige uitdaging lag bij het inplannen van meetings, waarbij ik de agenda’s van collega’s moest vergelijken om een voor ieder gunstige datum en tijdstip te kunnen kiezen. Impliciet geeft outlook weer welke tijden mogelijk zijn, echter heb ik veelal, door een ieders verschillende huishouding van hun outlook kalender, een compleet overzicht nodig van hun agenda. Het kan immers zo zijn dat men niet tijd reserveert voor reistijd, of dat men niet op het hoofdkantoor zit. Uiteindelijk is dit ondervangen door contact op te nemen met de desbetreffende collega’s of door gewoonweg het agendaverzoek er in te schieten en kijken of men de meeting kan bijwonen. Het reviewen van documenten is ook goed te doen. Vanzelfsprekend is het creëren van nieuwe documenten niet optimaal. Kleine bewerkingen, tijdens het reviewen, is echter wel goed te doen. Al met al, zeker gezien de ontwikkelingen van de laatste tijd, is mobiel werken zeker goed te doen. 

 

Jacco Weijers 

Ik had gelukkig alle apps al op mijn mobiel staan, dus ben maar weinig keer gedwongen mijn werk te onderbreken voor een installatie. Toch was het ook voor mij wennen hoe alles nou precies werkt op je mobiel. Wat mij vooral opviel is dat functionaliteit vaak maar in 1 mobiele app is ingebouwd. Neem bijvoorbeeld versiegeschiedenis. In de browser vind je dat terug in SharePoint, OneDrive, Teams en de verschillende Office als Word, PowerPoint en Excel. Maar op je mobiel moet je echt naar de Excel app als je een vorige versie van een werkboek wilt bekijken of herstellen. Uiteindelijk kom je er wel uit en is het ook wel logisch omdat je op een klein scherm erg spaarzaam moet zijn met knoppen en functionaliteiten, maar het duurt allemaal wel langer. Het is dus erg aan te raden om gewoon alle apps te downloaden als je veel mobiel werkt.  
De verschillende communicatie Apps (Outlook, Teams en Skype for Business) werken tot mijn verbazing beter op mobiel dan op de desktop. Hier ga ik dan ook zeker gebruik van maken door de start en afsluiting van mijn dag meer via mobiel te doen. Daardoor kan ik ook op een fijner plekje gaan zitten, op het terras of balkon, of mijn reistijd beter gebruiken, in de trein of als bijrijder. 
Wat mij heel erg geruststelt is dat ik alleen met mijn telefoon er eigenlijk altijd wel uitkom, dus heb ik een volwaardig plan B in mijn zak zitten voor als mijn Surface er een keer mee ophoudt. De laptop blijft dus zeker thuis deze vakantie!
 

Ga ook de #mobilechallenge aan!

Wil je ook meer mobiel kunnen werken of doe jij dit al? Laat ons hieronder in de comments weten hoe jij dit doet of wat jouw uitdagingen hierin zijn. Of neem contact met ons op om meer te weten over de mogelijkheden van mobiel in de cloud werken. 

Office 365 F1 licenties voor zorgmedewerkers en applicaties: in 3 stappen een naar een beter beeld van de haalbaarheid en onderbouwde vervolgstappen

Bij de keuze voor- of implementatie van F1 (voorheen K1) licenties is het van belang om naar de relatie tussen de applicaties en Office Online te kijken en hier rekening mee te houden. De impact op werkprocessen kan namelijk groot zijn indien er voorafgaand geen duidelijk beeld van is. Dit omdat medewerkers Word en Excel (en andere office producten) niet meer lokaal kunnen openen en bewerken. Onderstaand heb ik in 3 stappen omschreven hoe je hiermee om kan gaan, en welke keuzes je tegen gaat komen. Afhankelijk van het applicatielandschap, het gebruik en de keuzes die je maakt, heeft het doorlopen van onderstaande stappen een geschatte doorlooptijd van ongeveer 1 tot 8 maanden.

 

Stap 1. Creëer voor elk van de beoogde gebruikersgroepen een overzicht van het huidige applicatie gebruik, en een prognose van het toekomstige (deels online) applicatiegebruik. Analyseer vervolgens of er gaten vallen tussen de applicaties en in de werkprocessen

Bij het gebruik van Office Online hebben gebruikers alleen de beschikking over de online versie van de Office producten en worden alle bestanden online opgeslagen. Echter, veel andere applicaties of werkprocessen die met Office documenten werken zijn nog niet voorbereidt zijn op het werken met online Office producten.

De belangrijkste zaken die je hierbij wilt weten zijn:

-          Afhankelijkheden: Maken de beoogde gebruikersgroepen gebruik van applicaties die in bepaalde mate afhankelijk zijn van lokaal geïnstalleerde Office producten? Een voorbeeld is het opslaan van zorgformulieren (.docx) in Ysis. Tip: hoe gedetailleerder je deze groepen in relatie tot de betrokken applicaties in beeld hebt hoe doelgerichter je passende vervolgacties kunt nemen.

-          Soort gebruik: Worden de lokale Office documenten momenteel door de specifieke gebruikersgroepen alleen gelezen, of worden ze ook bewerkt, en gaan ze na de bewerking nog een proces in? Dit is van belang omdat de lokale versies na de ingebruikname van de F1 licentie enkel Online te openen zijn. Hiervoor moet dus nog wat worden geregeld (zie onderstaande opties) 

 

Stap 2. Bepaal per applicatie(onderdeel) passende maatregelen

Als de vorige stap is uitgevoerd beschik je over een overzicht “per gebruikersgroep, per applicatie, per relatie met Word/Excel, en of de documenten enkel worden gelezen of bewerkt”. Gezien de documenten niet meer lokaal bewerkt kunnen worden moet er een passende vervolgactie worden gekozen. Met name wanneer deze passende acties in een beperkte tijd (minder dan 3-6 maanden) moeten worden uitgevoerd dan is het onderscheidt tussen te lezen en te bewerken documenten (per app. per gebruikersgroep) erg behulpzaam zodat er geen maatregelen genomen worden die niet strikt noodzakelijk zijn.

De aanpak per situatie kan sterk verschillen. Vooral in het geval dat er bewerkt moet kunnen worden zijn er veel mogelijkheden om dit te realiseren.

Documenten zowel lezen als bewerken

-          “U-bocht” constructie
De U-bocht constructie omvat het lokaal downloaden van een document om deze vervolgens na online bewerking weer handmatig te uploaden in een online opslaglocatie zoals MS Teams.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, er is minder focus op gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie.
 

-          Creëren van een opslagpad naar een online opslaglocatie zoals MS Teams
Gebruikers downloaden de documenten direct naar MS Teams in plaats van naar hun lokale plek en openen de documenten vanuit daar met Office online producten. Indien het gevoelige informatie bevat is het raadzaam om passende toegangsbeveiliging tot de online opslaglocatie in te zetten.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: technisch haalbaar in samenhang met specs, focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden.
 

-          Gebruik maken van een connector

Middels een connector kunnen de documenten direct vanuit de applicatie in de Office online producten (in de browser) geopend worden. Voor gebruikers met een F1 licentie zal dat de favoriet zijn omdat de documenten dan zonder aanvullende download rechtstreeks te openen zijn in de browser. Daarnaast heeft het voor de organisatie als voordeel dat er minder downloads naar verschillende devices worden gedaan (met de daarmee samenhangende risico’s). Tijd en medewerking van de applicatieleverancier is echter wel een belangrijk component omdat de connector een extra stukje software is dat verwerkt moet worden in de applicatie. Sommige applicatieleveranciers hebben al een connector beschikbaar en dit weegt zwaar mee in de impactanalyse.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: hoge focus op gebruikersgemak, documenten moeten bewerkt kunnen worden, focus op grip op data, er is voldoende tijd en medewerking van de applicatieleveranciers.
 

