De 7 meest tijdrovende en onveilige manieren van communiceren in de zorg... en hoe het sneller en veiliger kan

Onderlinge communicatie tussen collega’s in de zorg schiet vaak tekort of kost veel tijd. Gevolg: extra werkdruk en stress onder medewerkers en managers. Tegelijk wordt privacygevoelige informatie van patiënten niet altijd veilig genoeg opgeslagen en gedeeld. In dit blog staan we stil bij de 7 belangrijkste oorzaken van inefficiënte en onveilige manieren van communicatie in zorgorganisaties en wat er aan gedaan kan worden.

 

1. Waarom wist ik daar niet van?

Het is lastig om collega’s up-to-date te houden over alles wat speelt bij patiënten, binnen teams en de organisatie. Dienstwisselingen, parttimers, structureel tijdgebrek en ingewikkelde systemen maken het er ook niet gemakkelijker op. Het prikbord wordt vaak voorbijgelopen, niet iedereen zit in de groeps-chat, mailtjes worden niet altijd gelezen en soms wordt belangrijke info gewoon niet gedeeld. Om de uitwisseling van informatie sneller en efficiënter te laten verlopen, kiezen steeds meer organisaties daarom om teams te laten werken vanuit één online werkomgeving. Daarbinnen vinden alle gesprekken plaats, zijn relevante bestanden toegankelijk en kunnen ze gedeeld worden. Teamleden hebben vanuit deze omgeving toegang tot alle systemen en apps die gebruikt worden

 

2. Ik dacht u van spruitjes hield?

Elke patiënt is speciaal en heeft zijn eigen verhaal. Waar houdt hij of zij van? En waarvan juist niet? Hoe heten de familieleden die regelmatig op bezoek komen? Voor de patiënt en voor de zorgmedewerker die de patiënt verzorgt is dit vaak belangrijke informatie. Maar hoe deel je dit met elkaar? Mondeling, in een schriftje, via de mail of in het systeem waar patiëntgegevens worden opgeslagen zijn de meest gebruikte manieren. Maar een schriftje is niet goed beveiligd en zoeken naar een mailtje met patiëntgegevens kost onnodig veel tijd. Het is zaak om medewerkers te helpen deze informatie makkelijk en veilig met elkaar te delen. Daarom is het belangrijk om de informatie op te slaan op een plek waar alleen personen met de juiste autorisatie toegang toe hebben. Het spreekt voor zich dat medewerkers met toegangsrechten, snel en eenvoudig bij die informatie moeten kunnen komen.

 

3. Wat zijn ook alweer de inloggegevens?

Zorgmedewerkers maken gebruik van verschillende systemen en apps om informatie te vinden of te verwerken. Per systeem moeten ze opnieuw in- en uitloggen. Dit kost veel tijd en levert frustratie op. Omdat ze veel inloggegevens moeten onthouden, zie je soms zelfs memo’s met wachtwoorden op monitoren geplakt. Online wachtwoordkluizen kunnen helpen om de inloggegevens veilig te documenteren en de medewerker te helpen snel in te loggen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met één centraal portaal van waaruit alle interne en externe systemen toegankelijk zijn. Dat kan veel tijdwinst opleveren.

 

4. Informatie vastleggen en opzoeken

Wil een zorgmedewerker informatie opzoeken of juist vastleggen, dan is het prettig als dat ongeacht locatie, tijd en beschikbaarheid van een computer kan. De realiteit is dat niet alle systemen waar zorgmedewerkers mee moeten werken zo toegankelijk zijn. Zeker niet voor ambulante zorgmedewerkers. Het beschikbaar maken van systemen via apps die gebruikt kunnen worden op zowel desktop, tablet als mobiel is hiervoor essentieel.

 

5. Mail, mail en nog meer mail

Bestandsbeheer is bij e-mail niet handig geregeld. Bestellijsten en roosters worden over en weer gemaild. Het is hierdoor zoeken geblazen in verschillende mailboxen. En wat de laatste versie was, is vaak onduidelijkheid. Tegelijk gaan mensen zich formeler uitdrukken in e-mails, wat resulteert in langere berichten en soms zelfs miscommunicatie. Dit kost allemaal extra tijd, terwijl het ook sneller kan. Mensen vinden het plezieriger om te chatten dan te mailen en chat is ook beter geschikt om snel af te stemmen. Vanwege de snelheid en laagdrempeligheid gebruiken veel zorgmedewerkers en -managers naast e-mail WhatsApp, maar dat kent enkele nadelen.

 

6. We appen

WhatsApp wordt veel gebruikt en lijkt efficiënt. Maar voor een zorgorganisatie heeft het gebruik ervan een aantal grote nadelen. Communicatie, inclusief vertrouwelijke informatie over patiënten, kan plaatsvinden op een platform buiten de organisatie. Daarnaast hebben nieuwe leden van een team geen toegang tot de gesprekshistorie van de WhatsApp-groep waardoor ze belangrijke informatie kunnen missen. Een interessant alternatief voor WhatsApp is Microsoft Teams. Vorig jaar introduceerde Microsoft deze op chat gebaseerde werkruimte waarbinnen alle gesprekken plaatsvinden: individueel of in een groep, via chat of Skype. Binnen dit platform is alle informatie over een specifiek onderwerp toegankelijk voor de teamleden.

 

7. Heel veel meetings

Het is belangrijk dat vergaderingen plaatsvinden, ze kunnen alleen enorm tijdrovend zijn. Steeds meer zorgorganisaties faciliteren daarom dat medewerkers met elkaar kunnen spreken via chat, online bellen en vergaderen. Dat kan met audio of via beeldbellen als het handig is elkaar te kunnen zien. Tegelijkertijd is het mogelijk om gemakkelijk documenten uit te wisselen. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor hun zorgtaken.

 

Herkent u deze voorbeelden uit de praktijk? Dan is het goed om te weten dat er concrete oplossingen zijn om onderlinge communicatie binnen zorgteams een stuk efficiënter en veiliger te laten verlopen. Wilt u weten hoe? Dat hebben we voor u op papier gezet in de whitepaper ‘7 manieren voor snellere, efficiëntere en veiligere communicatie binnen zorgteams’. Deze download u hier.

 

Wat je moet weten voordat je met Teams aan de slag gaat

Met de juiste tool is samenwerken eenvoudiger en krijg je meer gedaan in minder tijd.
Microsoft zegt Teams te hebben ontwikkeld als 'reactie op de evolutie van samenwerking in de moderne werkplek'.

Het probleem tot nu was dat je met veel losse applicaties werkte. Zo stond Outlook dus altijd aan en werden bestanden toch nog rondgemaild. Met Teams is er nu een toepassing waarin je op 1 plek productief kunt werken en informatie met collega’s kunt delen. In deze blogpost lees je welke functies jij je snel eigen maakt en vind je tips die je graag wilt weten voordat je met Teams aan de slag gaat.  
 

Om te beginnen

Teams vind je in het Office-365-menu. Als je op de link klikt opent Teams in de browser. Of direct via deze link

Voor Teams is er een applicatie voor op je computer en een app voor op je mobiele telefoon. Als je nog niet bekend bent met Teams merk je dat de interface vrij voorzich zelf spreekt.
 

Aan de linkerkant vind je het menu in de vorm van iconen waarmee je kunt wisselen tussen de verschillende functies van Teams:

1.       Activiteit: Geeft je overzicht van notificaties waar je bent genoemd of waar een reactie is op een chat.

2.       Chat: Hier vind je eerdere directe chats. Hier vind je ook je collega’s om een gesprek mee te starten

3.       Teams: Hier vind je de groepen waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen

4.       Vergaderingen: Toont de afspraken uit jouw eigen agenda. Hier kun je ook nieuwe afspraken inplannen.  Een vergadering die je organiseert kun je koppelen aan een Team.

5.       Bestanden: Geeft een overzicht van bestanden waar je aan gewerkt hebt of die met  jou zijn gedeeld.

6.       De drie puntjes: vanuit hier kun je persoonlijke apps toevoegen aan Teams; En heb je toegang tot de apps die je gebruikt in Teams.  
 

p1.png


Start met chat

Chat is de functie die het meest in het oog sprint. Als je Teams sluit blijft de chat bestaan. De volgende keer dat je inlogt zie je de oude chat staan die je terug kun lezen. Dit geeft nieuwe teamleden ook de kans om een discussie terug te volgen.

Naast de chat in tekst kun je elkaar ook in de chat videobellen of een telefoongesprek starten. Even elkaar bellen werk vaak sneller dan een lang verhaal typen vooral als je ook nog je scherm wilt delen. De chat-functie vervangt het heen-en-weer-mailen tussen collega’s en maakt de lijntjes dus kort.
 

Geef structuur met kanalen

Microsoft Teams is krachtig omdat je in kleine teams kunt werken onafhankelijk van de werkelijke bedrijfsstructuur. In de navigatie-tab Teams (3) vind je het overzicht van de teams waar je aan deel neemt of aan deel kunt nemen. Hier kun je ook zelf een nieuw team opzetten.

Binnen een team geef je verder structuur door verschillende kanalen te maken.  Probeer te voorkomen dat je veel teams aanmaakt met maar 1 kanaal. Het werkt productiever en overzichtelijker om weinig teams te hebben maar wel meer kanalen. Kanalen is de flexibele kant van Teams die ervoor zorgt dat de applicatie voor iedereen te gebruiken is door hem op maat te maken.  
 

Voeg functionaliteit aan een kanaal

In een kanaal vind je tabs. Een tab geeft een functie aan je team om te werken. Standaard heb je een tab voor gesprekken en bestanden. Met het plusteken kun je kanaal uitbreiden met eigen tabs door een app toe te voegen. Naast de apps kun je ook een connector activeren. Met een connector maak je informatie van buiten Office 365 toegankelijk voor het team.  
 

Mails ontvangen in een kanaal

Een kanaal heeft een emailadres. Je vindt het e-mailadres in het menu van het kanaal. Als er naar het kanaal wordt gemaild verschijnt de mail in het chatgesprek. Vooral handig om te gebruiken als het team met automatische notificaties ergens van op de hoogte moet blijven.
 

Vergader in Teams

Via Teams zet je ook eenvoudig je vergaderingen op. Voordeel is dat je 1 plek hebt waar het hele team terug kan zien wat en wanneer is besproken. Wat in de praktijk goed werkt is om in een Team 1 kanaal te gebruiken voor alleen de vergaderingen. Een vergadering in Teams organiseer je via het menu (4) of vanuit je outlook. Daar vind je in je agenda een extra knop: Nieuwe Team vergadering.
 

Een paar functies die je extra helpen  

Maak je zichtbaar en benaderbaar door actief je status aan te geven. Zo zien je collega’s of je beschikbaar bent of juist niet. In hetzelfde menu vind je ook de opties om Teams naar je smaak aan te passen. En een overzicht van de handige sneltoetsen.

p2.png

In de applicatie van Teams vind je een zoekbalk. In deze zoekbalk kun je commando’s gebruiken. Een voorbeeld is het commando “/ga-naar”; Als je die in de zoekbalk typt krijg je een overzicht van teams waar je snel heen kunt gaan. Door alleen het “/” teken of het “@”-teken te typen zie je welke commando’s je nog meer kunt gebruiken.

p3.png

Chats met meerder personen kun je ook voeren buiten een kanaal om door direct collega’s aan te haken. Je start een groeps-chat door het icoon links naast de zoekbalk aan te klikken en vervolgens de namen van je collega’s in te typen.

p4.png

Succes op je ontdekkingstocht   

In plaats van Outlook staat nu de Teams-applicatie de hele dag bij mij open. Als ik onderweg ben kan ik nog steeds meedoen via de mobiele app. Teams is eindelijk de applicatie waarmee ik alles bij elkaar kan brengen om productief te werken met mijn team. Deze blogpost geeft je de eerste handvaten in je ontdekkingstocht binnen Teams. Binnen de applicatie zijn nog veel meer functies te vinden dan dat ik hier kan aanstippen. De komende tijd gaat Teams veel nieuwe functies krijgen. Wil je meer over Teams weten neem met ons contact op voor een workshop of gewoon voor een demo om meer van Teams te zien.

 

Meer weten over Microsoft Teams? Op 17 mei geven wij een webinar waar wij dieper ingaan op de voordelen van Teams voor zorgorganisaties. Klik hier om je aan te melden.

Microsoft Teams: de basis

Microsoft Teams is de werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365 speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken. In Teams zijn alle personen, inhoud en hulpmiddelen beschikbaar die je team nodig heeft om betrokkener en effectiever te werken. Teams is zowel op mobiel als op desktop beschikbaar.

 

Wat maakt Teams zo speciaal?

Microsoft Teams is ontworpen om het voor kleine groepen gemakkelijker te maken om samen te werken. Microsoft Teams biedt een interface waar medewerkers kunnen deelnemen aan directe en informele chats. Gesprekken zijn voorzien van een thread, wat betekent dat iedereen eerdere berichten kan zien. De tijdrovende jacht op informatie, zoals met e-mail threads, of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen zijn hiermee verleden tijd. 

Met Microsoft Teams zijn lange e-mailthreads of het delen van bestanden over meerdere media en oplossingen voorgoed verleden tijd.


Een ander belangrijk aspect van de oplossing zijn de integratiemogelijkheden. Microsoft Teams kan goed worden geïntegreerd met hulpprogramma's van derden en gebruikers kunnen ook documenten, presentaties, notities en spreadsheets uit de Office-suite en de krachtigere Office 365-oplossingen zoals SharePoint gebruiken. Binnen Teams is er ook de functionaliteit en het vermogen om aangepaste connectoren en bots te bouwen voor integratie met andere lijntoepassingen.

Aan Microsoft Teams worden de komende tijd veel nieuwe functies toegevoegd. Het is de moeite waard om de roadmap van Microsoft Teams in het oog te houden. Wij houden de roadmap voor je in de gaten en delen de nieuwste updates via een maandelijks Office 365 updates webinar. Klik hier om de eerstvolgende webinar bij te wonen. 
 

Waarom is Microsoft Teams nuttig?

Er zijn vergelijkbare oplossingen, maar Teams heeft veel unieke voordelen. Teams is niet alleen een op chat gebaseerde communicatietool, het is ook een native Microsoft-tool, dus het voegt zich meteen in met andere Microsoft-services. Dit betekent dat gebruikers de kracht van Office 365 krijgen, waardoor ze met één klik eenvoudig kunnen schakelen tussen spraak-, video- en tekstverbindingen, en bestanden, agenda's kunnen delen en samen content kunnen bewerken.

Microsoft Teams positioneert zichzelf als een fundamenteel platform voor bedrijven van elke omvang om hun gezamenlijke werk en bedrijfsprocessen te stroomlijnen.


Wat kun je doen met Microsoft Teams?

Er zijn veel communicatiefuncties die Microsoft Teams tot een krachtige oplossing maken. Van bellen vanaf mobiele apparaten, een -mail naar een chatkanaal sturen, bijlagen plaatsen tot het ontvangen van activiteit meldingen over verschillende groepen.  

De integratie met Office 365 betekent dat het verbonden is met de Office-suite en dat het ook diepe opslag en krachtige mogelijkheden voor delen biedt, dankzij SharePoint en OneDrive voor Bedrijven. Power BI en Delve zijn ook geïntegreerd in de oplossing. In de praktijk betekent dit dat alle documenten, spreadsheets, presentaties of andere gegevens die in teams worden gedeeld, worden gesynchroniseerd, zodat elk lid van een groep altijd toegang heeft tot de nieuwste inhoud en analyses. Groepsredactie van deze inhoud kan in realtime worden gedaan, waarbij de wijzigingen van elk lid meteen verschijnen - waardoor het snel toegang krijgt tot en communiceert over een specifiek stuk werk met een groep zonder door meerdere tools en communicatiemedia te hoeven navigeren.

