Door: Wilco Turnhout

Tijdens de roundtable van Rapid Circle over Interne Social Media worden ervaringen uitgewisseld over het sociale intranet, het gebruik van interne sociale media en slimmer samenwerken. Deze keer met presentaties van Rabobank en Achmea en deelnemers van onder andere ING, Océ, DSM, Heijmans, Mazars, Gemeente Amsterdam, Microsoft en USG People. Tijdens de sessies worden echte ervaringen en leermomenten gedeeld door managers uit grotere organisaties. Rabobank en Achmea zijn organisaties die Het Nieuwe Werken en Interne Social Media serieus hebben gerealiseerd. De strategieën van beide partijen zijn dan ook vooruitstrevend en pilots kennen goede resultaten. Je kunt zeggen dat zij met enkele andere financiële dienstverleners voorop lopen binnen de branche. Toch zijn zij in de praktijk nog niet zover als partijen binnen sommige andere branches, ondanks dat zij de fysieke kant van Het Nieuwe Werken goed hebben doorgevoerd.

AFM approved
Binnen de financiële wereld is het van groot belang dat informatie klopt. De AFM eist ook dat heel duidelijk is welke informatie goedgekeurd is en welke informatie gebruikt mag worden naar klanten. Dit helpt de uitrol van een manier van communicatie waarbij kennis snel en informeel wordt uitgewisseld niet. Die kennis wordt immers niet gecheckt. Maar ze lijken voor diegene die social media nog niet machtig zijn, wel op publikaties. Rabobank heeft dit mooi opgelost door formele (goedgekeurde) kennis en content op pagina?s te plaatsen waarbij de kleuren blauw oranje wordt gebruikt in het design. Informele content (conversaties, reacties, blogs en andere niet gecontroleerde content) wordt op pagina?s met grijstinten weergegeven.

Governance
Daarnaast zijn er binnen financiële organisaties veel wensen en belangen bij veel verschillende onderdelen van de organisatie. Deze governance structuur zorgt ook voor een rem in de realisatie van dergelijke veranderingen.

Laurens Aandewiel, consultant Virtueel Samenwerken bij Rabobank, presenteerde de strategie en huidige situatie binnen de Rabobank, die een verandering ondergaan naar slimmer samenwerken en virtueel samenwerken. Het eerste wat opvalt is dat er veel verschillende platformen naast elkaar worden gebruikt. Bijvoorbeeld de Microblogdienst Yammer (gratis versie) voor het elkaar op de hoogte houden van ervaringen, nieuwe kennis, ideeën en verwonderingen, en een wiki waarop communitymanager zorgt voor een relatief hoog gebruik van de Wiki. Op LinkedIn bestaan groepen speciaal voor de interne Rabobank medewerker. De algemene groep bestaat uit 5000 leden. Deze platformen staan los van het Intranet van Rabobank, dat gebouwd is op basis van SharePoint.

Naar alle content en communicatie op 1 platform
Laurens geeft aan dat de bovengenoemde platformen ontstaan doordat het eigen Intranet die mogelijkheden niet biedt. Op de lange termijn wil Rabobank dat alle communicatie en kennis op 1 platform uitgewisseld kan worden, op basis van SharePoint. Dit platform moet verbinden en bovendien de plek zijn waar alle content verbonden kan worden en gemakkelijk tot kennis geüpgrade kan worden, via 1 klik, en gemakkelijk gevonden kan worden. Ook moet content gepersonaliseerd gepresenteerd worden op basis van rollen en activiteiten. Yammer zal binnenkort gemigreerd (vervangen red.) worden door Officetalk van Microsoft. Zijn hoop is dat Officetalk snel binnen SharePoint geïntegreerd wordt aangeboden.

Rabobank loopt al jaren voorop in innovatie, bijvoorbeeld als het gaat om Het Nieuwe Werken (samen met SNS Reaal red.) en als het gaat om webdiensten aan consumenten. Ook op gebied van social media naar de consument staat Rabobank op nummer twee in de Social Media Monitor.