-          Heroverweging licenties
Vaak wordt het vergeten, maar je kunt indien nodig ook andere licenties inzetten. Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties die kiezen voor het (al dan niet tijdelijk) upgraden van de licentie voor bepaalde gebruikersgroepen of rolhouders binnen groepen. Op deze wijze wordt er als het ware tijd gekocht om bijvoorbeeld naar een ander scenario toe te werken. Het nadeel is echter wel dat deze gebruikers eerst een Office2016 versie krijgen en deze op een later moment weer wordt afgenomen, wat tot bezwaren kan leiden.
Deze oplossing is vooral raadzaam bij: zeer beperkte tijd, documenten moeten bewerkt kunnen worden, bovengemiddelde financiële ruimte.
 

-          Herverdeling werkzaamheden

Ook deze mogelijkheid wordt nogal eens vergeten. Bij het inventariseren van de werkprocessen binnen de gebruikersgroepen blijkt veelal dat bepaalde bewerkingsacties niet perse door alle leden van een groep verricht hoeven te worden. Soms blijkt zelfs dat een gehele groep bepaalde mogelijkheden niet nodig hebben. In deze gevallen zouden de werkzaamheden door een andere gebruiker of groep met (bijvoorbeeld) een E3 licentie verricht kunnen worden, en dienen er geen technische aanpassingen te worden verricht. Deze oplossing is vooral raadzaam bij: beperkte tijd, documenten moeten tevens bewerkt kunnen worden, er is mogelijkheid om processen en werkzaamheden te veranderen, extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (uitleggen werkprocessen).

Moeten gebruikers de documenten alleen lezen? Dan kunnen bovenstaande opties natuurlijk ook toegepast worden, maar er kan ook voor een meer economische optie gekozen worden:

-          De documenten omzetten naar PDF
Documenten die vaak opnieuw alleen gelezen moeten worden binnen een gebruikersgroep kunnen door een gebruiker met E3 licentie éénmalig omgezet worden naar PDF. De gebruikersgroepen kunnen deze PDF dan eenvoudig lezen vanuit de browser zonder dat zij aanvullende acties hoeven uit te voeren.
Deze oplossing is vooral te overwegen bij: documenten hoeven enkel gelezen te worden, beperkte tijd, belang bij gebruikersgemak, er is extra aandacht voor gebruikersadoptie en instructie (omzetten naar .pdf; openen van .pdf in plaats van .docx).

Let op: bovenstaand wordt bij twee opties aandacht voor gebruikersadoptie genoemd. Dit is omdat uit ervaring blijkt dat hier snel problemen ontstaan. Echter, alle maatregelen die ook maar enige wijziging in de werkprocessen van gebruikers maken zullen vergezeld moeten gaan van inspanningen op het gebied van adoptie.


Stap 3. Maak keuzes en zet vervolgstappen uit

Het is nogal een open deur, maar nu er een duidelijk beeld is van de verschillende opties per applicatie en gebruikersgroep kunnen er gefundeerde keuzes worden gemaakt en is het tijd voor actie. In veel projecten blijft deze stap te lang uit na de voorgaande fases.

In de praktijk zie ik vaak dat het eindresultaat een combinatie is van verschillende maatregelen zoals de bovenstaande opties. Dit is afhankelijk van de verschillende belangen en mogelijkheden binnen een organisatie. Dit zorgt er echter wel voor dat er meerdere trajecten parallel aan elkaar gaan lopen.

Bovendien zijn de maatregelen veelal afhankelijk van organisatorische processen die niets te maken hebben met de technische implementatie. Denk hierbij aan zaken als de goedkeuring van een voorstel voor een aanpassing in de begroting door een keuze in het licentiemodel, het realiseren van de noodzakelijke voorzieningen voor een online opslaglocatie (zoals MS teams en alle daarmee samenhangende technische en organisatorische stappen), organiseren van instructie van gebruikers voor gewijzigde werkprocessen en het in gesprek gaan met één of meerdere applicatieleveranciers t.b.v. de implementatie van de connector. Hierdoor vraagt de totale uitvoer van de maatregelen meer tijd dan het in de eerste instantie lijkt.

Kortom, tijd om aan de slag te gaan!

 

Hoe een zorginstelling AVG-compliant blijft

Ook in de toekomst blijft AVG een aandachtspunt
 

Voldoen aan AVG, het is één van de meest besproken onderwerpen van de afgelopen maanden. Nu de wet officieel van kracht is verdwijnt het onderwerp echter niet naar de achtergrond. Want is er een beter moment om te evalueren wat we precies hebben gedaan? En hoe zorgen we ervoor dat we ook in de toekomst blijven voldoen?
 

Verhoogde complexiteit

Om te voldoen aan de AVG kreeg elke organisatie te kampen met structurele en nieuwe aandachtspunten. Vooral bij zorginstellingen is dit een bijzonder complex gegeven. Grote hoeveelheden vertrouwelijke data worden niet alleen binnen de zorginstelling verwerkt en bewaard, er vindt ook veel data-uitwisseling plaats met andere zorgverleners en derde partijen zoals zorgverzekeraars. Om cruciale data zoals medische gegevens, genetische gegevens en biometrische gegevens te verwerken en op te slaan hebben zorginstellingen, net als Rijksoverheid en Politie, een ontheffing gekregen op de restrictie voor het opslaan en verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens. Het garanderen en veiligstellen van privacy is dus van het grootste belang.
 

10 aandachtspunten om compliant te blijven

Wij schreven een whitepaper over de 10 aandachtspunten op die top of mind moeten blijven om te voldoen aan de AVG. 4 punten zetten we alvast op een rijtje,  de andere 6 kan je rustig nalezen in deze gratis whitepaper.

  1. Stel de mens centraal en respecteer privacy: De mens staat centraal bij digitale veiligheid. Mensen weten precies welke informatie organisaties van ze hebben en wat ze hiermee doen.
  2. Zorg voor bewustzijn bij alle medewerkers: AVG is meer dan voldoen aan de wet, het is een bewustzijn creëren binnen de organisatie over hoe we omgaan met persoonsgegevens.
  3. Huidige wetten en regels blijven van kracht: De huidige wetten en regels die van toepassing zijn op zorginstellingen blijven gewoon van kracht.
  4. Stel een beveiligingsbeleid op: Leg vast hoe opgeslagen en verwerkte persoonsgegevens worden beveiligd. Maak aantoonbaar wie goedkeuring gaf voor het vastleggen.

Houd AVG dus op het netvlies en download snel deze whitepaper. Deze 10 aandachtspunten zorgen ervoor dat jij compliant bent en vooral, compliant blijft!

Heb jij toch nog twijfels of jouw organisatie wel alles goed heeft geregeld? Schrijf je dan snel in voor het gratis webinar AVG in de Zorg: is alles echt (goed) geregeld op 21 juni 2018 laat je bijpraten door AVG-expert Jeroen Erkelens van Rapid Circle.

AVG binnen de zorg: de echte uitdagingen komen nu pas 

De AVG is van kracht! Na maanden van voorbereiding, inlezen, de risico’s en consequenties in kaart brengen en de nodige aanpassingen doen, is het eindelijk zover. Het klinkt bijna alsof we niet konden wachten. En het klinkt ook bijna alsof we er nu zijn. Maar niets is minder waar. Eigenlijk kunnen we zelfs stellen dat het nu pas echt begint. Want het blijven voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), is een belangrijke uitdaging voor de komende tijd: 

  • Hoe zorg je er in de zorg voor dat de AVG op een juiste manier wordt nageleefd?  
  • En dat iedereen binnen de hele organisatie zich bewust is van de nieuwe regels en manier van werken?  

Is dit eigenlijk wel mogelijk binnen de zorg? 
 

Van de privacyfunctionaris tot de rest van de organisatie 

Waar in veel andere branches vooral de privacyfunctionaris te maken heeft met de AVG en een juiste uitvoering hiervan, geldt dit niet voor zorginstellingen. In de zorg werkt het merendeel van de medewerkers met patiëntgegevens. En hebben veel medewerkers zelf de verantwoordelijkheid om hier op een juiste manier mee om te gaan. Zowel richting de patiënt, bij de uitwisseling van deze gegevens binnen de organisatie en ook het delen van deze gegevens met derde partijen. Het bewustzijn creëren en vergroten bij medewerkers is een essentieel deel van het naleven van de AVG. Net als dat ze begrijpen waar het écht om gaat, namelijk het centraal stellen van de patiënt en zijn (of haar) privacy. En dit laatste is dan vaak weer wat makkelijker in de zorg, waar de intrinsieke motivatie van medewerkers juist draait om het centraal stellen van de patiënt. 
 