Belangrijk is dat de integratie met Office 365 betekent dat belangrijke updates of nieuwe inhoud die binnen het platform wordt gegenereerd, kunnen worden gemarkeerd en gemarkeerd buiten Teams. Dus, zelfs als sommige medewerkers de tool niet gebruiken, wordt belangrijke informatie niet gemist. Kanalen of chatgroepen kunnen ook met behulp van connectoren communiceren met services van derden. Toen Teams voor het eerst werd uitgebracht, kwam het met 70 connectoren naar externe apps, waaronder MailChimp, Salesforce en Zendesk - en nog veel meer zullen in de loop van de tijd worden toegevoegd.

Benieuwd naar hoe Teams een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Recap MVP Summit 2018

Begin maart vond dit jaar de MVP Global Summit plaats in Bellevue en Redmond in Washington, USA. Tijdens dit jaarlijks terugkerend evenement worden alle MVP’s van over de hele wereld, zo’n 4.000, uitgenodigd om bijgepraat te worden over de nieuwste ontwikkelingen en de laatste stand van zaken, waarop ook feedback gegeven kan worden. Dit jaar was ook een jubileumjaar, want het MVP Award Programma bestaat dit jaar alweer 25 jaar.

Rapid Circle’s eigen Office Servers and Services MVP, Michel de Rooij, was ook dit jaar van de partij, tezamen met zo’n 2.000 andere MVP’s uit één of meerdere van de 18 award categorieën. In deze blog deelt hij zijn ervaringen.

 Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

Michel de Rooij, Office Servers and Services MVP @ Microsoft HQ in Redmond, Washington

De Global MVP Summit

De Summit is een evenement waar veelal technische informatie wordt gedeeld met de MVPs. Afhankelijk van welke Award categorie je onder valt, wordt er 3 à 4 dagen technische informatie met je gedeeld. Dit jaar was er ook een zogenaamde Community Pre-Day, waar MVPs de nodige soft-skill ervaringen deelden met geïnteresseerden.

De tijdens de Summit gedeelde informatie valt onder een persoonlijk non-disclosure agreement; dat houdt in dat deze informatie buiten het de Summit niet mag worden gedeeld, ook niet met collega’s. Naast dat de feedback en discussies tijdens de Summit voor Microsoft en MVPs waardevol zijn, schaft deze ook inzicht in de visie en strategie van Microsoft, en daarmee een kans de voorsprong te behouden en klaar te zijn voor de nabije toekomst.

n.png

Naast de technische sessies is de Summit ook het evenement waar je de meeste MVPs tegenkomt, en is dan ook bij uitstek een setting om niet alleen te netwerken met de productgroep, maar ook relaties te onderhouden of kennis te maken met de andere MVPs. Een categorie als Office Servers and Services is erg breed, en daarbinnen zie je toch dat iedere MVP eigenlijk zijn eigen specialisatie of ervaring heeft. De evenementen in de avonduren leenden zich hier prima voor, zoals de regional meetups waar je kon netwerken met alle MVPs uit de regio, of de product group happy hour. Menig leverancier organiseert tijdens de Summit ook iets, en zo belande ondergetekende met Quadrotech op een bowlingbaan. Als afsluiter was er een slotfeest compleet met silent disco, wat een aparte gewaarwording blijft.

Ondanks dat Washington bekend staat als de Rainy State, is Seattle en omgeving een aardige locatie om te verpozen met de Pike Place Market, Underground Tour, de Boeing fabrieken of een wandeling in een van de kleurrijke bossen die Seattle rijk is. Want naast een week van inspanning moet er ook wat tijd zijn voor ontspanning.
 

Wat is een MVP?

Het MVP Award Programma bestaat sinds 1993, en heeft als doel personen, die vanuit hun passie voor (Microsoft) technologie bijdragen leveren aan het delen van kennis binnen de diverse communities, te erkennen. Dit delen van kennis kan zijn het spreken op of organiseren van online of offline evenementen, participatie in gebruikersgroepen, het schrijven of onderhouden van blogs of artikelen, of (mee)coderen aan projecten in de (Microsoft) community. Waar online gebruikersgroepen zich voorheen ophielden op platformen als CompuServe of Usenet, is dat tegenwoordig bijvoorbeeld Microsofts eigen TechCommunity site, of GitHub waar veel van Microsoft open sourced materiaal gehost wordt.

mr.jpg

Hoe word ik een MVP?

Er is echter geen vast recept voor mogelijke toekenning van de Award; een IT pro zal waarschijnlijk vaker op een evenement spreken dan een developer; toch leveren zij beiden op eigen manier een waardevolle bijdrage aan de eigen communities. De regel is dan ook eigenlijk, doe wat je leuk vindt, en doe dat goed. Als dat goed genoeg is (in de ogen van Microsoft), val je vanzelf op, wordt je mogelijk door iemand genomineerd, en vind je na het inzenden van je community activiteiten wellicht op een eerste dag van de maand de MVP welkomstboodschap in je Inbox.

Wij vieren Internationale Vrouwendag! Jij ook?

Het is vandaag Internationale Vrouwendag!

Een goede reden om op onze manier een steentje bij te dragen en awareness te creëren voor deze belangrijke dag. Daarnaast zetten we graag de vrouwen bij Rapid Circle extra in het zonnetje. Want hoe is het eigenlijk om als vrouw in de ICT-branche, en dus voornamelijk een mannenwereld, te werken?

 Het vrouwen team van Rapid Circle (v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Het vrouwen team van Rapid Circle
(v.l.n.r: Britt, Raissa, Anna, Nicole, Hanneke, Esther (niet op de foto: Cocky en Iris)

Hanneke Pastoor, Adoptie Consultant bij Rapid Circle
Internationale Vrouwendag klinkt als iets wat een mooi feestje zou kunnen zijn. Een dag waarop we vieren dat een vrouw in staat is tot het combineren van en excelleren in veel rollen. We kunnen een carrièrevrouw zijn, maar tegelijkertijd ook een zorgzame moeder en partner. Iemand die een huishouden draaiende weet te houden, maar hiernaast ook een goede vriendin is. Iemand die anno 2018 in staat is haar eigen leven zelfstandig te regelen. En gelukkig is dit ook hoe ik het ervaar.
Ik zie International Women’s Day als een dag waarop we vieren dat het mogelijk is dat ik als 29-jarige single vrouw mijn eigen appartement kan huren in Amsterdam, dit helemaal zelf betaal, een baan heb waarin ik elke dag de kans krijg om te groeien, waarin ik een goed salaris krijg, elk jaar op vakantie kan, mag stemmen, dat ik mag en kan kopen wat ik wil, aan mag doen wat ik wil en mag zeggen wat ik wil… en dat ik hierin (bij mijn weten) niet verschil van mijn collega’s, vrienden of familieleden die per toeval een ‘M’ in hun paspoort hebben staan.
IMG_9414.JPG
Cocky de Bruijn, Project Manager bij Rapid Circle
Voor mij persoonlijk heeft Internationale Vrouwendag geen speciale betekenis. Ik heb mij eigenlijk nooit achtergesteld gevoeld bij mijn mannelijke collega's in deze sector. Sterker nog, ik zie het vaak ook als een voordeel dat ik een van de weinige vrouwen ben. Maar ik voel mij natuurlijk wel verwant met vrouwen die er wel last van hebben en daarom ben ik blij dat deze dag bestaat en steun ik het van harte!


Als Rapid Circle maken we geen onderscheid. Vrouwen zijn er bij ons te vinden in allerlei functies, van business consultant tot full stack developer. Dat is iets om trots op te zijn!
 

Laat je horen op Internationale Vrouwendag 2018!
Internationale Vrouwendag staat voor het gevoel van solidariteit en strijdbaarheid van vrouwen overal ter wereld. De viering ervan vindt elk jaar plaats rond een specifiek thema – dit jaar is dat gendergelijkheid

In de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens is vastgesteld dat mannen en vrouwen dezelfde rechten hebben. In de praktijk blijkt een dergelijke verklaring niet altijd voldoende te zijn. Vrouwen en meisjes zijn vaak nog achtergesteld ten opzichte van jongens en mannen.

Met de hashtags #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress laten we dit jaar onze stem horen. 

Dat is belangrijk, want ondanks dat wij het ontzettend getroffen hebben bij Rapid Circle, is dat helaas niet voor alle vrouwen wereldwijd het geval. Het komt namelijk nog te vaak voor, ook in Nederland, dat vrouwen minder betaald worden, minder serieus genomen worden, of in ‘oude rolpatronen’ worden geduwd. En om voor iedereen een situatie te realiseren waarin het niet uitmaakt welk geslacht er in je paspoort vermeld staat is #wijzijngelijkwaardig en #pressforprogress the only way to go.

Internationale Vrouwendag is nog niet de feestdag die het zou kunnen zijn, maar biedt aan de andere kant ook perspectief om stil te staan bij wat we allemaal al wél bereikt hebben. Hopelijk kunnen we door zoveel mogelijk (positieve en negatieve) verhalen te delen, elkaar inspireren te strijden voor vrouwenrechten. En hopelijk mogen we dan Internationale Vrouwendag ooit echt een internationaal feestje noemen!

IWD_2.JPG

Waarom Teams op je to-do-list moet staan voor 2018

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft sinds vorig jaar een nieuw onderdeel aan haar Office 365 platform heeft toegevoegd, namelijk Microsoft Teams. Beschikbaar voor gebruikers binnen alle licentie types is het onderdeel voor iedereen toegankelijk, maar we zien er nog maar relatief weinig organisaties gebruik van maken. En dat is naar onze mening een gemiste kans en wij leggen graag uit waarom.
 

Waarom Teams?

Veel organisaties vragen zich, terecht overigens, af waarom ze nou zo enthousiast zouden moeten worden van Microsoft Teams. “Ja je kunt elkaar berichten sturen, maar dat kan ik via veel andere onderdelen in Office 365 ook…” is wat we regelmatig horen. Teams heeft echter enkele unieke voordelen waar jij en jouw collega’s toch zeker blij van gaan worden.
 

Het gesprek centraal
Allereerst is er niet zomaar chat, Teams heeft persistent chat. Dat betekent dat het gesprek centraal staat en onafhankelijk leeft van de deelnemers. Een gesprek dat ergens binnen een team begint start haar eigen leven en blijft bestaan als er nieuwe deelnemers bijkomen of oorspronkelijke deelnemers weggaan. En die nieuwe deelnemers kunnen het hele gesprek zien dat heeft plaatsgevonden en niet alleen de chats die verstuurd zijn terwijl zij deel uitmaakten van het gesprek. Dit lijkt een klein verschil, maar heeft een grote impact in de huidige organisaties waar veelvuldig en kortstondig samen wordt gewerkt. Als een projectteam mij vraagt om even mijn licht te laten schijnen op een discussiepunt kunnen zij mij simpelweg toevoegen aan het team en kan ik de hele gesprekshistorie rondom dat onderwerp makkelijk teruglezen om vervolgens het gesprek op diezelfde plek voort te zetten met mijn inbreng. Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings die er normaal gepaard gingen met dergelijke situaties. In plaats van “ik praat je wel even bij” wordt het “ik lees me wel even in”. Dit is een enorm efficiëntie voordeel dat Teams heeft in vergelijking met Outlook, Skype for Business en Whatsapp[1].

Zeg maar dag tegen de bakken met emails, briefings en handover meetings

 

Optimaal flexibel
Ten tweede, Teams is flexibel. Een team is snel gemaakt en leden makkelijk toegevoegd, dus je bent zo uit de startblokken. En dat is wat veel organisaties nodig hebben als het op samenwerken aankomt. Doorgaans is er opeens behoefte aan een nieuw team omdat men een nieuw onderwerp wil aansnijden, het project net goedgekeurd is of men een plek nodig heeft om wat documenten neer te zetten die nergens lekker passen in het huidige netwerk. Dan wil je snel een plek hebben, zonder dat je veel beslissingen wilt hoeven nemen over wat daar dan precies wel en niet in hoort te zitten. Dat zie je later wel, want vaak weet je het ook nog niet vanaf de eerste minuut. En daar blinkt Teams in uit, omdat het met haar lange lijst van integraties je makkelijk allerlei koppelingen kunt maken naar onderdelen binnen en buiten Office 365 middels tabs, connectors en bots. Daardoor kan het gesprek plaats blijven vinden op die plek die je in de eerste minuten van je project had gevonden zonder dat je de link verliest naar alle plekken waar het projectwerk uiteindelijk wordt uitgevoerd. En snel beginnen zonder het risico te lopen mogelijkheden te laten schieten is iets waar elk samenwerkingsverband blij van wordt.
 

Persoonlijkheid voorop
En tenslotte, Teams is persoonlijk. Samenwerken gaat er natuurlijk om dat zaken voor mekaar komen, maar een grote factor daarin is ook de manier hoe er wordt samengewerkt en de sfeer die daarbij ontstaat. Teams heeft met haar verzameling aan emoticons, gifjes en stickers heel veel mogelijkheden om een persoonlijke touch aan een bericht toe te voegen. Dit zorgt er niet alleen voor dat men elkaar beter begrijpt omdat nuances beter uit zijn te drukken, maar werkt ook zeker sfeer verhogend. En iedereen weet dat het nou eenmaal fijner samenwerken is in een team waar de sfeer goed is. Dat betekent overigens niet dat elk team op de vrienden whatsapp groep moet gaan lijken, zeer zeker niet. Er is een tijd en een plaats voor alles. Maar verschillende samenwerkverbanden vragen vaak om een andere toon en Teams heeft de ingrediënten in huis om die verschillende tonen makkelijk te ondersteunen.

 

Waarom in 2018?

Teams is nu meer dan een jaar oud en alles wijst erop dat we nog veel gaan zien toegevoegd worden aan dit jonge onderdeel binnen Office 365. En dat terwijl vanaf het begin het al een volledig product was met een desktop App voor Windows en Mac en een mobiele App voor iOS en Android. Microsoft zelf zet vol in op Teams en er zijn genoeg redenen om aan boord te komen.

Het model dat Microsoft probeert neer te zetten van een platform waar constant op wordt doorontwikkeld (in plaats van een release elke zoveel jaar) is zich mede dankzij Teams aan het bewijzen. Sinds de release in het eerste kwartaal van 2017 zijn er tal van toevoegingen en uitbreidingen bijgekomen. Daarbij luistert Microsoft ook goed naar wat de gebruikers te wensen hebben en komen ze in de buurt van het opleveren van 200 ideeën die zijn ingebracht via Uservoice[2]. De truc van de constante stroom aan updates waarbij user feedback leidend is, lijken ze binnen de afdeling van Microsoft Teams dus goed onder de knie te hebben en daar wil je als organisatie uiteraard van profiteren.

Die enorme stroom aan toevoegingen maakt het product steeds rijker. Dat is uiteraard heerlijk voor gebruikers omdat die elke dag, week, maand meer kunnen doen binnen Teams. Voor organisaties die nog moeten instappen wordt hiermee de drempel wel steeds groter, want nu een jaar is Teams als onderdeel al dusdanig gegroeid dat het niet meer slechts een kwestie is van aanzetten en laten gaan. Om de hele organisatie een vliegende start te laten maken zal er toch al wat planning en adoptie moeten plaatsvinden rondom de introductie van Teams. Op dit moment nog prima te behappen, maar het risico bestaat dat met nog een jaar verder in de tijd het een hele kluif zal zijn.

Een extra factor die voor sommige organisaties wat tijdsdruk kan creëren zijn de plannen die Microsoft heeft met Skype for Business, namelijk om het volledig over te laten gaan in Teams. Hierover zijn al meerdere aankondigingen geweest en de plannen worden steeds concreter, dus als klant van Microsoft en gebruiker van Skype for Business zal je in de loop van 2018 genoeg informatie mogen verwachten rondom dit onderwerp[3]. Wanneer dit scenario voor jouw organisatie gaat spelen is het zeker verstandig om alvast ervaring op te doen met Teams en te achterhalen hoe jij en jouw collega’s hiermee aan de slag willen.
 

Dus: doen!