To Wiki or to Twitter
Een deelnemer aan de roundtable van Heijmans vertelde dat bij hen de uitwisseling via de Wiki volledig wordt overgenomen door microblogging. Ook Philips ziet deze ontwikkeling. De groep geeft aan dat het gevaar is dat er kennis verloren gaat omdat een Wiki veel meer gestructureerd is. Anderen geven aan dat wanneer je goed kunt zoeken door de microblogging posts en conversaties, dat dit ondervangen kan worden. Er is geen consensus over het effectief zoeken door content. Tegenstanders aan tafel geven aan dat tags te weinig gebruikt zullen worden en dat full text search niet efficiënt genoeg is. Er is wel consensus over het gevaar van het gebruik van Yammer: Dat je je kennis kwijtraakt, wanneer je niet tot betaling overgaat. En een eventuele migratie is een grote uitdaging.

Emailterreur
Tijdens de borrel hoorde ik nog een mooie uitspraak: "Stop de emailterreur, cc-bombardementen en cover-your-ass emails. Ga delen in plaats van spammen."

Coos de Groot, Manager Corporate Communicatie bij Achmea, startte met het demonstreren van het sociale intranet van Achmea. Het platform biedt: Samenwerken, productief werken, jouw nieuws verzameld, verbinden, one stop shop interne diensten, kennis bij de hand en eigen publikatiemogelijkheden. Het onderdeel "Eigen werkplek" staat daarbij centraal. Hier wordt content persoonlijk weergegeven en hebben medewerkers hun virtuele werkomgeving. Binnen het intranet zijn onder andere blogs, wiki?s, fora, project-en communityruimten, document-en werkruimten en vergaderruimten beschikbaar en kan men reageren en converseren op basis van vele soorten berichten. Op home wordt "zoeken van collega's" het meeste gebruikt.

App-store op intranet
Mijn werkplek extra biedt een mogelijkheid om zelf te bepalen welke functionaliteiten er beschikbaar zijn. Dit lijkt dus op een app-store, a-la iPhone. Ikzelf denk dat app-stores voor corporate omgevingen een goede oplossing kunnen zijn, want het beidt een persoonlijke ervaring, het voorkomt eindeloos polderen over welke functionaliteit moet waar binnen het intranet gerealiseerd worden en de gebruiker bepaalt voor zijn omgeving zelf wat hij gebruikt en hoe hij dat inricht. Voorts biedt het een flexibel afrekenmodel, waarbij organisaties kunnen besparen op licenties.

1 Loket
De doelen van het sociale intranet zijn uiteindelijk: productiviteit, efficiency, verbinding en identiteit. Met 1 loket, 1 omgeving, 1 ervaring, 1 beleid. Achmea kiest ervoor dat het ene kanaal in verbinding moet staan met het andere kanaal, zodat kennis geborgd wordt en de drempel voor gebruik verlaagd wordt, doordat alles op 1 plek beschikbaar is.

Governance bij Achmea
1 Beleid is voor grote organisaties een uitdaging. Achmea heeft een governancestructuur waarbij expertgroups en governanceteams uit de verschillende Achmea-onderdelen, met meer dan 100 man samen bepalen hoe het intranet ingericht wordt. Aparte Achmea-onderdelen kunnen wel op bepaalde eigen plekken zelf bepalen wat er komt en betaalt daar dan individueel voor.

Coos hield een mooi betoog over de synergie tussen nut, noodzaak, gemak en pret. Aan hoe meer aspecten nieuwe functies voldoen, hoe hoger de kans dat het gerealiseerd gaat worden.

To software or not to software
Er werd gediscussieerd onder de deelnemers over de keuze welke technische platformen je zou moeten kiezen: SharePoint, een verzameling best of breed oplossingen of alles als een service, dus het gebruiken van bestaande applicaties op het internet zoals LinkedIn en Yammer. Want, zo betoogt een van de deelnemers, businessapplicaties kunnen de ontwikkelingen bij webapplicaties moeilijk bijhouden. Daarentegen biedt SharePoint de mogelijkheid om je werkplek centraal te stellen, vanuit 1 plek, waarbij je kennis die je op verschillende manieren deelt, documenten waar je samen aan werkt en organisatieprocessen op elkaar kunt afstemmen en elkaar laat versterken. Dit zal een trade-off blijven. SharePoint 2010 is in ieder geval alweer een stuk verder dan de oude versie, wat de referentie van de meeste deelnemers is. Bovendien is het mogelijk om een upgrade te doen met een social-suite (van bijvoorbeeld Zevenseas).

Volgende roundtable
De volgende roundtable zal gericht zijn op Onderwijs. Dan worden ervaringen uitgewisseld over kennis en ervaringen delen tussen docenten, leraren, professoren, onderzoekers, maar ook tussen en met leerlingen en studenten.