De uitdaging van de juridische kant 

Naast de zachte kant, dus bewustzijn over en het begrijpen van de AVG, komt de juridische kant van de AVG bij zorginstellingen extra hard aan. Het is weer de zoveelste regel waar men zich aan moet houden en het werk wordt er niet minder op. Er komt veel administratie bij kijken, zoals het opstellen en bijhouden van een verwerkingsovereenkomst, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA) en het voeren en up-to-date houden van je beveiligingsbeleid. En dan hebben we het nog niet eens over de extra lasten voor de patiënten, zoals het geven van toestemming over hun gegevens en wat hiermee gebeurt.  
 

Is jullie AVG-werkwijze wel de juiste? 

Natuurlijk heeft de AVG een mooie visie, voor zowel organisaties als patiënten. En het centraal stellen van de mens en zijn privacy, is iets dat we alleen maar kunnen toejuichen. Dit betekent alleen niet dat het er in de praktijk makkelijker op wordt. Helemaal wanneer je nagaat dat alle andere huidige wetten, regels en NEN-standaarden ook gewoon blijven bestaan. Behalve dat zorginstellingen hier dus een flinke kluif aan hebben, krijgen ook de toezichthouders er flink wat werk bij. Komende periode gaan meerdere partijen verschillende controles uitvoeren, om na te gaan of iedereen de AVG wel goed handhaaft. En wanneer dit niet zo is, kun je een flinke boete verwachten Gelukkig kunnen we wel coulance verwachten bij de controles, want iedereen begrijpt dat deze AVG wet een complex onderwerp is binnen de zorg. 
 

De belangrijkste aandachtspunten op een rij 

Enerzijds kunnen we absoluut stellen dat het juist voor zorginstellingen een moeilijke en complexe wet is. Niet alleen door alle regels, maar ook (of juist) doordat veel medewerkers werken met patiëntgegevens. En met de discussies binnen de zorg over de hoeveelheid werk, een tekort aan medewerkers en de overdaad aan administratie, kunnen we concluderen dat de AVG weer een last erbij is. Anderzijds is het ook zo dat juist de zorg al bekend is met allerlei wetten, regels en procedures. En zich al heeft bewezen dit goed aan te kunnen. Daarbij is het een branche die mensgericht is, dus ook hier verandert er niet veel. Dus ja, het is moeilijk en veel. En tegelijk hebben we er alle vertrouwen in dat wanneer je aandacht blijft hebben voor alle uitdagingen, alles mogelijk is binnen de zorg. Zolang de patiënt er maar beter van wordt. 

Om je een overzicht te bieden van wat je te wachten staat om te blijven voldoen aan de AVG hebben we een handige whitepaper voor je ontwikkeld. Hierin hebben we de 10  aandachtspunten voor je op een rij gezet. Inclusief nog meer toelichting en diepgang over hoe je dit binnen jouw organisatie kan toepassen. Download hier de whitepaper.

5 Vraagstukken die tijdens een MS Teams uitrol naar boven komen 

Zoals je misschien al van ons gewend bent, raken wij maar niet uitgepraat over Microsoft Teams. De chat-gebaseerde samenwerk omgeving die nu een jaar in het standaardpakket van Office 365 zit biedt organisaties de luxe om direct met een initiatief te beginnen en alle opties rondom structuur en tools nog open te houden. Blijkt het initiatief uit te groeien tot een programma dan maak je kanalen aan voor de (sub)projecten en hang je aan elk kanaal de projectmanagement tools die de projectmanager fijn vindt, maar blijkt het initiatief uit te groeien tot een wervingscampagne dan maak je kanalen aan per doelgroep en koppel je de bedrijfssystemen van Sales, HR en Communicatie om alle wervingsactiviteit direct om te zetten tot resultaten voor die afdelingen. Het feit dat het gesprek centraal staat en het team daar alle content bij kan slepen die nodig is om de context duidelijk te maken, wordt door velen als zeer prettig te vinden.  

Microsoft Teams wint bij haar gebruikers dan ook rap aan populariteit. Iets dat wij uiteraard van harte toejuichen, maar daar waar Microsoft zich heel erg druk maakt over die eindgebruiker zien wij ook de druk die MS Teams kan neerleggen bij een organisatie. Het kan namelijk nogal wat veranderingen teweegbrengen. Daarom deze blog speciaal voor de Functioneel Beheerders, IT Directeuren, Communicatiespecialisten en Security Officieren onder jullie, waarin we 5 vraagstukken aanstippen die zeer waarschijnlijk ook bij jouw organisatie op tafel gaan komen wanneer men enthousiast wordt over Microsoft Teams. 
 

Wie krijgt er een Team? 

Met de standaard instellingen voor Office 365 kan, nadat Microsoft Teams aan is gezet, elke gebruiker binnen uw organisatie een nieuw Team aanmaken. Dus het antwoord op de vraag 'Wie krijgt er een team?" wordt door Microsoft beantwoord met: "Iedereen die er een wil!". Niet een antwoord dat veel van jullie zullen delen, want het aanmaken van een Team zorgt ook meteen voor het ontstaan van een moderne SharePoint Team Site, een Office 365 groep en een e-mailadres. Iets wat behoorlijk uit de hand kan lopen als honderden of duizenden collega's dagelijks op een knop kunnen drukken die dit allemaal teweegbrengt. 

Dus zal de vraag beantwoord moeten worden wie er binnen uw organisatie wel en geen Team gaat krijgen. En wanneer niet iedereen er zelf een aan mag maken, wie gaat dat dan doen voor de groep die het zelf niet kan? 

Microsoft Teams is bij uitstek geschikt voor de operationele Teams die dag in dag uit met elkaar de klus klaren omdat zij onafhankelijk van de tijd, plaats of het apparaat op de hoogte kunnen blijven van het gesprek. Dus de teams in de onderste laag van je organogram zijn je eerste kandidaten. 
 

Wat is de levenscyclus van een Team? 

Alles heeft een begin en een einde en zo ook samenwerkingen. Een project is per definitie tijdelijk, maar ook Teams en Afdeling blijven niet eeuwig bestaan. We weten allemaal dat er zo nu en dan een reorganisatie plaatsvindt of dat een organisatie haar aandacht verlegt naar andere producten, markten of segmenten. Allemaal triggers die ertoe kunnen leiden dat er nieuwe Teams aangemaakt moeten worden of dat huidige Teams moeten ophouden te bestaan. 

Het beantwoorden van de vragen wanneer een Team zou moeten worden aangemaakt, aangepast en verwijderd gaat je enorm helpen om eenduidig beheer te voeren op je netwerk van samenwerkverbanden. En gelukkig zijn er binnen Office 365 meerdere toepassingen die jou helpen het beheer uit handen te nemen wanneer de spelregels voor jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld retentiebeleid instellen op Office 365 Groups om niet gebruikte Teams automatisch op te ruimen of iedere zoveel maanden de eigenaar van een Team aan te laten geven dat hij of zij het team nog wilt houden. 
 

Waar laat ik mijn documenten? 

In de eerste bestaansuren van elk nieuw Team gaan de leden met bestanden aan de slag. Er wordt een bestand aan een chat gehangen, nieuw aangemaakt of een hele set wordt geüpload. Binnen no time staan de bestanden waar het gesprek op dit moment over gaat binnen Teams. En dat gaat bij heel veel gebruikers de vraag oproepen waar ze nou hun bestanden moeten laten. 

Want voordat de leden een Team kregen hadden ze natuurlijk al legio plekken waar ze bestanden konden op slaan. Een fileshare, hun eigen OneDrive, een SharePoint Site, de harde schijf, Dropbox, Google Drive, een USB-stick en ga zo maar door. En daar is zojuist nog een plek bijgekomen. Dus wat ga je ze vanuit de organisatie meegeven als beleid rondom het opslaan van bestanden? Alles vanaf nu op Teams? En gaan dan de andere plekken op slot, overgezet worden of opgeruimd worden? 