Gezien de unieke features binnen Microsoft Teams, de volwassenheid van het onderdeel en de aandacht die het krijgt vanuit Microsoft is 2018 een perfect instapmoment en verdient het zonder twijfel een plek op je to-do-list voor projecten binnen Office 365. Heb je vragen over hoe jouw organisatie het beste haar eerste kennismaking met Microsoft Teams kan opzetten, dan komen wij uiteraard graag langs om daar advies over te geven.

[1] Voor diegene die zich afvragen waar Yammer thuishoort in dit rijtje is het korte antwoord dat Yammer niet echt een samenwerk tool is, maar beter dient als open forum tool.

[2] https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public

[3] Om alvast te zien wat je kunt doen om je hier op voor te bereiden kun je https://docs.microsoft.com/nl-nl/MicrosoftTeams/journey-skypeforbusiness-teams raadplegen.


MEER MICROSOFT TEAMS GERELATEERDE BLOGS

Een nieuwe werkplek: Kiest u voor private cloud of public cloud?

U wilt uw ICT meer een regierol geven? U wilt meer toegevoegde waarde voor ‘de business’, u wilt uw werkplek vernieuwen, snel, simpel, mobiel? U wilt stappen of stapjes maken naar digitale transformatie? Grote kans dat u wilt migreren naar de cloud, of al gemigreerd bent. Een groot aantal hebben de stap deels al gemaakt (bijvoorbeeld applicaties naar een SaaS model gebracht) of zijn actief plannen aan het maken om van hun verouderde (on-premise) ICT omgeving naar de Cloud te gaan. Naar de Cloud om ook afscheid te kunnen nemen van de verouderde legacy systemen die het businessproces vertragen. Maar welke route ernaartoe kiest u en voor welk type Cloud kiest u?


Gaat u voor een pure ‘lift-and-shift’ datacenter verhuizing, naar een nieuw datacenter van een ICT leverancier? Dit is voornamelijk het verplaatsen van verantwoordelijkheden, op basis van bestaande requirements. Dat kan een prima keuze zijn. Of slaat u deze tussenstap over en kiest u meteen voor optimalisatie met behulp van de public cloud? Een externe datacenter of een public cloud hebben beide voor- en nadelen. Afhankelijk van uw situatie en doelen, komt u tot een keuze. We delen graag 4 stappen die u hierbij kunnen helpen.

Meer dan 70% van de IT managers die we spreken is het er inmiddels wel over eens: de public cloud is de meest veilige, flexibele en kosteneffectieve oplossing. De volgende vier stappen helpen je snel op weg:

1. Learning. Wat zijn de verschillen, wat zijn de voor- en nadelen?

Om straks gefundeerde keuzes te kunnen maken heb je vooraf kennis nodig van de verschillende typen cloud. Wij onderscheiden hierin de Private Cloud, Hybrid Cloud en Public Cloud. In het kort zien wij private cloud als gewoon een ander datacenter en de Hybrid Cloud als een tussenstation in de route naar de uiteindelijke public cloud. We onderscheiden hier ook de mate van flexibiliteit, schaalbaarheid en marktintroductietijd. Vooral de Public Cloud is voor de meeste van onze gesprekspartners nog onvoldoende bekend. Het is vooral bekend als ‘just another datacenter’, maar dan nog meer onzichtbaar. Maar met dezelfde VM’s en infrastructuur-elementen.

Het grote verschil zit hem echter in de toegevoegde waarde van alle bouwblokken, services en applicaties, klaar voor gebruik, waarmee u kunt optimaliseren, goedkoper kunt maken, innoveren en nieuwe dingen doen die nooit mogelijk waren. U kunt kortstondig heel veel laten uitrekenen zonder dat u vooraf hoeft in te kopen en bovenal, de veiligheid van Public Cloud is dermate hoog, daar wordt dermate veel in geïnvesteerd, dat veel grote multinationals inmiddels ervan overtuigd zijn dat zij of ICT leveranciers, niet zo goed voor security kunnen zorgen als bijvoorbeeld Microsoft.

Zorg ervoor dat u bekend bent met de technieken die u nu in huis heeft en waarom hiervoor gekozen is. Wat zijn de redenen dat bepaalde applicaties afhankelijk zijn  van ouderwetse technologie. Ook deze ‘legacy’-applicaties kunnen vanuit de Cloud aangeboden worden en op termijn worden gerationaliseerd.

 

2. Stel requirements op op basis van uw lange termijn doelstellingen, in plaats van op basis van de eisen van nu

Een ICT architectuur uit het verleden biedt geen garanties voor de toekomst. Wanneer u vooruit wilt, wilt innoveren en uw medewerkers altijd met de laatste technologie wilt laten werken, komt u tot een andere afweging dan wanneer u naar uw situatie nú kijkt en wat u nú weet wat hoe het bestaande verbeterd moet worden. Hoogstwaarschijnlijk komen daar veel nieuwe eisen bij komende jaren.

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een heldere strategie naar de optimale Cloud werkplek. Uw wensen van de toekomst komen voort uit elementen die u nu nog niet weet, maar ook uit uw organisatiedoelen of trends in de markt. In de zorg bijvoorbeeld zal de patient meer zelf doen, gaat hij verwachten dat diensten digitaal afgestemd kunnen worden en wordt zorgdragen voor zorg vaker aangevuld door digitale middelen. In manufacturing zullen u en uw concurrent snel stappen gaan maken op gebied van uitnutten van de hoeveelheid data en de mogelijkheden van IoT. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Deze komen voort uit nieuwe technieken en mogelijkheden zoals Smart Manufacturing, Agile Manufacturing, Autopilot manufacturing, 3D innovation en Zero Emission Manufacturing. Maar vooral ook uit uw organisatiedoelen en -strategie.

Het begint bij een analyse van de business en haar gebruikers; Wie zijn het, wat heeft men op dit moment nodig en hoe ziet de toekomst eruit? Aan de hand van deze gegevens, de huidige stand van ICT (assessment) en het beschikbare budget stel je een strategie op. Voor korte termijn (het laaghangende fruit) en voor de lange termijn. Hiermee ontstaat een roadmap die een helder zicht geeft op de te nemen stappen. Op basis van uw huidige situatie en legacy, op basis van uw wensen en eisen nu en op basis van toekomstige eisen, die we nu nog niet concreet weten.

 

3. Assessment van de huidige situatie en de impact van uw keuzes

Dit is het moment om uw huidige situatie in detail te onderzoeken, uw alternatieven te beschrijven en de technische voors- en tegens en afhankelijkheden in kaart te brengen. Wat is de impact van een verplaatsing, vernieuwing en verandering? Wat zijn de risico’s? Welke elementen moeten eerst geregeld worden voor een bepaalde stap gemaakt kan worden?

Onderdeel hiervan is een Cloud-readiness assessment. In dit assessment wordt er een inventarisatie gemaakt van de bestaande ICT omgeving. Met deze inventarisatie worden het applicatielandschap en de kritische componenten uit uw ICT omgeving overzichtelijk in in kaart gebracht. Deze gegevens helpen bij het vormgeven van de strategie/roadmap en in deze fase zal je ook de voordelen van de public Cloud gaan herkennen. Het helpt daarnaast goed bij het identificeren van de scope en geeft aan waar de zwaartepunten liggen en waar quick-wins te behalen zijn.  

Uiteindelijk heeft u een overzicht van de mogelijke keuzes, minimaal 3 (in ieder geval 1 Private Cloud, 1 Hybrid Cloud en 1 Public Cloud) en alle aspecten van de migratie daarnaartoe. Van kosten op gebied van operaties, migratie en beheer, tot de risico’s.

 

4. De business case en het draagvlak, de input voor de uiteindelijke keuze en aanpak voor migratie

Op basis van de informatie die vergaard is in de eerste 3 stappen, wordt de business case opgesteld, met een TCO en met ‘zachte’ benefits. De business case geeft antwoord op of de mogelijke keuzes aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen, passen binnen de organisatiestrategie, toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en gebruikers en risico’s met zich meenemen. De business case is ook de basis voor draagvlak, aangezien het uitgaat van de benefits voor de gebruiker en de doelen van de organisatie. Het is geen ICT feestje. Hoe breder de nieuw oplossing gedragen wordt, hoe meer kans op succes je zult hebben.

 

Van keuze tot implementatie

Rapid Circle kan helpen met het nemen van deze stappen, het maken van de assessment en de business case. We kunnen dat op alle vormen van cloud doen, maar u kunt ons ook vragen een second opinion te doen, bijvoorbeeld alleen op de mogelijke keuze voor Public Cloud. We zien vaak dat vele aspecten niet meegenomen worden door traditionele adviesbureaus bijvoorbeeld, waardoor niet een compleet beeld ontstaat.

Maar het mag duidelijk zijn, wij zijn fan van de vooruitgang. In genoeg gevallen is een tussenstap (Private cloud) een goed idee, bijvoorbeeld wanneer u nog veel teveel en te zware verouderde legacy applicaties heeft. Maar als die te overzien zijn en u al stappen gemaakt heeft richting SaaS, is de kans groot dat u op een hybride cloud of Public Cloud uit zult komen. Zeker als u uitkijkt naar een toekomst vol opportunities, met het vizier op vooruitgang, in kleine stappen, met een ICT platform dat u maximaal ondersteunt om sneller te kunnen reageren dan uw concurrent.

Meer weten? Neem contact op met Erik-Jan Frieser

De cloud werkplek van de toekomst

De werkplek heeft over de jaren heen veel legacy gekregen, waardoor de gebruiksbeleving als minder optimaal wordt ervaren. Traagheid, beperkingen en niet geschikt voor mobiel, zijn slechts een paar voorbeelden. Maar ook het aantal applicaties en apps neemt toe, en daarmee het applicatiebeheer, terwijl men dat juist wil verminderen. Ook de shadow IT, met alle gevaren voor datalekken ligt op de loer. In deze blog vertellen wij waarom de werkplek van de toekomst niet alleen uw medewerkers blijer maakt maar ook hoe het uw organisatie wendbaarder maakt. 

 

Lightweight functionaliteiten, any device, supersnel

De toekomst ziet er echter rooskleurig uit. De toekomstige werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie, netwerken en moderne generaties medewerkers aan. Je kunt werken, samenwerken, ideeën delen, communiceren, uitwisselen, afstemmen, waar en wanneer je wilt, op welk device je wilt. Zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid en privacy gevoeligheid. Want die is geregeld. En gelukkig zit je altijd op de laatste versies van de applicaties, zoals je gewend bent van grote mobiele apps en belangrijke websites uit je privéleven. Je kunt net zo gemakkelijk samenwerken met collega's als met personen uit de keten, of met het publiek. En alles is gemakkelijk vindbaar en bereikbaar, vanuit 1 beleving.

 

Persoonlijk relevant, op naar een data driven workplace

Ook weet de werkplek precies wat voor jou nú relevant en belangrijk is. Dit gebeurt op basis van Machine Learning. Zonder dat iemand anders dat kan zien, kan de werkplek je helpen taken niet te vergeten, je nu te koppelen aan een relevante en wellicht nog onbekende collega of je een document voorschotelen dat lijkt op iets waar je nu mee bezig bent. Ook zal de werkplek steeds meer een digitale assistent worden. Via Artificial Intelligence kun je op andere manieren met de werkplek communiceren en zal die interface jou helpen in plaats van dat jij de werkplek opdrachten geeft. Dit is de slimme werkplek die jou in staat stelt jouw werk beter en prettiger te laten uitvoeren, en die de organisatie wendbaarder en socialer maakt.

 

Hierdoor wordt de werkplek ook superpersoonlijk. Ook omdat de werkplek nog beter te personaliseren is, terwijl ook de conformiteit gewaarborgd wordt. Met processen, procedures, classificaties en veiligheidsstandaarden. Met personaliseren bedoelen we niet op gebied van instellingen en keuze van applicaties, maar op gebied van de voorkant van de digitale werkplek.

 

Incrementele ontwikkeling naar de toekomstige werkplek, op basis van de Microsoft cloud

Deze werkplek van de toekomst is er voor een groot gedeelte nu al, maar wordt incrementeel voor u doorontwikkeld. Op basis van de cloud heeft u daar geen omkijken naar. Uiteraard is het wel van belang om de gebruiker in de doorlopende vernieuwingen mee te nemen. Hiervoor heeft Rapid Circle een effectief model dat overzicht geeft en met lage kosten kunnen mensen actief slimmer maken in werken met de werkplek. Deze aanpak houdt rekening met de onderlinge afhankelijkheid van applicaties. Bij elke stap wordt de impact bepaald en getest.

 

Uw ICT afdeling en -mensen worden belangrijker

Dit betekent ook mooie tijden voor de ICT afdeling. Er zijn minder mensen nodig op beheer, maar meer op waarde toevoegende rollen en regierollen, zoals op gebied van vertalingen maken tussen business en functionaliteit, helpen van de organisatie slimmer gebruik te maken van de applicaties, applicatiebeheer (en innovatie), databeveiliging en veiligheid en vinden en beoordelen van nieuwe functies en aansturen van leveranciers. Dit wordt allemaal belangrijker komende jaren.

 

Bouwen op een SAAS model maakt je wendbaar. Microsoft Azure als je regiestation en data(analyse)laag

Wanneer zoveel mogelijk applicaties worden gehost door de leverancier van de applicatie, heb je aan aantal voordelen. 
Op deze manier kunnen de applicaties het meest effectief, snelst en meest goedkoop geupdate en vernieuwd worden en bent u altijd op de laatste versie. De leverancier is verantwoordelijk voor de performance en werking van de applicatie.


De Azure cloud bij Microsoft zorgt voor infrastructurele elementen en basiselementen om de werkplek in te richten: Device Management, Authenticatie en toegang, Beveiliging, Databeveiliging, De start van de werkplek, het zorgen voor 1 beleving, data-analyse en machine learning, datamanagement en vindbaarheid van data en content, het wordt allemaal aangeboden vanuit de Microsoft cloud. 

Die zorgt ervoor dat alle andere applicaties naadloos bereikbaar zijn en integreren binnen die 1 beleving van de gebruiker, op mobiel, tablets, PC, brillen, IOT devices en andere interfaces. En applicaties die nog wel gehost moeten worden op een eigen server, die kun je zolang gewoon in een datacenter draaien, lokaal, of op Azure bijvoorbeeld. De werkplek zorgt ervoor dat die ook benaderbaar zijn.

 

Wat betekent dit voor uw datacenter?

De werkplek en het datacenter erachter zal hiervoor zeer flexibel moeten zijn. Het moet kunnen meebewegen met de wendbaarheid van de organisatie en met de veranderingen in de markt. Het kan innovaties toepassen en de business zal de vrijheid voelen om binnen de standaarden nieuwe processen en werkvormen uit te vinden. Zonder dat de beheersbaarheid, veiligheid en kosten in het gedrang komen.

 

Een contract voor een langere tijd dan 1 jaar maakt dat u stil staat in de tijd

Dit betekent niet alleen dat de werkplek flexibel moet zijn, maar ook de contracten met uw leveranciers. Een contract afsluiten voor enkele jaren werkt flexibiliteit niet in de hand. De toekomst is per jaar of per maand en per hoeveelheid gebruik afrekenen.

 

Bewustwording van veiligheid en privacy. Een trade off met gebruiksvriendelijkheid?

Veiligheid en privacy is minstens zo belangrijk als gebruikersbeleving. De eisen voor veiligheid, de geavanceerdheid van cyber-aanvallen en de boetes die ermee gemoeid zijn stijgen explosief. Die toename van hoeveelheid en geavanceerdheid kan geen organisatie meer zelf bijbenen. Ook de grootste corporates niet meer. Dit kan alleen een grote speler zoals Microsoft. Microsoft is het grootste bedrijf op gebied van security en privacy. Zij zetten de meeste mensen op het maken en verbeteren van security features. En die worden zo snel uitgerold, dat die alleen op basis van de cloud snel uitgerold kunnen worden. Ook u bent hierdoor op de allerlaatste versies van wat u nodig heeft. De machine learning die wordt toegepast om voortdurend actief te speuren naar aanvallen en lekken, kán zelf alleen maar in de cloud. Wij denken dat geen organisatie en geen werkplek zonder de Enterprise Mobility en Security suite van Microsoft of alternatieve producten kan.

