Top 10 Retailer, Marketing Operations Management

Behalen van een grote besparing op reclameproductiekosten en verhogen van slagvaardigheid

De organisatie is een van de grootste retailers binnen Nederland. Op verzoek van de klant wordt de identiteit verborgen gehouden en worden behaalde resultaten niet volledig gekwantificeerd. De retailer heeft meerdere formules en produceert wekelijks Huis aan Huis en POS materialen met aanbiedingen. De winkelketen heeft Rapid Circle gevraagd om voor twee ketens het reclameproces efficiënter te maken, zodat er bespaard wordt en zodat er flexibeler, slagvaardiger en meer op maat gewerkt kan worden. De twee formules verspreiden elke week door heel Nederland Huis-aan-Huis materialen, met aanbiedingen van die week en vertaalt dat door naar het winkelmateriaal. Daarnaast is de email nieuwsbrief en de website belangrijke communicatiekanalen. De totstandkoming van deze uitingen per aktieweek was erg lang en de flexibiliteit om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen in de content van de print uitingen was gering. Dit betekende dat er niet snel genoeg op de markt ingespeeld kon worden, zoals met bijvoorbeeld prijzen. Dit werd in samenwerking met een traditioneel reclamebureau uitgevoerd. De keten was op zoek naar een efficiënter reclameproces om kosten te besparen en om daadkrachtiger te kunnen worden. Het proces werd van inkoop, via creatie, productie en distributie tot analyse van de resultaten geanalyseerd. Daarbij werd kritisch gekeken naar de rol van het reclamebureau, de rol die technologie zou kunnen spelen en naar de huidige knelpunten zoals wijzigingen die net voor druk plaats vinden, het aantal correctierondes, de efficiëntie van verzameling van de content, de tijd die het kost voor winkelpersoneel om POS te plaatsen in de winkel en de hoeveelheid POS dat weggegooid wordt. Het nieuwe reclameproces heeft nu een kortere doorlooptijd (33% korter), heeft de mogelijkheid tot aanpassen van prijzen en indeling op het laatste moment, het aantal correctierondes is gedaald, en tegelijkertijd is er een zeer significante kostenbesparing behaald (helaas mogen we dit cijfer niet prijsgeven). En die is al behaald in het eerste jaar. Een groot deel daarvan wordt nu gebruikt om andere middelen en kanalen in te zetten. De vernieuwingen zijn talrijk, zoals:

• Alle content en foto's worden vanuit 1 database naar alle uitingen gepubliceerd
• Redactie, copy writing en indeling van de uitingen vanuit 1 systeem
• Het reclamebureau kan de automatische opmaak op basis van die indeling uit het systeem halen.
• De formules kunnen op het laatste moment nog opnieuw indelen en de prijzen en content aanpassen. Het systeem publiceert die aanpassingen direct door naar de krant, magazine en POS uitingen
• Het reclamebureau kan gewoon de handmatige opmaak doen, zoals altijd, maar dan efficiënter
• Correctierondes gaan volledig online. Veranderverzoeken worden op de pagina's gesleept en kunnen gevolgd worden totdat ze naar tevredenheid zijn doorgevoerd. Een uiting kan dus niet naar productie zonder dat alle verzoeken zijn afgerond of afgekeurd
• POS uitingen kunnen worden zo worden gepland, dat alle filialen op maat een pakket uitingen krijgen, op schaproute gesorteerd. Dit scheelt veel tijd in de winkels

Enkele van de benefits zijn:

• Kostenbesparing op bureau-uitgaven
• Hergebruik van content en foto's
• Kortere tijd tot deurmatdatum
• Meer slagvaardigheid in aanpassingen op het laatste moment
• Papierbesparing in POS
• Tijdsbesparing in de filialen
• Minder fouten
• Minder correctierondes
• Transparanter. Alle akties, taken, todo's en planningen zijn zichtbaar. Naar elkaar wijzen is bijna niet meer mogelijk
• Database is voorbereid om verregaande resultaatanalyses te maken

Rapid Circle verzorgde de consulting, process management, change management, project management, technische architectuur en implementatie op basis van bestaande software.