Uit ervaring kunnen wij zeggen dat je de hechte band tussen een collega en zijn of haar bestanden zeker niet moet onderschatten. Dit is een punt waar je als organisatie heel duidelijk in moet zijn en waar nodig in moet ondersteunen om goed gedrag te belonen en gebruikers de juiste kant op te bewegen. 
 

Wat gebruik ik om te chatten en bellen met collega's? 

Met Microsoft Teams kun je 1 op 1 chatten, groep chatten en (video)bellen. Technologie die wij in 2018 zeker niet vreemd zijn, maar daar hadden we al een product voor in Office 365 zitten, namelijk Skype voor Bedrijven. Dus welk ding gaan gebruikers nu moeten gebruiken om met elkaar te chatten? Waar wordt er van je verwacht dat je online bent en op vragen reageert? 

Microsoft ligt bij dit vraagstuk al een tikje van de sluier op door aan te kondigen dat op den duur zij van plan zijn alle functionaliteiten die we gebruiken binnen Skype voor Bedrijven ook aan te gaan bieden binnen Teams. Dus uiteindelijk zal elke organisatie de beweging richting Teams gaan maken. Maar hoe die reis er voor uw organisatie uit gaan zien, in delen of met iedereen in een keer, is aan u. En hoe de reis er ook uit zal gaan zien, ook hier is een kraakhelder verhaal en solide aanpak nodig om jouw collega's blij te maken met Teams. 
 

Hoe houden we het adresboek overzichtelijk? 

Zoals al genoemd ontstaat met elk nieuw Team ook een nieuw e-mailadres (doordat er een Office 365 aan elk Team gekoppeld zit). En dat kan flink wat verwarring teweegbrengen. Bijvoorbeeld als jouw organisatie al een algemeen marketing e-mailadres heeft en iemand maakt het Marketing Team aan in Microsoft Teams. In het adresboek gaan we dan een marketing@jouworganisatie.nl (het bestaande adres) en een marketing1@jouworganisatie.nl (het automatisch gegenereerde adres waar door Microsoft een 1 aan toe is gevoegd omdat er al iets voor marketing bestond) aantreffen. En voor jouw collega's gaat dat het niet makkelijker maken om snel in contact te komen met de afdeling Marketing. Het is zelfs zo dat als men naar marketing1@jouworganisatie.nl gaat mailen, dat deze berichten in de inbox van de Office 365 group verdwijnen en niet naar boven komen in een kanaal binnen Microsoft Teams. Dus des te belangrijker om het verschil duidelijk aan te maken in het adresboek. 

Nu is Microsoft al een aanpassing aan het doorvoeren ten aanzien van dit vraagstuk. Binnenkort zullen Office 365 Groups (en dus het bijbehorende e-mailadres) standaard worden verborgen binnen Outlook. Maar dat neemt niet weg dat er nog steeds genoeg reden is om Teams gekoppelde e-mailadressen te kunnen onderscheiden van personen en algemene adressen. 

Een goede naamconventie gaat jouw organisatie hierbij enorm helpen. En gelukkig hoef je ook hier alleen maar het denkwerk te verrichten, want middels een naamgevingsbeleid kun je automatisch een toevoeging aan elke aangemaakte Office 365 Group plakken zodat je weer overzicht krijgt. In plaats van dat je enige redmiddel is om deze adressen te verbergen. 

Ondanks dat bovenstaande vraagstukken op je bord kunnen belanden als organisatie wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Teams, zijn wij ervan overtuigd dat het nog zeer zeker de moeite waard is om met dit jonge chat-gebaseerde samenwerkproduct aan de slag te gaan. En als we zien hoe sterk Microsoft zelf inzet op haar Teams product dan gaat die investering in Teams alleen maar meer renderen in de toekomst. 

Wij helpen dan ook graag om samen met jullie deze vraagstukken op te lossen en ervoor te zorgen dat Microsoft Teams bij niemand kopzorgen bezorgt, maar enkel een brede glimlach.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars.
Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat

Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als 'reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek'.

Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.  
 

Om te beginnen

Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link

Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekend bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzich zelf spreekt.
 

Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:

1.       Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.

2.       Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten

3.       Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen

4.       Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen.  Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.

5.       Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met  jou zijn gedeeld.

6.       De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.  
 

p1.png


Start met chat

Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.

Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
 

Geef structuur met kanalen

Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.

Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken.  Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.  
 

Voeg functionaliteit aan een kanaal

In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.  
 

Mails ontvangen in een kanaal

Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
 

Vergader in Teams

Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
 

Een paar functies die je extra helpen  

Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.

p2.png

In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.

p3.png

Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.

p4.png

Succes op je ontdekkingstocht   

In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.

 

Wil je nog meer te weten komen over Microsoft Teams en wat het jouw organisatie gaat opleveren? Meld je dan aan voor een van onze gratis webinars. Experts van Rapid Circle delen in deze informatieve en interactieve sessies hun kennis en ervaring met je.

Bekijk hier welke webinars er binnenkort plaatsvinden:

Webinars bekijken

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Recap MVP Summit 2018

Begin maart vond dit jaar de MVP Global Summit plaats in Bellevue en Redmond in Washington, USA. Tijdens dit jaarlijks terugkerend evenement worden alle MVP’s van over de hele wereld, zo’n 4.000, uitgenodigd om bijgepraat te worden over de nieuwste ontwikkelingen en de laatste stand van zaken, waarop ook feedback gegeven kan worden. Dit jaar was ook een jubileumjaar, want het MVP Award Programma bestaat dit jaar alweer 25 jaar.

Rapid Circle’s eigen Office Servers and Services MVP, Michel de Rooij, was ook dit jaar van de partij, tezamen met zo’n 2.000 andere MVP’s uit één of meerdere van de 18 award categorieën. In deze blog deelt hij zijn ervaringen.

 Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

De Global MVP Summit

De Summit is een evenement waar veelal technische informatie wordt gedeeld met de MVPs. Afhankelijk van welke Award categorie je onder valt, wordt er 3 à 4 dagen technische informatie met je gedeeld. Dit jaar was er ook een zogenaamde Community Pre-Day, waar MVPs de nodige soft-skill ervaringen deelden met geïnteresseerden.

De tijdens de Summit gedeelde informatie valt onder een persoonlijk non-disclosure agreement; dat houdt in dat deze informatie buiten het de Summit niet mag worden gedeeld, ook niet met collega’s. Naast dat de feedback en discussies tijdens de Summit voor Microsoft en MVPs waardevol zijn, schaft deze ook inzicht in de visie en strategie van Microsoft, en daarmee een kans de voorsprong te behouden en klaar te zijn voor de nabije toekomst.

n.png

Naast de technische sessies is de Summit ook het evenement waar je de meeste MVPs tegenkomt, en is dan ook bij uitstek een setting om niet alleen te netwerken met de productgroep, maar ook relaties te onderhouden of kennis te maken met de andere MVPs. Een categorie als Office Servers and Services is erg breed, en daarbinnen zie je toch dat iedere MVP eigenlijk zijn eigen specialisatie of ervaring heeft. De evenementen in de avonduren leenden zich hier prima voor, zoals de regional meetups waar je kon netwerken met alle MVPs uit de regio, of de product group happy hour. Menig leverancier organiseert tijdens de Summit ook iets, en zo belande ondergetekende met Quadrotech op een bowlingbaan. Als afsluiter was er een slotfeest compleet met silent disco, wat een aparte gewaarwording blijft.

Ondanks dat Washington bekend staat als de Rainy State, is Seattle en omgeving een aardige locatie om te verpozen met de Pike Place Market, Underground Tour, de Boeing fabrieken of een wandeling in een van de kleurrijke bossen die Seattle rijk is. Want naast een week van inspanning moet er ook wat tijd zijn voor ontspanning.
 

Wat is een MVP?