 

Kijk uit: Een business case leidt niet altijd tot een goed inzicht

De kosteninschattingen en opbrengsten van een op Azure gebaseerde werkplek en datacenter, worden vaak door ‘onafhankelijke partijen’ ingeschat. Afgezien van dat onafhankelijk niet bestaat denken wij, kloppen alle inschattingen die we tot nu toe gezien hebben, niet. De Azure kosten zijn gemiddeld meer dan 2 keer lager dan wordt ingeschat en de benefits worden grotendeels niet meegenomen. Voor de kosten wordt meestal alleen gekeken naar de niet-geoptimaliseerde as-is (lift and shift) situatie, zonder enige korting. Er is altijd veel optimalisatie mogelijk. Ook mbt de benefits wordt er ééndimensionaal gekeken, waarbij de voordelen, die niet altijd 1 op 1 bij de oude situatie past, waardoor de potentie van Azure niet wordt meegenomen. Ons advies is om een Azure specialist dit soort inschattingen te laten valideren.

 

Conclusie

De toekomstige werkplek stelt gebruikers in staat hun werk prettiger en beter uit te voeren en maakt organisaties wendbaarder. Business innovaties kunnen sneller worden doorgevoerd en vernieuwingen gaan sneller. Dus waarom nu uitstellen, tijdelijk nog met oude technologie verder en daardoor over enkele jaren weer een investering doen voor een nieuwe werkplek? Op basis van een onderzoek van de kosten en voordelen van een (publieke) cloud gebaseerde werkplek kunt u bepalen of nú een goed moment is, om definitief naar uw werkplek van de toekomst te gaan.

In 5 stappen naar een slimme Cloud werkplek

De Cloud: zijn we er de afgelopen jaren met z'n allen gebruik van gaan maken. Je e-mail en je apps komen er vandaan, je slaat er zonder enige moeite je gemaakte foto's en filmpjes op, je muziek staat allang niet meer in de kast en een film of serie kijk je wanneer dat jou uitkomt. Snel en zonder gedoe gebruik je op jouw pc, mobiel of tablet precies datgene wat je nodig hebt. Niet meer en niet minder en het liefst met zo weinig mogelijk kosten.

 

Ook organisaties zijn zich steeds bewuster van deze ontwikkeling. De afgelopen decennia heeft IT zich binnen veel organisatie ontwikkeld van een handig hulpmiddel tot een kostbaar, ingewikkeld en log instrument. Inmiddels zijn we er wel achter dat we door middel van digitaal werken makkelijker, sneller, beter en efficiënter kunnen werken. Maar hoe gaan we nou terug naar de essentie van wat IT voor jouw organisatie betekent en hoe richt je hier vervolgens een slimme werkplek op in? En hoe zorg je ervoor dat je slimme werkplek ook slim blijft? In dit artikel behandelen we de vijf stappen naar een slimme werkplek.

 

Stap 1: terug naar de kern

De slimme werkplek kan de eisen en wensen van de moderne organisatie en moderne generaties medewerkers aan. Hij beweegt mee met waar de organisatie naartoe gaat en past zich aan de gebruiker aan. Het is een werkplek die de gebruikers precies datgene biedt wat ze nodig hebben: bedrijfsspecifieke applicaties en een prettige, efficiënte en effectieve manier om te communiceren en informatie te delen. En altijd up-to-date én veilig.

Om te bepalen hoe deze werkplek er functioneel per medewerker uitziet is het van belang eerst de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Het gaat in deze stap niet om wat je ze aan IT middelen gaat dwingen te gebruiken, maar veel meer om in kaart te brengen wat ze écht nodig hebben. Terug naar de kern van je bedrijfsproces en het helder hebben van de behoeftes en typen werknemers is de eerste stap.

 

Stap 2: zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

Het is simpeler gezegd dan gedaan: zorg voor een goed stappenplan naar de slimme werkplek. Het definiëren van duidelijke doelen is de voorwaarde om ook daadwerkelijk stappen te kunnen maken. Het is daarom belangrijk de huidige stand van ICT en de toekomst van de business én benodigde digitale transformatie in kaart te brengen. Met deze gegevens en de uitkomsten van stap 1 ontstaat de basis van een roadmap. Wees er scherp op dat er een concreet uitvoerbaar stappenplan komt, logisch en desnoods onderverdeeld in subgroepen. Op deze manier onderscheid je het 'laag hangende fruit' van de complexe onderdelen.

 

Stap 4: kies je Cloudtechnologie

Het mooie van de tijd waarin we leven is dat we voor het faciliteren van de slimme werkplek gebruik kunnen maken van Cloud-technologie. Dit levert een aantal voordelen op:

1.       De basis is eenvoudig geworden; ICT infrastructuur neem je als dienst af

2.       Je kunt slagvaardig inspelen op veranderingen; alle capaciteit is op afroep beschikbaar

3.       Kosten van ICT worden inzichtelijk; je betaalt naar gebruik

4.       Je IT organisatie kan zich volledig focussen op functionaliteit

 

Door de afgelopen jaren heen heeft de term Cloud verschillende betekenissen gekregen. Om hierin kort te zijn, voor ons  betekent Cloud de public Cloud. ICT omgevingen gehost vanuit een private datacenter (private Cloud) genieten lang niet alle voordelen die de public Cloud biedt. Nu overgaan van een on-premise situatie naar de private Cloud betekent vaak niet meer dan een geoptimaliseerde 'lift and shift'-actie en maakt dat je binnen drie tot vijf jaar weer kunt migreren naar een nieuw platform. Kies daarom met behulp van je roadmap uit stap 3 voor welke Cloudtechnologie gaat en waar je het voor gaat inzetten.

 

Stap 5: Leer en blijf vooruitgaan

Het succes van een slimme werkplek hangt grotendeels van twee factoren af, namelijk hoe slim je werkplek daadwerkelijk is en in hoeverre de medewerkers er dus gebruik van maken. Doe je de voorgaande vier stappen goed dan ben je al een flink eind op weg. Om alle gebruikers snel op weg te helpen is het van belang dat je ze doorlopend goed leert werken met de slimme werkplek en dat daarmee uiteindelijk de nieuwe manier van werken opgepakt wordt. We noemen dit ook wel adoptie. Adoptie vindt voornamelijk plaats op gebruikersniveau.

Omdat de wereld van IT continu in ontwikkeling is zal je ook doorlopend moeten blijven monitoren waar nieuwe technologische kansen liggen om je bedrijfsproces nog beter te maken. Zorg ervoor dat je het signaleren van nieuwe technologie goed inregelt, met Cloud kun je immers ontzettend snel schakelen op nieuwe ontwikkelingen waardoor je slimme werkplek ook slim blijft!

 

What's next

Cloud technologie levert voordelen, maar je pakt ze niet zomaar. Daar waar ICT voorheen vooral werd gedreven door de (on)mogelijkheden van hard- en software gaan we nu toe naar ICT gebaseerd op duidelijke behoeftes.

Functionaliteit gericht op het businessproces, de gebruiker en je klant. Het aanbieden van een werkplek met daarop een overschot aan applicaties en functionaliteit en vervolgens met minimale training hopen dat iedereen ermee gaat werken zoals het bedoelt was is niet meer. Het gaat niet meer om het maar kunnen aanbieden van die remote desktop aan iedere gebruiker, die technologie is kostbaar, levert bij veel gebruikers onvrede op (want veelal traag) en in veel gevallen niet eens nodig. Het gaat er veel meer om werknemers totaal onafhankelijk van hun locatie, apparaat of tijdstip productiever te laten worden en meer uit zichzelf te halen. Het gaat om slim en efficiënt samenwerken, over afdelingen en teams, wereldwijd en los van alles wat 'moet'.

 

Samengevat

Deze vijf stappen helpen je naar de volgende stap:

1.       Terug naar de kern

2.       Zorg voor een heldere en uitvoerbare roadmap

3.       Werk naar een uniforme gestandaardiseerde werkplek

4.       Kies je Cloudtechnologie

5.       Leer en blijf ontwikkelen

 

Doe je dit zorgvuldig dan ben je goed op weg een slimme werkplek te creëren die waarde toevoegt aan je bedrijfsproces en medewerkers het beste en meer uit zichzelf laat halen.

 

Rapid Circle heeft veel ervaring met het begeleiden van organisaties naar de slimme Cloud werkplek gebaseerd op Microsoft technologie. Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op onze site: www.rapidcircle.com/nl/

 

Windows Update for Business configuratie via Group Policy

Windows as a Service is de nieuwe manier om Windows 10-apparaten bij te werken. In Windows 10 bevatten nieuwe functie-updates en kwaliteitsupdates de inhoud van alle voorgaande updates.

Dit houdt in dat, wanneer de nieuwste update geïnstalleerd is, het zeker is dat de Windows 10-apparaten volledig zijn bijgewerkt. In tegenstelling tot eerdere versies van Windows, wordt nu de volledige update geïnstalleerd in plaats van een onderdeel van een update.

 

Met Windows Update for Business wordt updatebeheer vereenvoudigd, zodat er geen afzonderlijke updates voor groepen apparaten goedgekeurd hoeft te worden. Hierbij kan er nog steeds risico's in de omgeving beheerd worden door een strategie voor update-implementatie te configureren.

 

Type updates

Windows Update for Business biedt drie soorten updates voor Windows 10-apparaten:

  • Feature-updates: Feature-updates bevatten niet alleen veiligheids- en kwaliteitsrevisies, maar ook belangrijke toevoegingen en wijzigingen van functies; ze worden halfjaarlijks vrijgegeven.
  • Kwaliteitsupdates: dit zijn de traditionele updates van het besturingssysteem, ze worden meestal op de tweede dinsdag van elke maand vrijgegeven.
    Deze updates bevatten drivers, beveiligingsupdates, kritieke updates.
    Windows Update for Business beschouwt ook niet-Windows-updates (zoals die voor Microsoft Office of Visual Studio) als kwaliteitsupdates. Deze niet-Windows-updates staan bekend als Microsoft-updates en apparaten kunnen optioneel worden geconfigureerd om dergelijke updates samen met hun Windows-updates te ontvangen.
  • Non-deferrable updates: Dit zijn de antimalware en antispyware definitie-updates van Windows Update, momenteel kunnen deze niet worden uitgesteld.

 

Servicing channels

Om zich aan te passen aan de nieuwe methode voor het leveren van feature updates en kwaliteitsupdates in Windows 10, introduceert Microsoft het concept van service channels (kanalen) om klanten in staat te stellen aan te geven hoe vaak individuele apparaten worden bijgewerkt.

Er kan gekozen worden uit 3 service channels:

  • Het Windows Insider-programma biedt organisaties de mogelijkheid om de nieuwste versies, die nog niet vrijgegeven zijn aan het algemene publiek, te testen en feedback te geven.
  • De Semi-Annual Channel biedt nieuwe functionaliteit twee keer per jaar aan; de zgn. feature updates. Organisaties kunnen kiezen wanneer updates uit het semi-annual channel worden geïmplementeerd. 
  • De Long Term Servicing Channel is ontworpen om alleen te worden gebruikt voor gespecialiseerde apparaten (die meestal geen Office uitvoeren), zoals medische apparatuur of PIN automaten. Apparaten in deze channel ontvangen ongeveer elke drie jaar nieuwe feature updates.

 

Update ringen

Een update ring bevat een aantal instellingen waarin is geconfigureerd wanneer en hoe Windows 10-updates worden geïnstalleerd.

Men kan het volgende configureren:

  • Windows 10 Servicing Channel: Welke groepen apparaten ontvangen updates van de Semi-annual channel (Targeted) of van de Semi-annual channel.
  • Instellingen voor uitstel: configureer instellingen voor het uitstellen van updates om de installatie van updates voor groepen apparaten uit te stellen. Dit kan per type update geconfigureerd worden.
  • Onderbreken: stel de installatie van updates uit als u op enig moment tijdens de implementatie van de updates problemen ontdekt.

 

Voorbeeld configuratie

Globaal overzicht

In onderstaand figuur wordt een voorbeeld Windows Update for Business architectuur schematisch weergegeven.

image001 (1).jpg

 

De configuratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Windows Update; cloud service
  • Functionaliteiten geboden vanuit Active Directory
    • GPOs
  • Instellingen geconfigureerd via GPOs
  • De windows 10 clients

 

Configuratie details

De details van de Windows Update for Business ringen configuratie wordt schematisch in onderstaand figuur weergegeven.

image002 (1).jpg

 

Er zijn drie ringen geconfigureerd, waarin verschillende groepen computers worden geconfigureerd.

  1. In ring 1 zitten de computers die meteen nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  2. In ring 2 zitten de computers die na een week tot twee weken nadat Microsoft updates heeft uitgegeven, de updates zullen installeren.
  3. In ring 3 zitten de computers van de rest van de organisatie, de kwaliteitsupdates worden 2 weken tot een maand nadat Microsoft deze heeft uitgegeven, geïnstalleerd. Feature updates worden geïnstalleerd na 4 maanden (ongeveer) wanneer Microsoft deze updates als Semi-annual channel heeft gekenmerkt.

 

In onderstaande tabel worden de drie ringen in detail beschreven.

Capture3.JPG

 

GPOs

Er zijn 3 verschillende GPOs aangemaakt die de 3 vershillende update rings voorstellen.
Deze GPOs zijn gekoppeld aan een OU. De GPOs worden toegepast op basis van AD security group lidmaatschap.

Capture4.JPG

 

 Onderstaand een aantal screenshots van de WUFB-RING1-EA GPO als voorbeeld.

image003 (1).png
image004 (1).jpg
image005 (1).jpg

Zorg op afstand met Skype for Business

Zorg verlenen aan chronisch zieken

Patiënten met een chronische ziekte zoals Diabetes, hartfalen of COPD moeten regelmatig naar het ziekenhuis voor controle. Tijdens deze periodieke bezoeken worden bloeddruk, hartslag, gewicht en glucose gemeten. Vaak blijkt alles in orde te zijn en was een bezoek overbodig geweest. Voor sommige patiënten is een bezoek zelfs zo intensief dat de arts de patiënt aan huis bezoekt. In een tijd van bezuinigingen in de zorg is dit zeer tijdrovend en kostbaar. Nu blijkt dat dit middels ondersteuning van de juiste ICT middelen veel efficiënter kan.

 

Zorg op afstand

Stel de patiënt kan de benodigde metingen thuis verrichten en deze middels een app of handmatige invoer doorgeven aan het ziekenhuis. Met deze gegevens krijgt de arts een goed beeld van de patiënt en kan pro-actief acteren als de metingen afwijken. Maar hoe een patiënt zich daadwerkelijk voelt dat kan niet worden gemeten. Daarvoor is wil de arts de patiënt zien. Dankzij beeldbellen kan dit nu op afstand zodat de zowel de arts als de patiënt op hun eigen locatie kunnen blijven. De arts stelt een aantal tijdslots ter beschikking aan de patiënt waaruit hij/zij een keuze kan maken. Vlak voor de afspraak meld de patiënt zich met zijn PC, tablet of telefoon aan en komt in een virtuele wachtkamer terecht. Zodra de arts klaar is voor de afspraak wordt de verbinding geactiveerd. Na afloop van het consult wordt de verbinding verbroken.

 

pmjr.png

 

Voordelen

Zorg op afstand heeft voor zowel de zorginstelling als voor de patiënt vele voordelen. Zorginstellingen kampen in de huidige situatie met forse bezuinigingen. Door zorg op afstand te verlenen krijgt de arts beter inzicht in de situatie van de patiënt en zijn aandoening. Daardoor is het minder frequent noodzakelijk om de patiënt voor een controle te zien. In plaats daarvan kan er een consult op afstand worden gepland. Dit levert de arts veel tijdwinst op. Voor de patiënt betekent dit minder reizen naar het ziekenhuis, en meer controle op de ziekte waardoor er accurater kan worden ingegrepen en complicaties kunnen worden voorkomen.