Het MVP Award Programma bestaat sinds 1993, en heeft als doel personen, die vanuit hun passie voor (Microsoft) technologie bijdragen leveren aan het delen van kennis binnen de diverse communities, te erkennen. Dit delen van kennis kan zijn het spreken op of organiseren van online of offline evenementen, participatie in gebruikersgroepen, het schrijven of onderhouden van blogs of artikelen, of (mee)coderen aan projecten in de (Microsoft) community. Waar online gebruikersgroepen zich voorheen ophielden op platformen als CompuServe of Usenet, is dat tegenwoordig bijvoorbeeld Microsofts eigen TechCommunity site, of GitHub waar veel van Microsoft open sourced materiaal gehost wordt.

mr.jpg

Hoe word ik een MVP?

Er is echter geen vast recept voor mogelijke toekenning van de Award; een IT pro zal waarschijnlijk vaker op een evenement spreken dan een developer; toch leveren zij beiden op eigen manier een waardevolle bijdrage aan de eigen communities. De regel is dan ook eigenlijk, doe wat je leuk vindt, en doe dat goed. Als dat goed genoeg is (in de ogen van Microsoft), val je vanzelf op, wordt je mogelijk door iemand genomineerd, en vind je na het inzenden van je community activiteiten wellicht op een eerste dag van de maand de MVP welkomstboodschap in je Inbox.

Wij vieren Internationale Vrouwendag! Jij ook?

Het is vandaag Internationale Vrouwendag!

Een goede reden om op onze manier een steentje bij te dragen en awareness te creëren voor deze belangrijke dag. Daarnaast zetten we graag de vrouwen bij Rapid Circle extra in het zonnetje. Want hoe is het eigenlijk om als vrouw in de ICT-branche, en dus voornamelijk een mannenwereld, te werken?

 Het vrouwen team van Rapid Circle (v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Het vrouwen team van Rapid Circle
(v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Hanneke Pastoor, Adoptie Consultant bij Rapid Circle
Internationale Vrouwendag klinkt als iets wat een mooi feestje zou kunnen zijn. Een dag waarop we vieren dat een vrouw in staat is tot het combineren van en excelleren in veel rollen. We kunnen een carrièrevrouw zijn, maar tegelijkertijd ook een zorgzame moeder en partner. Iemand die een huishouden draaiende weet te houden, maar hiernaast ook een goede vriendin is. Iemand die anno 2018 in staat is haar eigen leven zelfstandig te regelen. En gelukkig is dit ook hoe ik het ervaar.
Ik zie International Women’s Day als een dag waarop we vieren dat het mogelijk is dat ik als 29-jarige single vrouw mijn eigen appartement kan huren in Amsterdam, dit helemaal zelf betaal, een baan heb waarin ik elke dag de kans krijg om te groeien, waarin ik een goed salaris krijg, elk jaar op vakantie kan, mag stemmen, dat ik mag en kan kopen wat ik wil, aan mag doen wat ik wil en mag zeggen wat ik wil… en dat ik hierin (bij mijn weten) niet verschil van mijn collega’s, vrienden of familieleden die per toeval een ‘M’ in hun paspoort hebben staan.
IMG_9414.JPG
Cocky de Bruijn, Project Manager bij Rapid Circle
Voor mij persoonlijk heeft Internationale Vrouwendag geen speciale betekenis. Ik heb mij eigenlijk nooit achtergesteld gevoeld bij mijn mannelijke collega's in deze sector. Sterker nog, ik zie het vaak ook als een voordeel dat ik een van de weinige vrouwen ben. Maar ik voel mij natuurlijk wel verwant met vrouwen die er wel last van hebben en daarom ben ik blij dat deze dag bestaat en steun ik het van harte!


Als Rapid Circle maken we geen onderscheid. Vrouwen zijn er bij ons te vinden in allerlei functies, van business consultant tot full stack developer. Dat is iets om trots op te zijn!
 

Laat je horen op Internationale Vrouwendag 2018!
Internationale Vrouwendag staat voor het gevoel van solidariteit en strijdbaarheid van vrouwen overal ter wereld. De viering ervan vindt elk jaar plaats rond een specifiek thema – dit jaar is dat gendergelijkheid

In de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens is vastgesteld dat mannen en vrouwen dezelfde rechten hebben. In de praktijk blijkt een dergelijke verklaring niet altijd voldoende te zijn. Vrouwen en meisjes zijn vaak nog achtergesteld ten opzichte van jongens en mannen.

Met de hashtags #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress laten we dit jaar onze stem horen. 

Dat is belangrijk, want ondanks dat wij het ontzettend getroffen hebben bij Rapid Circle, is dat helaas niet voor alle vrouwen wereldwijd het geval. Het komt namelijk nog te vaak voor, ook in Nederland, dat vrouwen minder betaald worden, minder serieus genomen worden, of in ‘oude rolpatronen’ worden geduwd. En om voor iedereen een situatie te realiseren waarin het niet uitmaakt welk geslacht er in je paspoort vermeld staat is #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress the only way to go.

Internationale Vrouwendag is nog niet de feestdag die het zou kunnen zijn, maar biedt aan de andere kant ook perspectief om stil te staan bij wat we allemaal al wél bereikt hebben. Hopelijk kunnen we door zoveel mogelijk (positieve en negatieve) verhalen te delen, elkaar inspireren te strijden voor vrouwenrechten. En hopelijk mogen we dan Internationale Vrouwendag ooit echt een internationaal feestje noemen!

IWD_2.JPG

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Een nieuwe werkplek: Kiest u voor private cloud of public cloud?

U wilt uw ICT meer een regierol geven? U wilt meer toegevoegde waarde voor ‘de business’, u wilt uw werkplek vernieuwen, snel, simpel, mobiel? U wilt stappen of stapjes maken naar digitale transformatie? Grote kans dat u wilt migreren naar de cloud, of al gemigreerd bent. Een groot aantal hebben de stap deels al gemaakt (bijvoorbeeld applicaties naar een SaaS model gebracht) of zijn actief plannen aan het maken om van hun verouderde (on-premise) ICT omgeving naar de Cloud te gaan. Naar de Cloud om ook afscheid te kunnen nemen van de verouderde legacy systemen die het businessproces vertragen. Maar welke route ernaartoe kiest u en voor welk type Cloud kiest u?


Gaat u voor een pure ‘lift-and-shift’ datacenter verhuizing, naar een nieuw datacenter van een ICT leverancier? Dit is voornamelijk het verplaatsen van verantwoordelijkheden, op basis van bestaande requirements. Dat kan een prima keuze zijn. Of slaat u deze tussenstap over en kiest u meteen voor optimalisatie met behulp van de public cloud? Een externe datacenter of een public cloud hebben beide voor- en nadelen. Afhankelijk van uw situatie en doelen, komt u tot een keuze. We delen graag 4 stappen die u hierbij kunnen helpen.

Meer dan 70% van de IT managers die we spreken is het er inmiddels wel over eens: de public cloud is de meest veilige, flexibele en kosteneffectieve oplossing. De volgende vier stappen helpen je snel op weg:

1. Learning. Wat zijn de verschillen, wat zijn de voor- en nadelen?

Om straks gefundeerde keuzes te kunnen maken heb je vooraf kennis nodig van de verschillende typen cloud. Wij onderscheiden hierin de Private Cloud, Hybrid Cloud en Public Cloud. In het kort zien wij private cloud als gewoon een ander datacenter en de Hybrid Cloud als een tussenstation in de route naar de uiteindelijke public cloud. We onderscheiden hier ook de mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en marktintroductietijd. Vooral de Public Cloud is voor de meeste van onze gesprekspartners nog onvoldoende bekend. Het is vooral bekend als ‘just another datacenter’, maar dan nog meer onzichtbaar. Maar met dezelfde VM’s en infrastructuur-elementen.

Het grote verschil zit hem echter in de toegevoegde waarde van alle bouwblokken, services en applicaties, klaar voor gebruik, waarmee u kunt optimaliseren, goedkoper kunt maken, innoveren en nieuwe dingen doen die nooit mogelijk waren. U kunt kortstondig heel veel laten uitrekenen zonder dat u vooraf hoeft in te kopen en bovenal, de veiligheid van Public Cloud is dermate hoog, daar wordt dermate veel in geïnvesteerd, dat veel grote multinationals inmiddels ervan overtuigd zijn dat zij of ICT leveranciers, niet zo goed voor security kunnen zorgen als bijvoorbeeld Microsoft.

Zorg ervoor dat u bekend bent met de technieken die u nu in huis heeft en waarom hiervoor gekozen is. Wat zijn de redenen dat bepaalde applicaties afhankelijk zijn  van ouderwetse technologie. Ook deze ‘legacy’-applicaties kunnen vanuit de Cloud aangeboden worden en op termijn worden gerationaliseerd.

 

2. Stel requirements op op basis van uw lange termijn doelstellingen, in plaats van op basis van de eisen van nu

Een ICT architectuur uit het verleden biedt geen garanties voor de toekomst. Wanneer u vooruit wilt, wilt innoveren en uw medewerkers altijd met de laatste technologie wilt laten werken, komt u tot een andere afweging dan wanneer u naar uw situatie nú kijkt en wat u nú weet wat hoe het bestaande verbeterd moet worden. Hoogstwaarschijnlijk komen daar veel nieuwe eisen bij komende jaren.

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een heldere strategie naar de optimale Cloud werkplek. Uw wensen van de toekomst komen voort uit elementen die u nu nog niet weet, maar ook uit uw organisatiedoelen of trends in de markt. In de zorg bijvoorbeeld zal de patient meer zelf doen, gaat hij verwachten dat diensten digitaal afgestemd kunnen worden en wordt zorgdragen voor zorg vaker aangevuld door digitale middelen. In manufacturing zullen u en uw concurrent snel stappen gaan maken op gebied van uitnutten van de hoeveelheid data en de mogelijkheden van IoT. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Deze komen voort uit nieuwe technieken en mogelijkheden zoals Smart Manufacturing, Agile Manufacturing, Autopilot manufacturing, 3D innovation en Zero Emission Manufacturing. Maar vooral ook uit uw organisatiedoelen en -strategie.

Het begint bij een analyse van de business en haar gebruikers; Wie zijn het, wat heeft men op dit moment nodig en hoe ziet de toekomst eruit? Aan de hand van deze gegevens, de huidige stand van ICT (assessment) en het beschikbare budget stel je een strategie op. Voor korte termijn (het laaghangende fruit) en voor de lange termijn. Hiermee ontstaat een roadmap die een helder zicht geeft op de te nemen stappen. Op basis van uw huidige situatie en legacy, op basis van uw wensen en eisen nu en op basis van toekomstige eisen, die we nu nog niet concreet weten.

 

3. Assessment van de huidige situatie en de impact van uw keuzes

Dit is het moment om uw huidige situatie in detail te onderzoeken, uw alternatieven te beschrijven en de technische voors- en tegens en afhankelijkheden in kaart te brengen. Wat is de impact van een verplaatsing, vernieuwing en verandering? Wat zijn de risico’s? Welke elementen moeten eerst geregeld worden voor een bepaalde stap gemaakt kan worden?

Onderdeel hiervan is een Cloud-readiness assessment. In dit assessment wordt er een inventarisatie gemaakt van de bestaande ICT omgeving. Met deze inventarisatie worden het applicatielandschap en de kritische componenten uit uw ICT omgeving overzichtelijk in in kaart gebracht. Deze gegevens helpen bij het vormgeven van de strategie/roadmap en in deze fase zal je ook de voordelen van de public Cloud gaan herkennen. Het helpt daarnaast goed bij het identificeren van de scope en geeft aan waar de zwaartepunten liggen en waar quick-wins te behalen zijn.  

Uiteindelijk heeft u een overzicht van de mogelijke keuzes, minimaal 3 (in ieder geval 1 Private Cloud, 1 Hybrid Cloud en 1 Public Cloud) en alle aspecten van de migratie daarnaartoe. Van kosten op gebied van operaties, migratie en beheer, tot de risico’s.

 

4. De business case en het draagvlak, de input voor de uiteindelijke keuze en aanpak voor migratie

Op basis van de informatie die vergaard is in de eerste 3 stappen, wordt de business case opgesteld, met een TCO en met ‘zachte’ benefits. De business case geeft antwoord op of de mogelijke keuzes aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen, passen binnen de organisatiestrategie, toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en gebruikers en risico’s met zich meenemen. De business case is ook de basis voor draagvlak, aangezien het uitgaat van de benefits voor de gebruiker en de doelen van de organisatie. Het is geen ICT feestje. Hoe breder de nieuw oplossing gedragen wordt, hoe meer kans op succes je zult hebben.

 

Van keuze tot implementatie

Rapid Circle kan helpen met het nemen van deze stappen, het maken van de assessment en de business case. We kunnen dat op alle vormen van cloud doen, maar u kunt ons ook vragen een second opinion te doen, bijvoorbeeld alleen op de mogelijke keuze voor Public Cloud. We zien vaak dat vele aspecten niet meegenomen worden door traditionele adviesbureaus bijvoorbeeld, waardoor niet een compleet beeld ontstaat.

Maar het mag duidelijk zijn, wij zijn fan van de vooruitgang. In genoeg gevallen is een tussenstap (Private cloud) een goed idee, bijvoorbeeld wanneer u nog veel teveel en te zware verouderde legacy applicaties heeft. Maar als die te overzien zijn en u al stappen gemaakt heeft richting SaaS, is de kans groot dat u op een hybride cloud of Public Cloud uit zult komen. Zeker als u uitkijkt naar een toekomst vol opportunities, met het vizier op vooruitgang, in kleine stappen, met een ICT platform dat u maximaal ondersteunt om sneller te kunnen reageren dan uw concurrent.

Meer weten? Neem contact op met Erik-Jan Frieser

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.

In 5 stappen naar een slimme Cloud werkplek

De Cloud: zijn we er de afgelopen jaren met z'n allen gebruik van gaan maken. Je e-mail en je apps komen er vandaan, je slaat er zonder enige moeite je gemaakte foto's en filmpjes op, je muziek staat allang niet meer in de kast en een film of serie kijk je wanneer dat jou uitkomt. Snel en zonder gedoe gebruik je op jouw pc, mobiel of tablet precies datgene wat je nodig hebt. Niet meer en niet minder en het liefst met zo weinig mogelijk kosten.

 

Ook organisaties zijn zich steeds bewuster van deze ontwikkeling. De afgelopen decennia heeft IT zich binnen veel organisatie ontwikkeld van een handig hulpmiddel tot een kostbaar, ingewikkeld en log instrument. Inmiddels zijn we er wel achter dat we door middel van digitaal werken makkelijker, sneller, beter en efficiënter kunnen werken. Maar hoe gaan we nou terug naar de essentie van wat IT voor jouw organisatie betekent en hoe richt je hier vervolgens een slimme werkplek op in? En hoe zorg je ervoor dat je slimme werkplek ook slim blijft? In dit artikel behandelen we de vijf stappen naar een slimme werkplek.

 

Stap 1: terug naar de kern

De slimme werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie en moderne generaties medewerkers aan. Hij beweegt mee met waar de organisatie naartoe gaat en past zich aan de gebruiker aan. Het is een werkplek die de gebruikers precies datgene biedt wat ze nodig hebben: bedrijfsspecifieke applicaties en een prettige, efficiënte en effectieve manier om te communiceren en informatie te delen. En altijd up-to-date én veilig.

Om te bepalen hoe deze werkplek er functioneel per medewerker uitziet is het van belang eerst de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Het gaat in deze stap niet om wat je ze aan IT middelen gaat dwingen te gebruiken, maar veel meer om in kaart te brengen wat ze écht nodig hebben. Terug naar de kern van je bedrijfsproces en het helder hebben van de behoeftes en typen werknemers is de eerste stap.

 

Stap 2: zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een goed stappenplan naar de slimme werkplek. Het definiëren van duidelijke doelen is de voorwaarde om ook daadwerkelijk stappen te kunnen maken. Het is daarom belangrijk de huidige stand van ICT en de toekomst van de business én benodigde digitale transformatie in kaart te brengen. Met deze gegevens en de uitkomsten van stap 1 ontstaat de basis van een roadmap. Wees er scherp op dat er een concreet uitvoerbaar stappenplan komt, logisch en desnoods onderverdeeld in subgroepen. Op deze manier onderscheid je het 'laag hangende fruit' van de complexe onderdelen.