 

Beeldbellen met Skype for Business

Rapid Circle heeft een beeldapp ontwikkeld gebaseerd op Skype for Business van het Microsoft cloud platform. De app kent functionaliteiten zoals een virtuele wachtkamer, tonen van plaatjes en documenten gedurende het gesprek en geeft inzicht in spreekuren en beschikbaarheid van een arts of specialist. Er is veel aandacht besteed aan beveiliging en privacy. De verbinding wordt beveiligd opgezet en na het beëindigen van de verbinding kan de patiënt niet meer verbinding maken zonder een nieuwe afspraak te plannen. Grote voordeel is dat de patiënt middels de Skype for Business app in de appstore of via een webbrowser gebruik kan maken van de beeldbelapp. Licenties zijn hierdoor aan patiënt zijde niet nodig. De webapp werkt op alle ‘devices’ en platformen.

 

Bronnen:

https://www.gezondheidsnet.nl/specialisten/zorg-op-afstand

https://dutchitchannel.nl/576202/zorgorganisatie-pameijer-gebruikt-beeldbeloplossing-applicatie-van-skype-voor-bedrijven.html

D365 for Talent: Digitale Transfromatie in HR

Microsoft brengt digitale transformatie naar HR processen. En dat werd tijd ook, want HR processen zijn in de digitale werkplek die Office365 en Dynamics365 biedt lange tijd onderbelicht gebleven. Met de komst van D365 for Talent heeft Microsoft een prachtige toevoeging gedaan op het platform. Een prachtige D365 suite met HR apps boordevol functionaliteit en geïntegreerd met O365 en Linkedin.

Wij hebben als een van de eerste Dynamics Partners, de functionaliteit die D365 biedt niet alleen bekeken maar ook geïmplementeerd! Vanaf begin volgend jaar zal ons eigen HR proces volledig “Digitaal Getransformeerd” zijn. In deze blog nemen we de functionaliteit onder de loep en geven we en inkijk in de mogelijkheden van deze geheel nieuwe maner van werken in HR!

Aan de basis van D365 for Talent ligt de razendsnelle digitalisering van processen en het daarmee samenhangende veranderende gedrag van kandidaten en nieuwe medewerkers. Digitale transformatie heeft snel en zeer zeker invloed op HR processen. HR afdelingen kunnen niet meer volstaan met een lijstje kandidaten met een bepaalde skillset en ervaring. Als organisatie willen we, nee moeten we zelfs nieuwe medewerkers actief zien te vinden, de juiste selecteren, aan ons verbinden en ze snel thuis laten voelen binnen de organisatie. En dit alles met snelheid, gemak en een uitstraling die er voor zorgen dat kandidaten en medewerkers zich van meet af aan verbonden voelen! D365 biedt het allemaal

D365 for Talent kent voldoende functionaliteit om het gehele HR proces te ondersteunen, van instroom tot uitsroom, of in goed Engels: ‘from hire to retire’:

  • Twee aparte apps om het Attract (selectie) en OnBoard proces te ondersteunen;
  • Een (core) Human Resource module te ondersteuning van diverse medewerker processen;
  • Een medewerker zelf service portaal;
  • Een portaal voor individuele kanditaten

Het mooie van D365 is dat het slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die het Microsoft platform biedt: snelle en eenduidige communicatie door middel van portals, planningsverzoeken in de agenda’s  van kandidaten en interviewers om snel en zonder mistverstanden tot afspraken te komen. Door het gebruik van portals ligt informatie eenmalig vast en heeft iedereen inzicht in de juist informatie op het juiste moment. De kandidaat ziet op zijn eigen portal informatie,  voortgang en status van zijn proces, interviewers hebben altijd toegang tot de laatste informatie.

Zijn kandidaten goed genoeg bevonden, dan worden ze direct het onboarding proces ingeleid. Door middel van templates wordt , ook weer via een portaal, veel informatie gedeeld. Niet alleen een  welkomst document, maar ook concrete afspraken in de eerste weken, taken en connectie met toekomstige collega’s. Alles met als doel om de instroom en Onboarding soepel te laten verlopen.

Zijn kandidaten gewaardeerde collega’s geworden, dan biedt de core Human Resources functionaliteit voldoende mogelijkheden tot het ontwikkelen van zijn of haar specifieke talenten. Met functionaliet voor het vastleggen van persoonlijke KPI’s. Uiteraard is de core HR omgeving voorzien van vele oeverzichten en dashboards, waarbij de koppling met PowerBI duidlijke zichtbaar is.

Geïnteresseerd wat D365 for Talent voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Jeroen Beelen via Jeroen.Beelen@RapidCircle.com

Van informatie naar kennis: Zes dingen die je vooral niet moet bij het overdragen van kennis bij een IT verandering.

Bij IT veranderingen zien we steeds meer organisaties die hun medewerkers willen en ook gaan trainen. Adoptie d.m.v. trainingen, instructiemateriaal en ambassadeurs of key-users is inmiddels steeds vaker onderdeel van een project. Helemaal top vinden wij!

Echter, de plank net een beetje misslaan is hierbij best wel makkelijk. Je moet op best veel letten en sommige super goed bedoelde keuzes kunnen vaak net niet optimaal uitpakken. Om adoptie en kennisoverdracht zo succesvol mogelijk te maken, en een aantal simpele valkuilen te voorkomen, hebben we een aantal no-go’s opgesteld rondom het trainen van medewerkers bij bijvoorbeeld een Office 365 implementatie. Let wel, de zes punten zijn misschien wel wat zwart/wit gesteld, en in sommige situaties moet vanuit haalbaarheid of organisatorisch oogpunt toch gekozen worden voor een of meerdere ‘no-go’s’. Dat snappen we!

 

1. Instructiemateriaal beschikbaar stellen

Dit klinkt misschien raar, maar wat je niet wilt bij het trainen van je medewerkers is het ‘beschikbaar stellen’ van instructiemateriaal. Je wilt namelijk niet dat mensen zelf op zoek moeten of dat ze hun instructievideo’s of handleidingen zelf moeten ‘halen’. Want dan gebeurt het minder vaak dan je zou willen.

Wanneer medewerkers even tussen hun werk en de lunch door moeten leren werken met een nieuwe tool, dan zorgt de ‘waan van de dag’ er vaak voor dat het niet gebeurt. Ook als ze wel graag willen en overtuigd zijn van de toegevoegde waarde. Mensen zoeken vervolgens het instructiemateriaal niet op. Daarnaast, als de nieuwe tool wordt uitgeprobeerd zonder handleiding en een medewerker snapt iets niet, dan werken ze vaak gewoon op de oude manier verder als deze nog beschikbaar is. En dan is daarna nog een tweede poging wagen vaak erg onaantrekkelijk… Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan is dan het motto. De beste manier om dit probleem te tackelen is op een proactieve manier hulp en handleidingen aan te bieden. Dus niet ‘beschikbaar stellen’, maar ‘gaan brengen’. Deze kennis-bezorgdienst kan op een aantal manieren worden vormgegeven:

  • Materiaal geprint uitdelen. Dit gaat vaak tegen de filosofie van de digitale werkplek in, maar duwt de medewerkers uiteindelijk wel de goede richting op. Dit materiaal kan op verschillende manieren worden vormgeven, van posters bij het kopieerapparaat tot aan muismatten of geplastificeerde kaarten in de lunchruimte.
  • Zorgen voor een collega (in de vorm van een key-user) die actief gaat rondvragen of iedereen al werkt op de nieuwe manier en of ze hulp nodig hebben. Als er dan vragen zijn waarop medewerkers zelf het antwoord niet zoeken, maar wel stellen aan een van hun collega’s bereik je dus je doel. Een vraag stellen aan een collega met verstand van zaken zorgt ook meteen voor het juiste antwoord, waardoor men minder snel afhaakt.
  • Een mailing met elke keer een nieuwe video.
  • Blijven aanstippen bij overleggen.

 

2. Key-users verplichten key-user te zijn

Dit klinkt misschien als een open deur, maar wanneer iemand zichzelf kán aanmelden als key-user en zich ook echt aanmeld, dan is deze persoon vaak een betere/meer gecommitteerde key-user dan als hij/zij was aangewezen. Intrinsieke motivatie om een nieuwe tool zoals Office 365 in de organisatie te laten slagen zorgt toch wel echt voor ‘the extra mile’. Deze persoon maakt makkelijker tijd, voelt zich meer eigenaar van het ‘probleem’ en voelt zich verantwoordelijker voor het bereiken van de doelen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar dat maakt dit de regel.

3. Trainingen vrijblijvend maken

Waar key-users zichzelf moeten aanmelden, werkt training juist het beste als deze verplicht is. Wanneer training niet verplicht is, melden alleen die mensen zich aan die het óf sowieso al interessant vinden, óf er al mee werken, óf de ‘early adopters’. De medewerkers die vaak juist de training nodig hebben negeren dit vaak liever en gaan liever op de oude weg door. Degene die hun eigen niveau overschatten en de sceptici, die melden zich vaak niet aan voor een training over een tool die ze niet willen gebruiken. Erg jammer, want zo is er een gelegenheid minder om deze mensen te laten zien en vooral ervaren hoe handig de tool is en hoeveel ze eraan kunnen hebben.

4. Trainingen niet toespitsen op doelgroepen

Dit is niet per se een harde no-go, maar training werkt wel beter als collega’s van dezelfde afdeling of vanuit dezelfde rol in één training zitten. Zo hoef je de training maar praktisch te maken voor één doelgroep in plaats van vier of vijf.

Want wat training zo succesvol maakt, is wanneer medewerkers inzien hoe ze de tool in de praktijk kunnen gebruiken. Als je voor de hele groep in één keer kunt laten zien hoe zij OneNote nou het makkelijkste kunnen inzetten, of hoe Teams voor hun het beste ingericht kan worden, dan hoef je maar 1 situatie te schetsen en herkent iedereen zich hierin. Wanneer je én aan een groep directeuren én aan een groep administratief medewerkers tegelijk moet uitleggen hoe OneNote voor hen nou het beste werkt is de helft van de training niet relevant voor beide groepen.

5. Training niet toespitsen op niveau

Simpel feit: niet iedereen leert even snel, en niet iedereen heeft hetzelfde startpunt. Om de training zo nuttig en navolgbaar te houden voor iedereen is het een goed idee om te differentiëren op niveau.

Om medewerkers in te delen op die niveaus is mijn advies om een objectieve enquête aan die aan het einde van de test met een indeling komt. Mensen hebben er namelijk een handje van zichzelf te overschatten of te onderschatten. En de manager weet niet altijd dat Wim ’s avonds in z’n vrije tijd in het buurthuis computerles geeft, of dat Milan eigenlijk nog niet eerder heeft gehoord van Office 365..

6. Een one-off ‘training’ zien als training

Dit klinkt misschien gek, maar een training die je 1x geeft is eigenlijk geen training te noemen. Ja, je legt uit hoe dingen werken; en ja, je laat de deelnemers oefenen en proberen, maar.. “Mensen onthouden maar 10% van wat ze horen. Van wat ze lezen 20%, van wat ze doen 50% en van wat ze zelf ontdekken 100%”.

Met andere woorden, wanneer ik in een training uitleg hoe Office 365 werkt, onthouden de deelnemers maar 10%. Laat ik ze oefenen onthouden ze misschien de helft. Maar waar het pas echt interessant wordt is daarna… Daarna gaan ze ontdekken, proberen en ervaren hoe Office 365 in hun voordeel kan werken. Met andere woorden, als ik één keer een ‘training’ geef, is dat veel meer een inspiratiesessie. Ik hoop altijd dat mensen onthouden dát Office 365 heel handig kan zijn, dat ze het moeten gaan proberen en misschien ook een aantal praktische situaties in hun hoofd hebben waarin ze Office 365 kunnen gebruiken. Ik verwacht ab-so-luut niet dat ze elk knopje weten terug te vinden en dat ze meteen na de training op de nieuwe manier kunnen werken.

Om de kennis die men heeft opgedaan in de training te verankeren in de ‘waan van de dag’ erna heb je een aantal dingen nodig:

  • Meer training! Dan veranderd de inspiratiesessie namelijk in training. Bij herhaling, toepassing en proberen zal langzaam meer blijven hangen.
  • Instructiemateriaal verspreiden! Als deelnemers wel de context hebben onthouden, maar niet de knopjes, dan helpt instructiemateriaal waar ze deze knoppen eenvoudig op terug kunnen vinden.
  • Key-users! Informatie wordt pas kennis door bijvoorbeeld de inzet van vrijwillig aangemelde collega’s die hun collega’s er weer op wijzen waarom Office 365 handig is, en in welke praktische situatie, en dan ooook nog kan uitleggen hoe het werkt (eventueel ondersteund door instructiemateriaal).

 

Aandachtspunten

Naast deze zes no-go’s zijn er nog een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opzetten van training, namelijk:

  • Maak de training niet te lang. Beter een paar keer een korte sessie dan een keer lange sessie. Dan weet je namelijk zeker dat mensen hun aandacht en concentratie verliezen.
  • Niet te veel stof en onderwerpen in één sessie, zeker niet als dit nieuwe stof is.
  • Niet te veel tijd tussen de verschillende sessies. Als je een maand na de eerste sessie de tweede sessie hebt, dan is de kans aanzienlijk dat de trainer de hele eerste sessie moet herhalen, aangezien iedereen alles is vergeten.
  • Zorg er voor dat de technische randvoorwaarden op orde zijn! Lijkt een kleine moeite, maar dit is écht cruciaal. Werken alle computers/laptops? Kan iedereen inloggen? Heeft iedereen toegang tot alle programma’s? Heeft iedereen de juiste licentie?

Het is voor de kennisoverdracht dus best wel een beetje belangrijk dat de training goed is ingericht en voorbereid en dat de andere manieren om kennis over te dragen goed zijn georganiseerd. Maar hoe goed je de training ook inricht en hoe goed het instructiemateriaal ook is… daarna begint het pas. Informatie moet kennis worden, en kennis uiteindelijk bepaald gedrag. Die transitie moet gestimuleerd worden, want deze gaat niet vanzelf!

Binnen de adoptiestrategie van Rapid Circle wordt veel aandacht besteed aan de verandering van gedrag die samengaat met de implementatie van een nieuwe IT oplossing. Wil je hier een keer over sparren? Neem dan contact op met Nicole Smits of Hanneke Pastoor.

 

Beheer de moderne werkplek uit de cloud met Intune

De moderne werkplek is vanaf iedere locatie te gebruiken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen kantoorlocaties, thuis, onderweg of in het buitenland. De functionaliteit van de moderne werkplek is niet afhankelijk van een bepaalde vorm of type apparaat, alle smaken zijn mogelijk (BYOD, COD, CYOD). Men kan op meerdere soorten apparaten gebruik maken van verschillende verschijningsvormen van applicaties (apps, web of rich client applicaties). Bovendien maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag er gewerkt wordt. De moderne werkplek is altijd beschikbaar. De hierboven beschreven kenmerken van de moderne werkplek worden mogelijk gemaakt door Cloud technieken en diensten.

 

Maar hoe zit het met het beheer van de moderne werkplek uit de Cloud? In deze blog wordt er beschreven hoe de moderne werkplek te beheren vanuit de Cloud.

Voor de gebruiker zijn de voordelen van de moderne werkplek heel duidelijk: productiviteit, mobiliteit, flexibiliteit, onafhankelijkheid en veiligheid. Beheerders op de IT afdeling zien dit anders. Apparaten en de gebruikers die er gebruik van maken, zijn veel minder aanwezig  op kantoorlocaties. De individuele eisen van gebruikers nemen toe en kunnen erg verschillend van elkaar zijn. Ook de beschikbaarheid van data en applicaties zijn hierbij cruciaal om de productiviteit te garanderen. Voor de IT afdeling betekent dit een groei in complexiteit van beheer, wat de kans op fouten doet toenemen. Om het beheer van de moderne werkplek simpeler te maken en toch alle eisen en complexiteit het hoofd te bieden adviseren wij om Microsoft Intune in te zetten.

 

Wat is Microsoft Intune?

Microsoft Intune is een Software-as-a-Service (SaaS) dienst van Microsoft. Men kan voor een vast bedrag per maand de benodigde tooling voor het beheren van de moderne werkplek, afnemen. Microsoft Intune is een uitgebreide oplossing voor het beheer van pc's, mobiele apparaten en applicaties, ongeacht locatie en tijd.

 

Beheer met Intune

Met Intune kunnen mobiele apparaten en PCs vanuit de cloud beheerd worden. Intune ondersteunt PCs, laptops, tablets en mobiele telefoons. Het maakt hierbij niet uit welke 'smaak' besturingssysteem de gebruiker kiest. Intune biedt ondersteuning voor Windows 10, Android, iOS en MacOS. Kijk hier voor de details van de ondersteunde apparaten en besturingssystemen.

De functies die door Intune geboden worden zijn beheer van antivirus instellingen, software distributie & updates, beheer van Microsoft updates, beheer van instellingen op de werkplek/ apparaat, voorwaardelijke toegang tot bedrijfsbronnen en meer…

 

Zonder dat gebruikers er hinder van ondervinden zijn alle apparaten in beheer. Bij eventuele vragen of problemen van gebruikers kan er meegekeken worden door middel van Teamviewer.

 

Beveiliging

Intune voorkomt dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Apparaten kunnen op afstand gewist of geblokkeerd worden in het geval van verlies of diefstal. Ook apparaatbeleid ter beveiliging van apparaten kan ingesteld worden. 
Namens de organisatie kan er bepaald worden welke applicaties worden beheerd en welke niet. Alle bedrijfsapps worden beheerd zodat er datalekken voorkomen worden door gebruikers die bewust of onbewust tekst of gegevens naar onbeheerde / prive apps kopiëren.

 

Self service

Via de Intune company portal app kunnen bedrijfsapplicaties beschikbaar worden gemaakt aan gebruikers. 
De company portal is te vergelijken met een app store van de organisatie waar gebruikers applicaties (door het bedrijf aangeboden) kunnen kiezen, installeren en gebruiken.

Via de company portal app die door Intune geboden wordt, kunnen gebruikers ook apparaten registreren, opnieuw instellen en ontkoppelen en (selectieve) toegang krijgen tot bedrijfsgegevens.

 

Conclusie

Microsoft Intune is eenvoudig in gebruik, makkelijk te installeren en biedt de gewenste functionaliteiten voor het beheren van de moderne werkplek. Wat de gebruikers winnen bij gebruik van de moderne werkplek, winnen de beheerders door het beheer via Intune van de moderne werkplek. Ze kunnen zich weer focussen op eindgebruikers in plaats van voor elke uitzondering een oplossing te bedenken en te beheren.

De IT afdeling van organisaties krijgen weer ruimte en tijd om nieuwe ontwikkelingen vanuit en voor de business te gaan faciliteren.

Het was een prachtig jaar … Zet het in je profiel!

We zijn in December aanbeland. De tijd van het jaar om te reflecteren. In deze maand blikken we terug naar de afgelopen twaalf maanden en beschouwen na op wat er allemaal is gebeurd. Sommige dingen staan als bij als de dag van gisteren en van andere zaken moeten we opzoeken of dat nog wel echt in 2017 is gebeurd want het voelt als een eeuw geleden. We kiezen de beste dingen van het jaar, liedjes, shows en personen, en sluiten de hele zaak af om na een paar vrije dagen vol goede moed en een paar voornemens er weer tegenaan te gaan in 2018. 

Ook op het werk wordt er een hoop teruggeblikt. De jaarcijfers moeten bij elkaar worden geveegd om te kijken of de targets gehaald zijn en iedereen loopt het jaar nog eens door om zich voor te bereiden op de eindejaar gesprekken waarin de persoonlijke ontwikkeling altijd aan bod komt.  

En als we dan toch met z’n alleen het afgelopen carrièrejaar voor de geest halen, laten we dat dan meteen gebruiken om onze profielen binnen Office 365 te updaten. Want een up to date profiel kan zowel jouzelf als je collega’s een hoop tijd en moeite besparen. Al is het alleen maar dat jouw contactgegevens kloppen zodat iemand die jou probeert te bereiken wel in de juiste inbox, voicemail of Skype chat belandt. En alles wat je verder nog over jezelf verteld qua expertise, ervaring en interesses kan anderen helpen om met de juiste vragen (die waar je ook op zit te wachten) bij jou terecht te komen.

 

Jouw foto

Allereerst pakken we de foto aan. Want die is zo vorig jaar. Of misschien nog wel veel ouder. En in een tijdperk waar we dagelijks foto’s van onszelf en elkaar maken is er geen enkel excuus om met een foto van een jaar oud in je profiel te staan. Bovendien zijn we allemaal weer een jaartje ouder en wijzer geworden en dat is helemaal niet erg om te laten zien. Met al die goede voornemens van afgelopen jaar zijn we er waarschijnlijk alleen maar beter uit gaan zien. Ook hebben we uiteraard nieuwere, mooiere kleding aangeschaft en dat mogen de collega’s best zien. En als dat je allemaal niet kan overtuigen om even een nieuw kiekje te schieten, dan is mijn laatste argument dat je niet wilt dat wanneer je de volgende keer iemand voor het eerst ontmoet in een vergadering, je de opmerking krijgt: “oh, op je foto lijk je veel jonger”. Goed verwachtingsmanagement leert ons dat we altijd positief moeten verassen en proberen op te boksen tegen je 20 jaar jongere zelf is daar doorgaans geen goed voorbeeld van.

 

Jouw Contactgegevens

Uiteraard verdient dit onderdeel even een korte check. Promotie gemaakt? Getrouwd? Nieuwe telefoon van de zaak gekregen? Heeft de afdeling waar je voor werkt een nieuwe naam gekregen? Dit zijn allemaal aanleiding waardoor je contactgegevens die nu in je profiel naar voren komen niet meer volledig juist zijn. En aangezien dit deel je interne visitekaartje is, wil je uiteraard wel dat alle informatie die daar te vinden is correct is. Dus werp er een korte blik op en pas aan wat gedateerd is. 

Opmerking: vaak mag je velden als functietitel, naam en afdeling zelf niet aanpassen en worden deze rechtstreeks gevoed vanuit de database die HR over iedere collega’s bijhoudt. In dat geval betekent het dus dat je naar HR moet om de boel aangepast te krijgen. Doe dit vooral, want als het niet in de bron wordt aangepast dan kan de verkeerde informatie nog heel lang rond blijven zwerven.

 

Jouw ervaringen en expertise

Dit is waar jij de meeste waarde kan toevoegen aan jouw profiel en je jouw collega’s kunt helpen om voor de juiste vragen bij de juiste persoon terecht te komen. En dit is ook het gedeelte van je profiel dat sowieso gedateerd is als je vorig jaar voor het laatst hier iets hebt ingevuld. Dus hoog tijd om de boel op te schonen en aan te vullen. 

Te beginnen met de paar zinnen die jouw collega’s meer vertellen over wie jij bent. Uiteraard is het geheel aan jou om je op die manier voor te stellen waar jij je fijn bij vindt, maar ik zou iedereen wel de tip willen geven om te beschrijven hoe jij bent als persoon. En niet wat je doet voor het bedrijf. Dat komt meer aan bod in de volgende secties. Dus vertel wat voor een persoon je bent, hoe je wel en niet graag werkt en hoe jij graag benaderd wordt. Uiteraard moet dit stuk niet uitgroeien tot een volledig psychologisch rapport, maar een tipje van de sluier over jij als persoon in elkaar zit is heel waardevol voor die collega’s die jou nog nooit ontmoet hebben. 

Dan de velden die een update verdienen omdat je twaalf maanden aan nieuwe ervaringen te verwerken hebt in je profiel. Dus voeg toe wat je geleerd hebt in het Skills vak, laat weten waar jouw collega’s jou een vraag over zouden kunnen stellen omdat jij er de expert over bent op dit moment en vul in welke projecten je het afgelopen jaar hebt gedaan. Naast dat je hier al het nieuwe van de afgelopen maanden invult is het ook goed om de zaken die niet meer van toepassing zijn weg te halen. Wees eerlijk tegen jezelf en haal die skill weg die je vorig jaar geleerd hebt, maar als ruim een half jaar niets meer mee gedaan hebt. Je kunt beter een paar zaken in je profiel hebben staan waarvoor collega’s echt bij jou terecht kunnen dan dat je een manusje van alles bent. 

 

Wat verder nog ter tafel komt

Wanneer je bovenstaande allemaal netjes hebt bijgewerkt dan is jouw profiel helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Als je de smaak te pakken hebt kun je ook nog even je interesses en hobby’s aanvullen, je verjaardag publiceren of vermelden waar je je opleiding genoten hebt. Daarna is het tijd om van de kerstborrel en oudjaarsfestiviteiten te gaan genieten. Een hele fijne jaarwisseling! 

AVG – wet- & regelgeving: Wat te doen?

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

25 mei 2018 komt steeds dichterbij. Dat is de datum waarop organisaties door klanten en medewerkers juridisch kunnen worden aangesproken op de naleving van de AVG, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit is een Europese privacy verordening waarvoor organisaties 2 jaar de tijd hebben gekregen om zich voor te bereiden. De AVG is namelijk in mei 2016 in werking getreden.

De AVG is gericht op de privacybescherming van natuurlijke personen (jij en ik) en geldt voor alle organisaties, in het bedrijfsleven en alle overheidsinstanties.

Naast de AVG zijn geldt voor alle organisaties de meldplicht datalekken (sinds januari 2016). Voor zorgorganisaties geldt al jaren de NEN7510 norm. Deze norm wordt gezien als een vrij strenge norm voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Het wordt ook gebruikt door de Inspectie in de GezondheidsZorg (IGZ) om de informatiebeveiliging van zorgorganisaties te toetsen.

Waarom is er op dit moment zoveel te doen rondom de AVG? Met de komst van de AVG krijgt de “gewone” burger voor het eerst een juridisch instrument in handen om de bescherming van zijn of haar persoonlijke gegevens af te dwingen. Daarbij komt dat bij veel organisaties pas nu het besef van de impact van de AVG op de bedrijfsvoering goed doordringt. Zij voelen de druk groter worden om op een professionele wijze om te gaan met gegevens van klanten en medewerkers. Mede ook omdat het spannend wordt of consumenten en medewerkers ook daadwerkelijk organisaties juridisch zullen gaan aanspreken op naleving van de AVG.

Een andere bijzonderheid is dat de AVG naast privacybescherming nog een aantal aanvullende rechten verschaft aan natuurlijke personen, die echt nieuw zijn. Hieronder zijn deze rechten opgesomd, ten aanzien van de eigen persoonsgegevens:

  • Recht op toegang;
  • Recht op controle en verbetering;
  • Recht op een kopie;
  • Recht om vergeten te worden (wissen);
  • Recht op duidelijke instemming voor gebruik;
  • Recht op transparantie over het gebruik;
  • Recht op eenvoudige doorgifte naar andere partijen;
  • Recht op kennisgeving bij ongeoorloofd gebruik of lekken.

Wat te doen?

Door de Autoriteit Persoonsgegevens is een 10 stappenplan beschreven waarmee organisaties zich kunnen voorbereiden op de AVG. Dit stappenplan is opgenomen in dit blog. Daarnaast bestaat voor de NEN7510 norm een checklist, die als controlemiddel kan dienen, om vast te stellen of uw organisatie adequate technische maatregelen heeft genomen om persoonsgegevens van klanten en medewerkers te beveiligen. Deze checklist hebben we vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

 

10 Stappenplan

Stap 1: Bewustwording - Aanpassen huidige processen, diensten en goederen.

Stap 2: Rechten van betrokkenen - recht op inzage, recht op correctie en verwijdering, recht op dataportabiliteit.

Stap 3: Overzicht verwerkingen - Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Documentatieplicht.

Stap 4: Privacy Impact Assessment (PIA) - Verplicht PIA uit te voeren bij waarschijnlijk hoog privacyrisico.

Stap 5: Privacy by design & privacy by default - Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Privacy by default houdt in dat standaard, alléén persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn.

Stap 6: Functionaris voor de gegevensbescherming Mogelijke verplichting om een functionaris voor de gegevensverwerking (Privacy Officer) aan te stellen.

Stap 7: Meldplicht datalekken - Je moet alle datalekken documenteren.

Stap 8: Bewerkersovereenkomsten - Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een bewerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw leveranciers nog steeds toereikend zijn.

Stap 9: Leidende toezichthouder Heeft jouw organisatie vestigingen of vinden gegevensverwerkingen in meerdere EU-lidstaten plaats?  Dan hoef je onder de AVG maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen.

Stap 10: Toestemming Voor sommige vormen van gegevensverwerking heeft je organisatie toestemming nodig van de betrokkenen. Aangetoond dient te kunnen aantonen worden dat toestemming van betrokkene is verkregen. Het moet net zo makkelijk zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Het volledige 10 stappenplan is gepubliceerd op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens en is hier te vinden.

 

NEN7510 Checklist

Om je concrete handvatten te bieden voor het bereiken van een adequate beveiliging van persoonsgegevens hebben we de NEN7510 checklist vertaald naar 14 ICT technische aandachtpunten die relevant zijn in het kader van de AVG.

  • Gebruik van een gescheiden omgeving voor ontwikkeling en testdoeleinden;
  • Gedegen bescherming tegen virussen en malware;
  • Bescherming van mobiele apparaten tegen onbevoegd gebruik;
  • Bescherming van elektronische berichtuitwisseling:
    • Encryptie en aanvullende (toegangs)beveiliging van e-mailberichten;
    • Aanvullende (toegangs)beveiliging van documentuitwisseling;
    • Encryptie van communicatie tussen informatiesystemen.
  • Audit-log van activiteiten van gebruikers, uitzonderingen en beveiligingsgebeurtenissen;
  • Procedure voor het registreren en afmelden van gebruikers (accountbeleid);
  • Wachtwoordbeleid (afdwingen sterke wachtwoorden en periodiek wijzigen van wachtwoorden);
  • Autorisatie tot alleen die informatie(systemen) waarvoor de medewerkers specifiek bevoegd zijn;
  • Gebruik van een unieke identificatiecode voor persoonlijk gebruik;
  • Multi Factor Authenticatie voor informatiesystemen, die cliëntgegevens verwerken;
  • Beveiligingsmaatregelen ter bescherming van draagbare computers en communicatie-apparatuur.

 

Hoe weet ik hoe mijn organisatie ervoor staat?

Om antwoord te gegeven op deze vraag biedt Rapid Circle in samenwerking met Microsoft het AVG Assessment gratis aan. Op basis van een uitgebreide checklist helpen wij je de gereedheid van de medewerkers, processen en technologie met betrekking tot de AVG te evalueren. Vervolgens doen we op basis van de uitkomsten aanbevelingen naar geschikte oplossingen om jouw organisatie klaar te stomen voor de AVG.

Adopteren kun je leren

Zonder adoptie geen succesvol project. Echt niet? Nee, echt niet. Hoe mooi je interfaces ook zijn met andere systemen, hoeveel behoefte de organisatie ook heeft aan de oplossing, hoeveel tijd je ook in het geheel gestoken hebt.. zonder adoptie heb je het allemaal voor niets gedaan. Dus hoogste tijd voor een blog over adoptie, want adopteren kun je leren.