 

Stap 4: kies je Cloudtechnologie

Het mooie van de tijd waarin we leven is dat we voor het faciliteren van de slimme werkplek gebruik kunnen maken van Cloud-technologie. Dit levert een aantal voordelen op:

1.       De basis is eenvoudig geworden; ICT infrastructuur neem je als dienst af

2.       Je kunt slagvaardig inspelen op veranderingen; alle capaciteit is op afroep beschikbaar

3.       Kosten van ICT worden inzichtelijk; je betaalt naar gebruik

4.       Je IT organisatie kan zich volledig focussen op functionaliteit

 

Door de afgelopen jaren heen heeft de term Cloud verschillende betekenissen gekregen. Om hierin kort te zijn, voor ons  betekent Cloud de public Cloud. ICT omgevingen gehost vanuit een private datacenter (private Cloud) genieten lang niet alle voordelen die de public Cloud biedt. Nu overgaan van een on-premise situatie naar de private Cloud betekent vaak niet meer dan een geoptimaliseerde 'lift and shift'-actie en maakt dat je binnen drie tot vijf jaar weer kunt migreren naar een nieuw platform. Kies daarom met behulp van je roadmap uit stap 3 voor welke Cloudtechnologie gaat en waar je het voor gaat inzetten.

 

Stap 5: Leer en blijf vooruitgaan

Het succes van een slimme werkplek hangt grotendeels van twee factoren af, namelijk hoe slim je werkplek daadwerkelijk is en in hoeverre de medewerkers er dus gebruik van maken. Doe je de voorgaande vier stappen goed dan ben je al een flink eind op weg. Om alle gebruikers snel op weg te helpen is het van belang dat je ze doorlopend goed leert werken met de slimme werkplek en dat daarmee uiteindelijk de nieuwe manier van werken opgepakt wordt. We noemen dit ook wel adoptie. Adoptie vindt voornamelijk plaats op gebruikersniveau.

Omdat de wereld van IT continu in ontwikkeling is zal je ook doorlopend moeten blijven monitoren waar nieuwe technologische kansen liggen om je bedrijfsproces nog beter te maken. Zorg ervoor dat je het signaleren van nieuwe technologie goed inregelt, met Cloud kun je immers ontzettend snel schakelen op nieuwe ontwikkelingen waardoor je slimme werkplek ook slim blijft!

 

What's next

Cloud technologie levert voordelen, maar je pakt ze niet zomaar. Daar waar ICT voorheen vooral werd gedreven door de (on)mogelijkheden van hard- en software gaan we nu toe naar ICT gebaseerd op duidelijke behoeftes.

Functionaliteit gericht op het businessproces, de gebruiker en je klant. Het aanbieden van een werkplek met daarop een overschot aan applicaties en functionaliteit en vervolgens met minimale training hopen dat iedereen ermee gaat werken zoals het bedoelt was is niet meer. Het gaat niet meer om het maar kunnen aanbieden van die remote desktop aan iedere gebruiker, die technologie is kostbaar, levert bij veel gebruikers onvrede op (want veelal traag) en in veel gevallen niet eens nodig. Het gaat er veel meer om werknemers totaal onafhankelijk van hun locatie, apparaat of tijdstip productiever te laten worden en meer uit zichzelf te halen. Het gaat om slim en efficiënt samenwerken, over afdelingen en teams, wereldwijd en los van alles wat 'moet'.

 

Samengevat

Deze vijf stappen helpen je naar de volgende stap:

1.       Terug naar de kern

2.       Zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

3.       Werk naar een uniforme gestandaardiseerde werkplek

4.       Kies je Cloudtechnologie

5.       Leer en blijf ontwikkelen

 

Doe je dit zorgvuldig dan ben je goed op weg een slimme werkplek te creëren die waarde toevoegt aan je bedrijfsproces en medewerkers het beste en meer uit zichzelf laat halen.

 

Rapid Circle heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties naar de slimme Cloud werkplek gebaseerd op Microsoft technologie. Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op onze site: www.rapidcircle.com/nl/

 

Windows Update for Business configuratie via Group Policy

Windows as a Service is de nieuwe manier om Windows 10-apparaten bij te werken. In Windows 10 bevatten nieuwe functie-updates en kwaliteitsupdates de inhoud van alle voorgaande updates.

Dit houdt in dat, wanneer de nieuwste update geïnstalleerd is, het zeker is dat de Windows 10-apparaten volledig zijn bijgewerkt. In tegenstelling tot eerdere versies van Windows, wordt nu de volledige update geïnstalleerd in plaats van een onderdeel van een update.

 

Met Windows Update for Business wordt updatebeheer vereenvoudigd, zodat er geen afzonderlijke updates voor groepen apparaten goedgekeurd hoeft te worden. Hierbij kan er nog steeds risico's in de omgeving beheerd worden door een strategie voor update-implementatie te configureren.

 

Type updates

Windows Update for Business biedt drie soorten updates voor Windows 10-apparaten:

  • Feature-updates: Feature-updates bevatten niet alleen veiligheids- en kwaliteitsrevisies, maar ook belangrijke toevoegingen en wijzigingen van functies; ze worden halfjaarlijks vrijgegeven.
  • Kwaliteitsupdates: dit zijn de traditionele updates van het besturingssysteem, ze worden meestal op de tweede dinsdag van elke maand vrijgegeven.
    Deze updates bevatten drivers, beveiligingsupdates, kritieke updates.
    Windows Update for Business beschouwt ook niet-Windows-updates (zoals die voor Microsoft Office of Visual Studio) als kwaliteitsupdates. Deze niet-Windows-updates staan bekend als Microsoft-updates en apparaten kunnen optioneel worden geconfigureerd om dergelijke updates samen met hun Windows-updates te ontvangen.
  • Non-deferrable updates: Dit zijn de antimalware en antispyware definitie-updates van Windows Update, momenteel kunnen deze niet worden uitgesteld.

 

Servicing channels

Om zich aan te passen aan de nieuwe methode voor het leveren van feature updates en kwaliteitsupdates in Windows 10, introduceert Microsoft het concept van service channels (kanalen) om klanten in staat te stellen aan te geven hoe vaak individuele apparaten worden bijgewerkt.

Er kan gekozen worden uit 3 service channels:

  • Het Windows Insider-programma biedt organisaties de mogelijkheid om de nieuwste versies, die nog niet vrijgegeven zijn aan het algemene publiek, te testen en feedback te geven.
  • De Semi-Annual Channel biedt nieuwe functionaliteit twee keer per jaar aan; de zgn. feature updates. Organisaties kunnen kiezen wanneer updates uit het semi-annual channel worden geïmplementeerd. 
  • De Long Term Servicing Channel is ontworpen om alleen te worden gebruikt voor gespecialiseerde apparaten (die meestal geen Office uitvoeren), zoals medische apparatuur of PIN automaten. Apparaten in deze channel ontvangen ongeveer elke drie jaar nieuwe feature updates.

 

Update ringen

Een update ring bevat een aantal instellingen waarin is geconfigureerd wanneer en hoe Windows 10-updates worden geïnstalleerd.

Men kan het volgende configureren:

  • Windows 10 Servicing Channel: Welke groepen apparaten ontvangen updates van de Semi-annual channel (Targeted) of van de Semi-annual channel.
  • Instellingen voor uitstel: configureer instellingen voor het uitstellen van updates om de installatie van updates voor groepen apparaten uit te stellen. Dit kan per type update geconfigureerd worden.
  • Onderbreken: stel de installatie van updates uit als u op enig moment tijdens de implementatie van de updates problemen ontdekt.

 

Voorbeeld configuratie

Globaal overzicht

In onderstaand figuur wordt een voorbeeld Windows Update for Business architectuur schematisch weergegeven.

image001 (1).jpg

 

De configuratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Windows Update; cloud service
  • Functionaliteiten geboden vanuit Active Directory
    • GPOs
  • Instellingen geconfigureerd via GPOs
  • De windows 10 clients

 

Configuratie details

De details van de Windows Update for Business ringen configuratie wordt schematisch in onderstaand figuur weergegeven.

image002 (1).jpg

 

Er zijn drie ringen geconfigureerd, waarin verschillende groepen computers worden geconfigureerd.