Iedereen die betrokken is in een projectorganisatie moet dit herkennen: Er ontstaat binnen de organisatie een behoefte, de perfecte oplossing wordt ontwikkeld en deze prachtige oplossing sterft na een paar jaar sputteren toch een stille, eenzame dood. Niemand die het mist, handleidingen in de papierversnipperaar of de archiefmap en na een tijdje ontstaat er een nieuw initiatief voor een vergelijkbaar project en deze keer gaat het écht wél slagen. Echt! Maar toch lijkt het al snel weer dezelfde kant op te gaan als bij de vorige initiatieven. ‘Maar we hebben er toch echt behoefte aan, het zou onze organisatie zo goed kunnen helpen.. Waarom gebruikt men het dan niet?’ Het antwoord is: Adoptie.

Toegegeven: Adoptie is lastig. Adoptieplannen opstellen vergt veel tijd. En na livegang vraagt het nog veel meer tijd. Maar het is het waard, eerlijk waar. Want als die behoefte echt aanwezig is en de oplossing echt goed, dan willen mensen het gebruiken. Maar dat kunnen ze niet zonder de juiste steuntjes in de rug. En met een goed plan en gedegen uitvoering lukt dit in iedere organisatie.

Stap 1: Visie bepalen & scenario’s beschrijven / Begin op tijd

Een van de meest gemaakte fouten in het adoptieproces is dat er pas mee gestart wordt nadat het projectplan is opgesteld en vastgesteld. Al voordat het project start moet er minimaal één projectlid opstaan die direct aan de slag gaat met de adoptie. Want als je wilt bepalen waar je organisatie behoefte aan heeft zal je eerst moeten weten wat de huidige knelpunten zijn, welke uitdagingen en afhankelijkheden er zijn om deze op te lossen en welke collega’s je daarbij nodig hebt.

Verzamel een sterk team van organisatie-brede stakeholders om je heen die net als jij begrijpen wat, waarom en wanneer. En hierin geloven!

Stap 2: Prioriteren & plannen

Zodra men het project de visie en scenario’s helder heeft, is het tijd om te bepalen waar de prioriteiten liggen. Welke oplossing hier bij past en voor de organisatie de juiste strategie te bepalen. Ook is dit het moment om je adoptieteam samen te stellen, wie gaan het adoptietraject gezamenlijk tot een succes maken?

Vergeet bovenstaande ook niet regelmatig te toetsen, bijvoorbeeld met behulp van een pilot of een proof of concept. Wanneer je deze op de juiste manier opbouwt kan deze gebruikt worden als basis voor je eindproduct en gaat er dus geen werk en initiatief verloren.

Eerlijkheid en een realistische kijk op de wereld zijn hierbij essentieel. Ken uw klant. Hoe mooi een bepaalde oplossing ook lijkt, hij is pas succesvol als men begrijpt waarom en de moeite wil nemen om het te gebruiken. Maak het haalbaar. Een realistische en goede (communicatie) planning mag in deze fase niet vergeten worden.

Stap 3: De wijde wereld in

Nu het project vorm begint te krijgen wordt het tijd bewustwording te creëren bij je collega’s over wat er aan zit te komen en wanneer. Het managen van verwachtingen is hierbij van groot belang. Beloof niet meer dan wat je waar kunt maken en luister goed naar de vragen die men in deze fase al heeft. Dit gaat je helpen bij het opstellen van adoptiematerialen en de roadmap voor doorontwikkeling na de lancering.
Tijdens deze fase ontdek je ook wie je in fase 4 kunnen helpen bij het uitdragen van de successen. Deze toekomstige ‘fans’ zullen de meeste vragen stellen en als je het slim aanpakt het meest gemotiveerd zijn om actief te starten met de ingebruikname.

Zorg dat het hele adoptieteam tijdens de livegang en de eerste periode daarna beschikbaar is en dat iedereen dezelfde kennis over de oplossing heeft! Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak op een klein deel van de groep neer te komen.

Stap 4: Meten, laten weten & stap voor stap vooruit

Vanaf het moment dat de projectfase ten einde is begint het werk voor het adoptieteam pas echt. Na de livegang komen de meeste vragen, de eerste successen en de eerste nieuwe wensen en vragen uit de organisatie.

Verwacht niet dat de livegang 100% probleemloos verloopt. Hoeveel voorbereiding alle projectteams ook verrichten er zijn altijd onverwachte omstandigheden waar je op in zal moeten spelen. De nodige flexibiliteit is dus gewenst. Laat je hierdoor ook niet uit het veld slaan, stap voor stap komt het echt goed. En geniet van de successen en deel deze met de organisatie, dit is de beste ‘reclame’ voor het project.

En vergeet niet: Niemand snapt de gekozen oplossing zo goed als jij en jouw team. Jij bent hier dagelijks (al weken) mee bezig, voor het grootste gedeelte van je collega’s is de nieuwe oplossing nog bijzaak en moeten ze er enorm aan wennen. Dus al moet je iets 100x herhalen: Doe het. Geef niet op. Het kwartje valt pas als ie valt, geen minuut eerder. En dat is niet te forceren. Tot die tijd: Rustig adem blijven halen. En op tijd hulp in schakelen als het toch niet helemaal lijkt te lukken natuurlijk.

Office 365: Is het een vogel, is het een vliegtuig? Nee, het is een bouwmarkt!

Office 365, wie kent het niet? Nou, wat blijkt is dat best wel veel mensen het niet kennen of niet helemaal begrijpen wat het nou precies is. Als Office 365 consultants zijn wij dag in, dag uit bezig met het Microsoft Cloud Platform en zijn we af en toe blind voor het feit dat heel veel werkenden in Nederland er nauwelijks mee te maken hebben, in geïnteresseerd zijn of Office 365 als bijzaak zien. Hoe leg je nou aan hen uit wat Office 365 is en waarom ze het willen gebruiken?

Enthousiasme alom

Omdat wij ten volste overtuigd zijn van de kracht van Office 365 leggen we natuurlijk graag uit wat Office 365 is, kan en doet. De een legt dat uit door te beginnen over hoe makkelijk het is om altijd al je spullen bij de hand te hebben, de ander doet dat door te beginnen over de producten die in het platform zitten waar zij blij van worden en weer een ander begint over de kostenbesparingen die je kunt realiseren door als organisatie gebruik te maken van de Microsoft Cloud. Hoe dan ook, iemand zal zeer enthousiast van wal steken en het zou zomaar kunnen dat voor je er erg in hebt je een uur verder bent en er een wereld van mogelijkheden, termen en argumenten voorbijgekomen is die wordt afgerond met de vraag: “Dus, snap je nou waarom Office 365 zo geweldig is?”

Vaak volgt dan niet het antwoord: “Ooohh, had dat dan eerder gezegd. Ik snap het helemaal. Wat een mooi spul dan. Doe mij er maar twee.” Dat antwoord willen we natuurlijk wel. Maar hoe krijgen we dat nou voor elkaar?

De uitdaging

Hoe leg je iemand in een paar minuten uit wat Office 365 is en wat het kan brengen? De opdracht klinkt simpel, maar is het zeker niet. Het gaat hier om de kunst van abstraheren en weglaten. De details induiken is een enorm risico! Je raakt dan vaak je publiek kwijt omdat ze of niet volgen waar je het over hebt of de app waar je over aan het uitweiden bent niet mogen of kunnen gebruiken. En terwijl het heel makkelijk is om een publiek kwijt te raken, is het terugwinnen is heel moeilijk.

Gelukkig mogen wij binnen Rapid Circle vaak oefenen omdat we veel bedrijven naar de Cloud begeleiden en daardoor heel veel gebruikers spreken voor wie Office 365 nog helemaal nieuw is. Zo hebben wij nu de eer om meer dan 4000 medewerkers van een groot beursgenoteerd bouwbedrijf in Nederland te mogen voorzien van een Office 365 basistraining. Combineer deze ervaring met de welwillendheid van Nederlanders om feedback te geven en je hebt heel snel door wat wel en niet werkt.

 

Waar begin je?

Als je maar een paar minuten hebt om iets totaal nieuws uit te leggen aan iemand dan is het slim om het aan iets de koppelen dat al bekend is bij die persoon. Een goede metafoor kan je verhaal enorm helpen omdat je dan een hele bak aan begrip en ervaringen kunt hergebruiken. Dus wat is de goede metafoor?

De bouwmarkt. En niet alleen om Office 365 uit te leggen aan medewerkers van een bouwbedrijf, maar de bouwmarkt is sowieso een hele goede metafoor. Het klinkt misschien gek, maar let op, het werkt! In een bouwmarkt vindt je namelijk allerlei verschillende soorten producten, net zoals je Office 365 omgeving vol zit met heel veel verschillende apps.

Sommige van die apps zijn vrijwel kant en klaar en kun je meteen in gebruik nemen. Neem Skype voor Bedrijven. Bij veel trainingen die we geven is dit een onderdeel dat bijna iedereen in de basis meteen begrijpt zodra het eenmaal aan staat. Doorgaans komen we er niet eens aan toe om een paar minuten de ins & outs van Skype voor Bedrijven uit te leggen zonder dat de helft van de cursisten al met elkaar aan het chatten of aan het videobellen is. Vergelijk dit met de BBQ, de tuinmeubelen of de zwembaden die je in een bouwmarkt kunt vinden. Die neem je mee naar huis, zet je aan/neer/op en ze doen precies wat ze moeten doen. Iedereen snapt het en kan er, in principe, mee uit de voeten.

Dan heb je de apps die je heel veel mogelijkheden geven, maar waar je behoorlijk je best voor moet doen voordat die mogelijkheden voor de gebruiker tot resultaten leiden. Bijvoorbeeld Flow. Als je Flow aanzet heb je nog niets. Je moet aan de slag om te bedenken welke stappen je moet nemen en welke bronnen je aan elkaar moet knopen om die terugkerende taken voor je uit te laten voeren. Vergelijk dit met de ijzerwaren afdeling van een bouwmarkt. Daar liggen schroeven, spijkers, scharnieren en alles wat je maar nodig hebt om elke twee soorten materialen aan elkaar te verbinden. Maar je moet flink aan de slag en ook wat handigheid ontwikkelen voordat alles in elkaar geknutseld is. Daarnaast heb je ook nog ander materiaal nodig wat verbonden moet worden, zoals twee planken of tegels. Oftewel, je hebt in het Office 365 verhaal ook nog andere apps of data nodig om mee te knutselen.

Toegankelijkheid laat zich ook makkelijk uitleggen. Bouwmarkten van hetzelfde merk zitten door heel het land en zijn ook per webshop te bereiken. Dus onafhankelijk van plaats en tijd heb jij toegang tot alles de bouwmarkt te bieden heeft.

Ook kun je op verschillende manieren de bouwmarkt bereiken. Zoals hierboven al stond, je kunt naar de bouwmarkt toe en door de winkel lopen, je kunt via een webshop bestellen of wellicht vanuit een app op je telefoon. Het hangt af van de omstandigheden en je locatie wat op dat moment een handige manier is om je bouwmateriaal te kopen of bestellen. Dit geldt ook voor Office 365. De verschillende applicaties zijn in verschillende vormen te gebruiken. Bijvoorbeeld je mail in Outlook. Het programma Outlook staat op je computer, maar je hebt ook een app voor je telefoon of tablet en je kunt je mail bereiken via de browser en portal.office.com. De context en situatie bepalen hoe jij op een bepaald moment naar je mail gaat. Zit je achter je laptop, dan is Outlook op je computer handig. Sta je in een winkel (bijvoorbeeld een bouwmarkt) en wil je even je mail checken, dan is Outlook op je telefoon handig. Werk je op een laptop die niet van jou is? Dan is via de browser je mail checken the way to go!

Waar de metafoor mooi rond komt is waar niet-Microsoftproducten integreren met het platform. Office 365 staat de laatste jaren een grote schare aan andere bedrijven toe om hun software te laten integreren met het platform. Zelfs grote concurrenten als Salesforce of Google worden tegenwoordig verwelkomt. Zo zie je in de bouwmarkt bijvoorbeeld ook steeds meer ‘kruisbestuiving’ door het aanbieden van producten van merken zoals Woood, VT wonen, de Snoerenboer en meer. Daarnaast kun je prima je klus klaren door een boormachine van een concurrerende bouwmarkt te gebruiken.

De laatste horde

Om het verhaal helemaal kloppend te maken, dienen we beroep te doen op een vleugje inbeeldingsvermogen. Een verschil tussen de bouwmarkt en Office 365 is namelijk hoe beide met machtigingen omgaan. In een bouwmarkt mag elke klant kopen wat hij wil, maar binnen Office 365 verschilt het per gebruiker wat die persoon wel of niet mag. En welke apps wel of niet gebruikt kunnen worden. Om de metafoor kloppend te krijgen op dit onderdeel is het dus nodig om ons voor te stellen dat je een abonnement op de bouwmarkt zou hebben.

Stel dat we van de bouwmarkt een klantenkaart krijgen en dat die klantenkaart bepaalt welke afdelingen je wel en niet mag bezoeken. Toegang tot de afdelingen sanitair, ijzerwaren en gereedschappen laat je de mooiste badkamers maken. Mag je ook nog gebruik maken van de afdeling verhuur, dan is alles zo thuis in de aanhanger. Mis je een van die afdelingen dan wordt je badkamer minder mooi of duurt het maken langer. Bij Office 365 kun je dan denken aan een goede combinatie van Power BI, PowerApps en Flow waarmee je een hele hoop Business Intelligence scenario’s kunt ondersteunen. Heb je niet alle onderdelen dan kun je minder inzichten creëren of gaat er meer manueel werk in zitten.

Het idee van een abonnement op de bouwmarkt kun je ook gebruiken om het kostenaspect uit te leggen. Iedereen zal het logisch vinden dat de all access pass het meeste kost en dat als je alleen bij 1 afdeling mag komen je veel minder hoeft te betalen. Het kostenplaatje kan dan afgemaakt worden door duidelijk te maken dat, net zoals voor sommige zaken in de bouwmarkt, er soms voor Office 365 nog gebruikerskosten kunnen bijkomen. Zoals een zaagtafel elektriciteit nodig heeft om te draaien, zo heeft een PowerApp ook wat denkkracht nodig om te draaien. En in beide gevallen geldt, hoe meer je hem gebruikt, hoe meer energie hij gebruikt. En die kosten kun je soms terugzien aan het eind van de maand.

 

Ga het proberen!

Dus als je de volgende keer de uitdaging mag aangaan om iemand voor het eerst kennis te laten maken met Office 365, probeer dan eens om je verhaal op te hangen aan de metafoor van een bouwmarkt. Wij horen graag wat jij en jouw publiek ervan vinden!

MyAnalytics komt naar je toe

In een eerder blog heb ik het MyAnalytics Dashboard al uitvoerig onder de loep genomen en hebben we gezien hoe de overzichten die hier automatisch worden bijgehouden je kunnen helpen om efficiënter aan de slag te gaan. Je gedrag veranderen is echter niet makkelijk en vergt een lange adem om week op week je gedrag te analyseren en aanpassingen door te voeren voor de volgende week. We weten allemaal hoe makkelijk het is om terug te vallen in oude patronen. Daarom is het fijn als je van tijd tot tijd herinnerd wordt aan je eigen gedrag en dat er nog ruimte voor verbetering is. Gelukkig komt die hulp nu in de vorm van een wekelijkse update van MyAnalytics in je inbox.

Ik heb die van mij zojuist (dinsdagochtend 08:00 uur) aangetroffen in mijn inbox en loop er graag met je doorheen. Maar eerst behandel ik even die vraag de een deel van jullie nu heeft. Ja, de herinnering om naar mijn dashboard te gaan kijken komt in de vorm van een email in mijn inbox binnen. Aan de ene kant hopeloos ouderwets in een tijdperk waar we moeten delen in plaats van mailen, maar aan de andere kant is voor mij mijn Outlook Inbox nog steeds het belangrijkste communicatiecentrum tijdens mijn werk dus dan is het helemaal niet zo verkeerd om daar de herinnering te krijgen. En zeker als je bedenkt dat de meest waarschijnlijke reden dat je niet meer wekelijks in je dashboard kijkt ligt in de hoeveelheid email en meetings waarin je verzeild bent geraakt. Dus zolang ons gedrag nog niet voldoende veranderd is, is je Inbox helemaal niet zo’n gekke plek om de herinnering te ontvangen.

Een opmerking vooraf. Ik heb mijn taalinstelling op Engels staan. Om die reden zijn mijn overzichten en tips die ik ontvang in het Engels. Uiteraard zal dit voor jou niet het geval zijn als je een andere taal hebt gekozen.

De Highlights

De email begint met een overzicht van je doelen en hoe je daarop gescoord hebt. Een snelle herinnering dus over hoe je afgelopen week bezig bent geweest en meteen de eerste overwinning voor mij want ik ben onder mijn gestelde doel van 5 uur email gebleven. In de rechterbovenhoek zien we dat het hier nog steeds om de data van afgelopen week gaat, zoals we dat ook gewend zijn van ons dashboard. Er wordt ons trouwens ook meteen de optie gegeven om naar het dashboard zelf te springen en de cijfers in meer detail te gaan bekijken. Een goede aanmoediging wat mij betreft omdat het heel goed past in het verhaal van een lokkertje in je inbox dat je probeert te verleiden om je weer even te focussen op hoe je werkt en of dat wel strookt met de doelen die je jezelf gesteld had.

 

B1.1.png

Onder je doelen zie je nog een paar andere “highlights” uit jouw afgelopen week. Dit zijn opmerkelijkheden die je stof tot nadenken dienen te geven. Zoals het feit dat ik 3.6 uur buiten de door mijzelf aangegeven kantooruren heb gewerkt. Dat kan betekenen dat ik ’s ochtends te vroeg, ’s avonds te laat of in het weekend nog bezig ben geweest. Of het feit dat ik 9% van mijn meeting uren heb zitten emailen. Dit is een hint dat ik waarschijnlijk niet in al die meetings had hoeven zitten als ik zoveel tijd had om te emailen terwijl er zaken besproken werden. Ook krijg ik nog mee met wie ik afgelopen week het meest heb samengewerkt. De naam van de collega die daar naar voren komt verrast mij niet aangezien Jesse de Project Manager is van het project dat afgelopen week gestart is en waar ik ook deel van uit maak.

De Details

Het tweede deel van de email laat wat gedetailleerdere overzichten zien. Zo krijg ik een overzicht te zien van mijn week met de hoeveelheid email en meetings gedurende mijn vijf werkdagen. Dit geeft snel een beeld van hoe mijn week eruit heeft gezien. Zo zie ik dat het zwaartepunt qua email op de dinsdag lag en het zwaartepunt qua meetings op de donderdag. Maar bovenal valt me op dat het erg ongelijk verdeeld is. Iets dat ik als positief zie, want ik heb liever 1 dag vol met meetings zodat ik de andere dagen kan focussen op zaken afmaken, dan dat ik elke dag een onderbreking heb in de vorm van een afspraak. Daarnaast heeft het voor mij ook nog een bijvangst, want op dagen dat ik geen afspraken heb (intern of extern) werk ik lekker thuis.

 

1.2.png

Een valkuil voor het overzicht is wel dat het zich enigszins blind staart op mijn email en meetings. Ik heb bijvoorbeeld op dinsdag een lange dag gedraaid, maar daar voornamelijk gebruik gemaakt van Microsoft Teams voor de communicatie met collega’s. Dus de conclusie dat donderdag mijn drukste dag was, is niet juist als ik naar al mijn werkzaamheden kijk. Het was alleen mijn drukste dag volgens Outlook.

Als ik vervolgens verder kijk zie ik ook een overzicht voor mijn meeting uren van de afgelopen 4 weken. Hier wordt ik als analyticus bijzonder blij van, want het geeft mij een beter perspectief op hoe goed of slecht mijn score van afgelopen week nou echt was. Als je telkens alleen naar de data van de vorige week kijkt, dan kun je verkeerde conclusies trekken of slachtoffer worden van de waan van de week. Af en toe de blik verruimen is dan heel goed om zaken in perspectief te plaasten. Ook is dit een heel goed wapen tegen de smoesjes die ik heel snel zou kunnen maken als ik telkens maar naar 1 week data zou kijken. Want zinnen als “Vorige week was gewoon druk”, “Er was een issue de afgelopen week” of “Het een beetje een aparte week die niet echt representatief is” zijn heel makkelijk op te brengen als je naar 1 week kijkt, maar een stuk lastiger vol te houden als data van 4 opeenvolgende weken die tegenspreekt.

 

1.3.png

 

Tijd voor actie

Geconfronteerd worden met je eigen gedrag is op zich goed, maar alleen echt waardevol als het ook tot actie lijkt om dat gedrag (waar nodig) aan te passen. En daar vinden we de grootste veranderingen binnen de MyAnalytics update en ook het dashboard. Want ik zie niet alleen data, ik word ook gewezen op manieren om mijn gedrag aan te passen.

Zo zien we onder het overzicht van de meeting uren over de laatste vier weken een knop zitten die mij uitnodigt om wat tips te bekijken rondom het organiseren van meetings. Als ik daar op klik kom ik op een lijst uit die mij verteld wat bewezen methodes zijn om zo efficiënt mogelijk om te gaan met meetings. Sommige zaken wist je misschien al, maar het is nooit verkeerd om hier van tijd tot tijd aan herinnerd te worden.

1.4.png

Verder krijg ik ook tips aangereikt op gebieden waar mijn huidige gedrag conflicteert met bewezen effectiviteitsverbeteraars binnen de gedragswetenschap. Dit zijn uiterst waardevolle tips omdat ik hier word geholpen door het resultaat van jaren van onderzoek en dit direct vertaald wordt naar mijn huidige werkpatroon.

Dit vraagt met name van ons dat we ons niet opstellen als typische mensen die denken dat we speciaal zijn en dat daarom algemeen gedragswetenschappelijk onderzoek niet van toepassing is op de “speciale manier” hoe wij zelf werken. Zodra we kunnen accepteren dat Office 365 ons af en toe vertelt hoe we efficiënter zouden kunnen werken, doen we onszelf een groot plezier om ernaar te luisteren. En laten we wel zijn, als we Google Maps op haar blauwe ogen geloven hoe we het beste de file kunnen ontwijken en Bol.com ons laten influisteren welke spullen nog meer leuk zouden zijn om cadeau te geven/krijgen, dan kunnen we Office 365 ook wel een kans geven om ons te helpen efficiënter te gaan werken.

1.5.png

Ik zie zelf de tip dat ik wel erg snel op mijn email reageer en mij dus voor een deel laat leven door mijn inbox. Als ik op knop voor meer inzichten klik kom ik uit bij mijn MyAnalytics dashboard waar ik eenzelfde opmerking zie, maar met een weg naar verbetering.

1.6.png

Ik word aangeraden om niet a la minute op mijn email te reageren, maar proberen om dit maar 1 keer per uur te doen, zodat ik de rest van het uur ongestoord kan werken. En dit dan vervolgens uit te bouwen naar een keer per twee uur. Email is tenslotte een communicatiemiddel dat niet gebruikt dient te worden voor hoog urgente zaken, dus elke email zou toch zeker wel een uur op reactie kunnen wachten.

De conclusie

Hoewel ik normaal gesproken geen fan ben van herinneringen in mijn inbox of andere automatisch gegenereerde emails die wekelijks naar mij worden gestuurd, is het MyAnalytics week overzicht daar toch wel een uitzondering op. En dat komt omdat deze email, ondanks dat ik alle info ook in mijn dashboard kan vinden, toch waarde toevoegt door mij wekelijks te confronteren met mijn gedrag. En dat op een plek doet waar ik zeer waarschijnlijk veel te veel tijd doorbreng als ik juist niet efficiënt bezig ben: mijn Outlook inbox. Het is een soort van handreiking om mij uit de waan van de dag te trekken, te laten zien waar ik nou allemaal mee bezig ben en me advies te geven over hoe ik mijn werkdagen beter kan indelen zodat ik meer gedaan krijg. Wie wil dat nou niet. Als hij ook nog koffie voor me zou zetten zou hij snel mijn favoriete collega worden.

Een toegift

Iets dat ik je zeker niet wil onthouden is een update die heeft plaatsgevonden in het MyAnalytics dashboard zelf. Hier tref je nu een overzicht aan dat laat zien met wie je vooral hebt samengewerkt in de afgelopen week. Zo zie je snel aan wie jij je tijd besteed. Doordat je op iedereen in het overzicht kunt klikken en dan extra details ziet aan de rechterkant zien je ook snel waaraan je met die persoon hebt samengewerkt. Dit geeft een berg aan inzicht in wat en vooral wie jouw werkweek bepaalt.

1.7.png

Hoe kan ik beginnen?

Op dit moment is MyAnalytics standaard onderdeel van de E5 licentie. Dit is het meest uitgebreide pakket dat Microsoft aanbiedt en daarmee is de kans zeker aanwezig dat dit niet de licentie is waar jij over beschikt. Maar ook met andere pakketten kun je MyAnalytics toevoegen door het als losse add-on te kopen.

Wij bieden graag advies over de beste en voordeligste manier voor jouw organisatie om met deze efficiëntieverbeteraar aan de slag te gaan.

Lees meer over MyAnalytics in deze blog.

Beveiligen en beperken van toegang tot Office 365 met aangepaste AD FS claimrules

3.1.png

Samen met onze klanten zijn we hard aan het werk geweest om toegang tot Office 365 workloads te beveiligen, zoals Exchange Online. In dit specifieke artikel willen we graag onze kennis delen over hoe toegang beperkt kan worden tot Exchange Online, specifieke netwerken en specifieke protocollen.

Eén van onze klanten gebruikte MobileIron voor het beveiligen van mobiele devices en wilde graag deze MDM oplossing integreren met Office 365.

Het lastige aan het beveiligen van toegang tot Exchange Online met MobileIron is dat MobileIron Sentry servers specifieke IP adressen vereisen naar Exchange. Zoals je je wel kunt voorstellen, de altijd veranderende Office 365 Cloud (met al zijn IP adressen) maakt het erg moeilijk om aan deze eis te voldoen. We moesten dus een andere technologie gebruiken, los van MobileIron, voor het beperken van de toegang tot Office 365.

We hebben er voor gekozen om aangepaste claimrules in AD FS te implementeren. De omgeving waar we deze oplossing voor hebben gebouwd was een AD FS 2016 farm. In deze nieuwe versie in AD FS zijn er verschillende veranderingen in hoe aangepaste claimrules worden gemaakt. AD FS 2016 gebruikte standaard Acces Control Policies en met deze policies was het niet mogelijk om zulke aangepaste claimrules te maken. Dus, voordat we gaan beginnen, gaan we eerst uitleggen hoe we in de oude situatie claimrules maakten.

  1. Log in op één van de AD FS servers
  2. Start PowerShell en voer deze commando’s uit
    1. $ADFSRpt = Get-AdfsRelyingPartyTrust -Name “Microsoft Office 365 Identity Platform”
    2. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -AccessControlPolicyName $null
    3. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules $null
    4. Set-AdfsRelyingPartyTrust -TargetRelyingParty $ADFSRpt -IssuanceAuthorizationRules ‘@RuleName = “TEMP RULE” exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D) => issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”,Value = “true”);’
  3. Open de AD FS Management Console
  4. Navigeer naar “Relying Party Trusts” en selecteert de Office 365 relying party trust.
  5. Klik op “Edit Access Control Policy” in het rechter menu, om het oude menu te vinden om “Issuance Authorization Rules” te configureren
  6. Verwijder NIET de “TEMP RULE’ en sluit het venster niet.
3.2.png

Vanaf hier komt het coole gedeelte, wat eigenlijk gaat om het beperken van specifiek verkeer en protocollen in toegang tot specifieke netwerken, bijvoorbeeld SMTP of EWS verkeer.

Beperken van ActiveSync Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we ActiveSync verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.ActiveSync”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van IMAP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we IMAP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Imap”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van SMTP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we SMTP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van POP Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat het specifieke IP adres van de MobileIron Sentry server vanuit waar we POP verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.Pop”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.23\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Beperken van EWS Protocol

  1. Voeg een nieuwe regel toe
  2. Vul de volgende custom claim in
  3. Deze claim bevat de publieke IP adres range van het on-premises netwerk vanuit waar we EWS verkeer naar Office 365 wel accepteren. Alle andere IP adressen worden geweigerd. Voor deze claimrule vereisen we ook dat de hybrid Exchange servers EWS verkeer naar Office 365 sturen voor het afleveren van naast elkaar bestaande functionaliteit naar alle gebruikers. Dit voorbeeld staat verkeer toe van de range 82.125.45.1 – 82.125.45.14.

exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-proxy”%5D
&& exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-client-application”, Value == “Microsoft.Exchange.SMTP”])
&& NOT exists([Type == “http://schemas.microsoft.com/2012/01/requestcontext/claims/x-ms-forwarded-client-ip”, Value =~ “\b82\.125\.45\.([1-9]|1[0-4])\b”])
=> issue(Type = “http://schemas.microsoft.com/authorization/claims/deny”, Value = “true”);

Nu zou de huidige rule configuratie er als volgt uit moeten zien:

3.3.png

De laatste regel die toegevoegd moet worden is een standaard regel “Sta toegang toe voor alle gebruikers”. Wees er zeker van dat deze regel zich onderaan de lijst bevindt van de lijst met de “Toestaan” actie.

Nu zijn alle gewenste Exchange protocollen tot overal beperkt, behalve de MobileIron Sentry server of de on-premises netwerk range voor wat EWS verkeer om free/busy en ander hybride verkeer naar Exchange on-premises te ondersteunen. Echter, de nieuwe Outlook voor iOS en Android app gebruikt deze traditionele Exchange protocollen niet. Deze nieuwe handige app gebruikt de Graph API voor het ophalen van e-mail en andere resources.

Om toegang te beperken voor onbekende clients naar Exchange Online, met het gebruik van de Outlook voor iOS of Android app, kiezen we er voor om gebruik te maken van Conditional Access voor Azure Active Directory. En het beperken van toegang naar andere netwerken, dan het publieke IP adres van de Sentry server. Om gebruik te maken van deze feature is een Azure Active Directory Premium P1 licentie wel vereist!

Een laatste leuk feitje om deze blogpost mee te eindigen is het feit dat de documentatie geboden door Microsoft op TechNet niet klopt. De technet documentatie voor het beperken van toegang tot Office 365 services, gebaseerd op de locatie van de client noemt een verkeerde HTTP Header voor Imap verkeer. Na veel zoeken en fouten opsporen met Microsoft viel ons oog op een klein detail in de ADFS trace logs die ervoor zorgen dat de oorspronkelijke claimrule voor Imap faalt. We kwamen er achter dat HTTP Headers voor Imap verkeer de waarde Microsoft.Exchange.Imap gebruikt en niet Microsoft.Exchange.PopImap, zoals beschreven in het artikel. Hieronder kan de event worden gevonden, geregistreerd in de AD FS Trace Logs van een Imap client:

Volgende verzoek voor context headers presenteren:

X-MS-Client-Application: Microsoft.Exchange.Imap
X-MS-Client-User-Agent: –
client-request-id: 6338b8c2-c283-4c93-2c00-0080000000c6
X-MS-Endpoint-Absolute-Path: /adfs/services/trust/2005/usernamemixed
X-MS-Forwarded-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx, xxx.xxx.xxx.xxx
X-MS-Proxy: WAP
X-MS-ADFS-Proxy-Client-IP: xxx.xxx.xxx.xxx

Groot applaus voor mijn goede vriend en teamlid Kevin Raap voor het samenwerken aan de claimrules en het vinden van de fout in de Microsoft Technet documentatie.

Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op blog www.thomasverwer.com. Klik hier om op de hoogte te blijven van zijn recente blogposts.