  1. In ring 1 zitten de computers die meteen nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  2. In ring 2 zitten de computers die na een week tot twee weken nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  3. In ring 3 zitten de computers van de rest van de organisatie, de kwaliteitsupdates worden 2 weken tot een maand nadat Microsoft deze heeft uitgegeven, geïnstalleerd. Feature updates worden geïnstalleerd na 4 maanden (ongeveer) wanneer Microsoft deze updates als Semi-annual channel heeft gekenmerkt.

 

In onderstaande tabel worden de drie ringen in detail beschreven.

Capture3.JPG

 

GPOs

Er zijn 3 verschillende GPOs aangemaakt die de 3 vershillende update rings voorstellen.
Deze GPOs zijn gekoppeld aan een OU. De GPOs worden toegepast op basis van AD security group lidmaatschap.

Capture4.JPG

 

 Onderstaand een aantal screenshots van de WUFB-RING1-EA GPO als voorbeeld.

image003 (1).png
image004 (1).jpg
image005 (1).jpg

Zorg op afstand met Skype for Business

Zorg verlenen aan chronisch zieken

Patiënten met een chronische ziekte zoals Diabetes, hartfalen of COPD moeten regelmatig naar het ziekenhuis voor controle. Tijdens deze periodieke bezoeken worden bloeddruk, hartslag, gewicht en glucose gemeten. Vaak blijkt alles in orde te zijn en was een bezoek overbodig geweest. Voor sommige patiënten is een bezoek zelfs zo intensief dat de arts de patiënt aan huis bezoekt. In een tijd van bezuinigingen in de zorg is dit zeer tijdrovend en kostbaar. Nu blijkt dat dit middels ondersteuning van de juiste ICT middelen veel efficiënter kan.

 

Zorg op afstand

Stel de patiënt kan de benodigde metingen thuis verrichten en deze middels een app of handmatige invoer doorgeven aan het ziekenhuis. Met deze gegevens krijgt de arts een goed beeld van de patiënt en kan pro-actief acteren als de metingen afwijken. Maar hoe een patiënt zich daadwerkelijk voelt dat kan niet worden gemeten. Daarvoor is wil de arts de patiënt zien. Dankzij beeldbellen kan dit nu op afstand zodat de zowel de arts als de patiënt op hun eigen locatie kunnen blijven. De arts stelt een aantal tijdslots ter beschikking aan de patiënt waaruit hij/zij een keuze kan maken. Vlak voor de afspraak meld de patiënt zich met zijn PC, tablet of telefoon aan en komt in een virtuele wachtkamer terecht. Zodra de arts klaar is voor de afspraak wordt de verbinding geactiveerd. Na afloop van het consult wordt de verbinding verbroken.

 

pmjr.png

 

Voordelen

Zorg op afstand heeft voor zowel de zorginstelling als voor de patiënt vele voordelen. Zorginstellingen kampen in de huidige situatie met forse bezuinigingen. Door zorg op afstand te verlenen krijgt de arts beter inzicht in de situatie van de patiënt en zijn aandoening. Daardoor is het minder frequent noodzakelijk om de patiënt voor een controle te zien. In plaats daarvan kan er een consult op afstand worden gepland. Dit levert de arts veel tijdwinst op. Voor de patiënt betekent dit minder reizen naar het ziekenhuis, en meer controle op de ziekte waardoor er accurater kan worden ingegrepen en complicaties kunnen worden voorkomen.

 

Beeldbellen met Skype for Business

Rapid Circle heeft een beeldapp ontwikkeld gebaseerd op Skype for Business van het Microsoft cloud platform. De app kent functionaliteiten zoals een virtuele wachtkamer, tonen van plaatjes en documenten gedurende het gesprek en geeft inzicht in spreekuren en beschikbaarheid van een arts of specialist. Er is veel aandacht besteed aan beveiliging en privacy. De verbinding wordt beveiligd opgezet en na het beëindigen van de verbinding kan de patiënt niet meer verbinding maken zonder een nieuwe afspraak te plannen. Grote voordeel is dat de patiënt middels de Skype for Business app in de appstore of via een webbrowser gebruik kan maken van de beeldbelapp. Licenties zijn hierdoor aan patiënt zijde niet nodig. De webapp werkt op alle ‘devices’ en platformen.

 

Bronnen:

https://www.gezondheidsnet.nl/specialisten/zorg-op-afstand

https://dutchitchannel.nl/576202/zorgorganisatie-pameijer-gebruikt-beeldbeloplossing-applicatie-van-skype-voor-bedrijven.html

D365 for Talent: Digitale Transfromatie in HR

Microsoft brengt digitale transformatie naar HR processen. En dat werd tijd ook, want HR processen zijn in de digitale werkplek die Office365 en Dynamics365 biedt lange tijd onderbelicht gebleven. Met de komst van D365 for Talent heeft Microsoft een prachtige toevoeging gedaan op het platform. Een prachtige D365 suite met HR apps boordevol functionaliteit en geïntegreerd met O365 en Linkedin.

Wij hebben als een van de eerste Dynamics Partners, de functionaliteit die D365 biedt niet alleen bekeken maar ook geïmplementeerd! Vanaf begin volgend jaar zal ons eigen HR proces volledig “Digitaal Getransformeerd” zijn. In deze blog nemen we de functionaliteit onder de loep en geven we en inkijk in de mogelijkheden van deze geheel nieuwe maner van werken in HR!

Aan de basis van D365 for Talent ligt de razendsnelle digitalisering van processen en het daarmee samenhangende veranderende gedrag van kandidaten en nieuwe medewerkers. Digitale transformatie heeft snel en zeer zeker invloed op HR processen. HR afdelingen kunnen niet meer volstaan met een lijstje kandidaten met een bepaalde skillset en ervaring. Als organisatie willen we, nee moeten we zelfs nieuwe medewerkers actief zien te vinden, de juiste selecteren, aan ons verbinden en ze snel thuis laten voelen binnen de organisatie. En dit alles met snelheid, gemak en een uitstraling die er voor zorgen dat kandidaten en medewerkers zich van meet af aan verbonden voelen! D365 biedt het allemaal

D365 for Talent kent voldoende functionaliteit om het gehele HR proces te ondersteunen, van instroom tot uitsroom, of in goed Engels: ‘from hire to retire’:

  • Twee aparte apps om het Attract (selectie) en OnBoard proces te ondersteunen;
  • Een (core) Human Resource module te ondersteuning van diverse medewerker processen;
  • Een medewerker zelf service portaal;
  • Een portaal voor individuele kanditaten

Het mooie van D365 is dat het slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die het Microsoft platform biedt: snelle en eenduidige communicatie door middel van portals, planningsverzoeken in de agenda’s  van kandidaten en interviewers om snel en zonder mistverstanden tot afspraken te komen. Door het gebruik van portals ligt informatie eenmalig vast en heeft iedereen inzicht in de juist informatie op het juiste moment. De kandidaat ziet op zijn eigen portal informatie,  voortgang en status van zijn proces, interviewers hebben altijd toegang tot de laatste informatie.

Zijn kandidaten goed genoeg bevonden, dan worden ze direct het onboarding proces ingeleid. Door middel van templates wordt , ook weer via een portaal, veel informatie gedeeld. Niet alleen een  welkomst document, maar ook concrete afspraken in de eerste weken, taken en connectie met toekomstige collega’s. Alles met als doel om de instroom en Onboarding soepel te laten verlopen.

Zijn kandidaten gewaardeerde collega’s geworden, dan biedt de core Human Resources functionaliteit voldoende mogelijkheden tot het ontwikkelen van zijn of haar specifieke talenten. Met functionaliet voor het vastleggen van persoonlijke KPI’s. Uiteraard is de core HR omgeving voorzien van vele oeverzichten en dashboards, waarbij de koppling met PowerBI duidlijke zichtbaar is.

Geïnteresseerd wat D365 for Talent voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Jeroen Beelen via Jeroen.Beelen@RapidCircle.com